利用Excel生成工資轉賬憑證

[摘 要] 實行電算化后，一般要求收支核算細化到部門(科室)，在工資款項和部門較多的單位，一個月的工資數據有成百上千的數據，不可能采用手工錄制記賬憑證。如果工資核算軟件沒有附帶轉賬憑證功能，或會計科目變化后需要生成以前月份的會計憑證，就需要利用已有的工資數據編制自動轉賬憑證，這是會計人員面臨的一個現實問題。不論采用何種軟件核算工資，均可以利用Excel生成自己需要的工資轉賬憑證。本文討論了如何利用vlookup()和sumif()函數相結合生成工資憑證，同時討論了工資數據的再利用問題。

[關鍵詞] 工資核算;轉賬憑證;Excel函數

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 05 . 005

[中圖分類號]F232 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)05 - 0010 - 03

不進行部門核算的單位，可采用手工錄入方式填制會計憑證。實行電算化后，一般要求收支核算細化到部門(科室)，在工資款項和部門較多的單位，一個月的工資數據有成百上千的數據，不可能采用手工錄制記賬憑證。某些工資核算軟件可自動生成工資轉賬憑證，如北京中財信科技有限公司的事行財務軟件(以下簡稱事行財務軟件)。如果工資核算軟件沒有附帶轉賬憑證功能，或會計科目變化后重新生成以前月份的會計憑證，就是會計人員的一個現實問題。本文以事行財務軟件和Excel 2003為基礎，討論了工資記賬憑證的錄制生成問題。

1 工資核算系統

1.1 工資核算數據

每月工資核算完成后，利用系統的數據轉換功能將工資核算數據轉換為gz_data.xls，保存到指定目錄。gz_data.xls表包含員工號、姓名、部門代碼及崗位工資、薪級工資、獎金等工資款項。

1.2憑證接口標準

在賬務系統中，通過系統間轉賬，自定義外部轉賬數據源，e:\\賬務系統\\工資轉賬\\gzzz.dbf。在部門核算要求下，賬務系統接受的記賬憑證除具有摘要、科目代碼、借貸金額外，還需要有部門代碼的內容。

Zychar(30) *摘要

kmdm char(16)*科目代碼

jnumeric (12，2) *借方金額

d numeric (12，2)*貸方金額

bmdm char(8)*部門代碼

1.3部門代碼

工資核算系統的部門代碼可與賬務系統中的部門代碼一致，也可另行編碼。

2 工資記賬分錄的生成方法

2.1 建立工作簿

建立D:\\工資核算\\工資憑證.xls工作簿，將sheet 1、sheet 2 、sheet 3、sheet 4、sheet 5分別重命名為數據表、匯總表、字典表、分錄表、分析表。

2.2數據表

每月將gz_data.xls表的數據復制到本數據表，分錄表中借方科目金額來源于此表，款項設置如gz_data.xls表。

2.3匯總表

2.4字典表

字典表用于保存部門代碼、科目代碼、職務代碼、職稱代碼及相應的名稱等數據。科目范圍只需要“應付工資”和支出類科目。

部門代碼1為賬務系統中部門代碼，部門代碼2為工資核算系統中部門代碼(見表2)。

2.5 分錄表

2.7 生成憑證

工資轉賬憑證的Excel模型制作完成后，每個月只須將工資核算數據復制到數據表，部門匯總表、分錄表、分析表中的數據一次自動生成。將分錄表中的數據另存為e:\\賬務系統\\工資轉賬\\gzzz.dbf，供賬務系統提取使用。匯總表、分析表中的數據可打印，也可復制到一個工作簿集中保存，加上相應月份標記即可。

3運 用

在工資款項和字典表中的編碼沒有改變時，每個月只須按2.7節所選方法就可生成工資憑證。如果工資款項和字典表中的編碼有改變，則匯總表、憑證表、分析表相應單元格中的函數參數做相應變化即可。

對非常熟悉Excel的廣大財務人員，用Excel生成工資轉賬憑證，便于理解和掌握，使用非常方便。如果能熟練掌握，將模型作適當修改，可用于材料消耗、設備折舊、業務收入等會計業務的轉賬分錄設計。