影響企業(yè)項目管理系統(tǒng)應(yīng)用效果的關(guān)鍵因素研究

[摘 要] 本文從如何發(fā)揮企業(yè)項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用價值入手，分析了影響企業(yè)項目管理系統(tǒng)應(yīng)用效果的4種關(guān)鍵因素，并提出了解決方法和思路，從而實現(xiàn)通過企業(yè)項目管理系統(tǒng)提高項目盈利能力，提升企業(yè)項目管理能力的目的。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)項目管理系統(tǒng);業(yè)務(wù)定位;影響因素;應(yīng)用效果

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 05 . 038

[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)05 - 0089 - 04

隨著企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)的快速擴張，越來越多的企業(yè)選擇構(gòu)建一套基于網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)項目管理系統(tǒng)，借此加強項目監(jiān)管、提高項目成功概率。經(jīng)過一段時間的應(yīng)用，有些企業(yè)實現(xiàn)了企業(yè)項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用價值，提升了企業(yè)通過項目盈利的能力，不但迅速收回了實施項目管理系統(tǒng)所耗費用，而且還帶動了整個企業(yè)項目管理成熟度的提高。與此相反，還有一部分企業(yè)投入了大量的財力和人力，費時費力，卻沒有實現(xiàn)任何收益，最終不得不忍痛關(guān)閉企業(yè)項目管理系統(tǒng)，接受投資失敗的苦果。為什么兩者會有如此大的差異?到底有哪些因素在影響企業(yè)項目管理系統(tǒng)應(yīng)用效果的發(fā)揮?

一、影響應(yīng)用效果的關(guān)鍵因素分析

影響企業(yè)項目管理系統(tǒng)應(yīng)用效果的因素很多，有技術(shù)方面的因素，也有管理方面的因素。企業(yè)項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用是一項系統(tǒng)工程，各種各樣的因素相互影響、相互作用，共同決定了企業(yè)項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果。相比較而言，筆者認為以下4種因素是企業(yè)項目管理系統(tǒng)發(fā)揮應(yīng)用價值的關(guān)鍵因素:

1. 明確的業(yè)務(wù)定位

眾所周知，項目管理就是把各種知識、技能、手段和技術(shù)應(yīng)用于項目活動之中，以達到項目的要求[1]。項目管理是一種將日常運作視為項目進行管理的組織手段，它包括項目的成本管理、質(zhì)量管理、時間管理、范圍管理、風險管理、采購管理等方面。換一個角度看，項目是企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略計劃的一種手段，企業(yè)要盈利和經(jīng)營同樣需要進行成本管理、質(zhì)量管理、風險管理等。這就帶來一個問題:企業(yè)項目管理系統(tǒng)與其他企業(yè)管理系統(tǒng)之間可能存在業(yè)務(wù)的重疊與交互。同樣的數(shù)據(jù)，用戶可能需要在不同的系統(tǒng)間重復錄入。同時，也可能造成同一業(yè)務(wù)既可以在項目管理系統(tǒng)管理，又可以在其他企業(yè)管理系統(tǒng)中管理。因此，在應(yīng)用企業(yè)項目管理系統(tǒng)之前，首先必須進行詳細的需求分析和業(yè)務(wù)規(guī)劃，明確各個軟件平臺的業(yè)務(wù)定位，使其互不冗余，同時又能信息共享，避免業(yè)務(wù)的混亂和冗余。基于上述目的，結(jié)合企業(yè)常用的各種信息系統(tǒng)，筆者建議采用如下架構(gòu)和業(yè)務(wù)定位:

發(fā)揮企業(yè)項目管理系統(tǒng)在項目計劃、監(jiān)控方面的核心功能，打通與周邊企業(yè)管理系統(tǒng)之間的業(yè)務(wù)流程，進行信息的相互傳遞和共享，構(gòu)建項目管理綜合信息平臺。企業(yè)項目管理系統(tǒng)與其他企業(yè)管理系統(tǒng)的關(guān)系如圖1所示。

(1) 企業(yè)財務(wù)系統(tǒng):項目成本信息納入專業(yè)的企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)中管理，項目管理平臺的進度信息反饋到企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)以便財務(wù)人員收付款。

(2) 供應(yīng)鏈管理系統(tǒng):項目經(jīng)理以項目管理系統(tǒng)中的項目計劃制訂要貨計劃，供應(yīng)鏈經(jīng)理根據(jù)要貨計劃在供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)安排采購和加工，然后將項目所需的物料運送到項目現(xiàn)場。物料的發(fā)貨時間、物料狀態(tài)、到貨時間等信息從供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)傳遞到項目管理平臺供項目組查閱，消除前方項目組與后方供應(yīng)鏈之間的信息鴻溝。

(3) 缺陷問題管理系統(tǒng):將項目進行過程中發(fā)現(xiàn)的缺陷及問題錄入到缺陷問題管理系統(tǒng)中進行解決和跟蹤，重大缺陷及問題的進度、狀態(tài)信息同步到項目管理系統(tǒng)，供項目組查閱。

(4) 合同管理系統(tǒng):項目管理系統(tǒng)上的項目進度信息收斂后反饋到合同管理系統(tǒng)中，形成項目合同中規(guī)定的項目開工、項目完工、項目里程碑等實際數(shù)據(jù)。

(5) 企業(yè)郵件系統(tǒng):當項目管理系統(tǒng)中某些重要項目信息發(fā)生變動，項目管理系統(tǒng)自動將郵件發(fā)送到企業(yè)郵件系統(tǒng)，以便用戶知悉。

