基于事項憑證的賬務處理流程探討

[摘 要] 本文提出運用事項法采集經濟業務數據，把事項憑證作為業務活動數據采集和業務活動規則定義的載體，通過事項憑證生成記賬憑證，重構賬務處理流程，改進會計數據處理過程。

[關鍵詞] 事項法;事項憑證;賬務流程

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 05 . 010

[中圖分類號]F230 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)05 - 0022- 02

一、事項憑證的內涵

根據文獻檢索，2005年我國學者張永雄先后在財會通訊、會計研究等刊物中發表論文，提出了“事項憑證”的概念，并以采購存貨業務為例對事項憑證的格式、業務處理規則進行了說明。他認為，就像傳統的AIS使用記賬憑證收集會計信息一樣，事項法AIS也使用憑證(事項憑證)的方式收集原始事項信息。所有的部門在收集事項信息時都使用事項憑證，事項憑證的格式有系統規定，業務事項處理規則體現在憑證設計上[1-2]。

筆者認為，事項憑證是事項法AIS應用的重要設計思路，認識事項憑證需要把握以下方面:

1. 事項憑證是經濟業務各項原始事項信息記錄的載體，是對經濟業務的全面反映和真實記錄。當企業經濟業務發生后，產生的原始信息可通過事項憑證予以記錄，這些信息既包括價值信息和非價值信息，又包括財務信息和業務部門信息，能夠全面和真實反映經濟業務。這就要求設計事項憑證時，一方面合理界定業務事件，準確描述業務事項;另一方面，事項憑證中應當包含鑒別信息真偽的信息，這就像傳統的記賬憑證需要制證人、審核人、記賬人等簽字防偽一樣。記賬憑證是在財務部門內部傳遞，事項憑證是在多個部門之間傳遞，考慮到信息處理效率，事項憑證只有在網絡中應用才能發揮作用。

2. 事項憑證反映多部門的業務信息，同時也規定部門間業務處理規則。既然事項憑證要全面反映業務信息，必然包括多個相關部門的信息，多個部門在協同完成某項經濟業務時，工作存在先后順序和相互制約的關系，也就是業務流程。事項憑證必須反映有關業務的業務流程，這個流程應該是網絡環境下的流程，是利用網絡信息技術對傳統業務流程的再造。

3.事項憑證也是企業管理其他子系統的數據入口。事項憑證不是局限在會計信息系統中的會計憑證，而是反映整個經濟業務活動的企業經濟業務憑證，它不僅反映會計價值信息成為傳統會計信息處理的數據入口，也是企業其他管理子系統的數據入口和業務發生的憑證。

4. 經濟業務的多樣性要求事項憑證具有多種類型，保證每一項經濟業務都能對應一類事項憑證進行數據的采集。企業經濟業務活動多種多樣，如生產、銷售、采購、倉儲、投資、人力資源開發培訓等，各種業務記錄的事項內容是不同的，信息量也不同。用一個類型的事項憑證來記錄所有業務活動是不可能的。這就要求對企業經營活動進行合理分類，根據不同經營活動的特點和業務流程設置不同類型的事項憑證，保證每一項經濟業務都能對應一類事項憑證進行數據的采集。

5. 各種經濟業務對應的事項憑證類別是系統預先設定標準或系統使用前根據企業業務的具體特點來設置。事項法AIS在采集數據時必須生成相關業務類型的事項憑證，這個憑證格式如何生成呢?可以由系統預先設定，系統提供標準的事項憑證分類庫，與傳統會計信息系統中根據企業性質生成科目庫類似。當然同類企業還有自身的特點，系統還要提供事項憑證類庫的編輯機制，由專業管理人員提供為企業量身定做的事項類庫。

二、傳統基于原始憑證的賬務處理流程及缺陷

傳統賬務處理數據流程如圖1所示。

基于原始憑證的賬務處理流程的缺陷:

1. 基于原始憑證的賬務流程中，原始憑證是記賬憑證的基礎，然而不同的經濟業務的原始憑證差異較大，原始憑證的多樣性與記賬憑證的單一性形成鮮明的對比，從原始憑證直接生成記賬憑證不利于數據的采集，多種原始憑證對會計人員熟悉各種經濟業務提出較高要求。

2.基于原始憑證的賬務流程中，記賬憑證是信息處理的核心，記賬憑證加工生成賬簿和報表，以記賬憑證的保存為線索追溯歷史的原始憑證，同過記賬憑證對信息分類。從數據處理技術來看，記賬憑證是由原始憑證的數據經過處理生成的，是派生的數據，以派生數據為核心，不符合數據處理的理念。

3. 基于原始憑證的賬務流程，憑證審核業務應該是對原始憑證和記賬憑證的審核，來保證業務真實和分類記錄的正確。然而這種流程中會計人員脫離經濟業務發生的過程，對原始憑證的審核意義大打折扣，減少了對經濟業務真實性的審核，更多考慮對經濟業務的歸類和記錄的正確性。

4. 在基于原始憑證的賬務流程中，從原始憑證到記賬憑證，是通過會計人員的職業判斷進行確認和計量來完成記賬憑證的，會計人員的職業經驗不同導致經濟業務處理上的差異，從而降低了會計處理的規范性。

5. 基于原始憑證的賬務流程，不利于對經濟業務活動的整體記錄，不利于從原始憑證到記賬憑證的自動化處理設計，也不利于提高整個賬務流程的自動化設計水平。

6. 基于原始憑證的賬務流程，不利于實現實時會計信息的處理。企業經濟活動可能涉及多部門，部門之間通過原始憑證的傳遞把業務信息聯系起來。原始憑證在業務部門的傳遞受到時間和空間的限制，且包含串行業務，使會計信息處理的實時性降低。

三、基于事項憑證的賬務處理流程

基于事項憑證的賬務流程如圖2所示，其特點如下:

1. 該流程以事項憑證為核心，事項憑證是對經濟業務活動的原始信息的整體記錄，通過對事項憑證的存儲管理保證對業務活動的完整記錄進而生成其他派生數據，更加符合現代數據處理的理念。

2. 基于事項憑證的賬務流程中，事項憑證類別的設置是一項重要的工作。事項憑證的重要作用是更具經濟業務的特點分類記錄，經濟業務的多樣性決定了事項憑證類別多樣性。各類別的事項憑證中定義了經濟活動要采集的事項和經濟活動的業務規則，這樣就保證了經濟業務從發生到完成始終在事項憑證中記錄，沒有事項憑證就沒有處理業務的平臺，事項憑證成為傳統賬務處理的基礎和其他決策模型的基礎。

3. 基于事項憑證的賬務流程，通過事項憑證對經濟業務活動的原始數據進行完整的記錄和反映。經濟業務的發起部門選擇事項憑證類別填寫業務數據，涉及的其他部門按照業務規則在同一張事項憑證中填寫各自業務數據，從而使某經濟業務活動能夠通過事項憑證得到全面的記錄和反映。

4. 基于事項憑證的賬務流程，有利于實現從事項憑證到記賬憑證的自動生成設計。在事項憑證類別設計中，可以建立事項憑證類別與記賬憑證模板的對應關系，事項憑證產生后通過記賬憑證模板自動生成記賬憑證。

5. 基于事項憑證的賬務流程，有利于簡化現行系統中科目設置的復雜程度，改變在總賬中增加輔助核算的機制。通過事項憑證與記賬憑證的對應關系，記賬憑證中只反映總賬科目，明細科目和具體業務事項及分類都可以通過事項憑證實現，簡化傳統賬務處理過程。

6. 基于事項憑證的賬務流程，可以使傳統的從記賬憑證到報表的處理過程進一步簡化。以事項憑證的存儲為核心后，原先制單人、審核人、記賬人等的處理都失去原有的意義和作用，可以不再需要，從而減少人為環節，為實現后續處理過程的自動化提供支持。

主要參考文獻

[1]張永雄. 基于事項法的會計信息系統構建研究[J].會計研究，2005(10):29-34.

[2]張永雄. 事項會計理論:改造會計信息系統的構想[J].財會通訊:學術版，2005(3):22-25.