(6) 文檔管理系統(tǒng):文檔管理系統(tǒng)專門用來存放項目進行過程中的海量項目文檔，項目管理系統(tǒng)作為綜合數(shù)據(jù)平臺不可能存放這些大容量的項目文檔。但有時可能需要在項目管理系統(tǒng)中查閱項目客戶合同、項目工程文檔等某些重要文檔。因此，項目管理系統(tǒng)中以超鏈接的方式記錄這些文檔在文檔管理系統(tǒng)中的地址，直接點擊即可鏈接到文檔管理系統(tǒng)中進行查閱。

(7) 風險管理系統(tǒng):風險管理系統(tǒng)專門用來跟蹤和管理項目風險。風險管理系統(tǒng)定時與項目管理系統(tǒng)同步，將重大風險的描述、危害程度、風險的等級、優(yōu)先級、風險狀態(tài)、采取的措施和進展等信息傳遞到項目管理平臺中供項目團隊查閱。

(8) 工時收集系統(tǒng):工時收集系統(tǒng)記錄和收集項目成員乃至整個企業(yè)所有員工的工時，每個員工的工時使用情況，反饋到項目管理系統(tǒng)供項目經(jīng)理進行資源平衡和成本管理。

這樣，企業(yè)項目管理系統(tǒng)與周邊企業(yè)管理系統(tǒng)之間構(gòu)成了一個統(tǒng)一的整體，消除了系統(tǒng)之間的信息孤島現(xiàn)象。用戶不需要在不同的系統(tǒng)中多次錄入同樣的數(shù)據(jù)信息，造成無效的工作。同時，打通了企業(yè)項目管理系統(tǒng)與周邊企業(yè)管理系統(tǒng)之間的業(yè)務(wù)流程，使業(yè)務(wù)運作更加通暢。企業(yè)可以借助項目管理系統(tǒng)的綜合項目信息平臺優(yōu)勢，實現(xiàn)多項目組合管理、戰(zhàn)略管理、業(yè)務(wù)分析、成本監(jiān)控等功能，提升企業(yè)通過項目持續(xù)盈利的水平。

2. 企業(yè)項目管理的成熟度水平

影響企業(yè)項目管理系統(tǒng)應(yīng)用效果的第二個關(guān)鍵因素是企業(yè)的項目管理成熟度水平。企業(yè)項目管理系統(tǒng)本身僅僅是一套工具而已，關(guān)鍵還在于企業(yè)如何使用這個工具，有沒有能力使用這個工具。因此，企業(yè)在上馬項目管理系統(tǒng)之前，對自身組織的項目管理成熟度水平進行自我評估和測量是很有必要的。

項目管理制度的欠缺、管理和流程的隨意性、“人治”與“法制”的混淆……這些項目管理的不成熟性都會不同程度地影響企業(yè)項目管理系統(tǒng)價值的發(fā)揮。企業(yè)項目管理成熟度越高，用好企業(yè)項目管理系統(tǒng)的可能越大。反之，沒有一定管理素養(yǎng)和水平的企業(yè)是不可能用好企業(yè)項目管理系統(tǒng)的。因此，企業(yè)應(yīng)該抓住機遇，找出企業(yè)自身管理的不足，努力提高整個企業(yè)內(nèi)部的項目管理素養(yǎng)，優(yōu)化項目業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)，將企業(yè)運作、項目管理與計算機軟件的應(yīng)用相互融合，使企業(yè)項目管理系統(tǒng)成為承載企業(yè)業(yè)務(wù)的工具。同時，在實踐中持續(xù)優(yōu)化，借助企業(yè)項目管理系統(tǒng)促進企業(yè)項目管理成熟度的提高，使項目成功的概率變大，通過項目的持續(xù)成功為企業(yè)盈利。

3. 業(yè)務(wù)需求的滿足度

影響企業(yè)項目管理系統(tǒng)應(yīng)用效果的第三個關(guān)鍵因素是項目管理需求的滿足程度。具體而言，應(yīng)用效果的好壞取決于企業(yè)項目管理系統(tǒng)能給企業(yè)帶來多大的業(yè)務(wù)價值、該業(yè)務(wù)價值能否被替代、需要投入的資源成本和產(chǎn)出的業(yè)務(wù)價值孰大孰小。因此，企業(yè)在應(yīng)用項目管理系統(tǒng)之前，首先要了解清楚:我用它來干什么;滿足我的什么需求，這些需求的優(yōu)先級如何，需求的穩(wěn)定性高不高;然后再根據(jù)需求去分析和判別企業(yè)項目管理系統(tǒng)能不能滿足、如何滿足;在弄清楚這些問題之后，結(jié)合軟件的功能實現(xiàn)這些制約企業(yè)發(fā)展的業(yè)務(wù)需求，通過支撐業(yè)務(wù)運作來發(fā)揮企業(yè)項目管理系統(tǒng)的價值。

4. 軟件的技術(shù)因素

最后一個關(guān)鍵因素是軟件本身的技術(shù)因素。它包括:軟件的易用性、軟件的性能及穩(wěn)定性、是否具備應(yīng)用軟件的環(huán)境和條件等。軟件的易用性不好，就會提高軟件的入門門坎，提高用戶掌握軟件功能的學習成本，不利于軟件的推廣和使用;軟件的性能及穩(wěn)定性不好，就會造成訪問軟件時速度慢、數(shù)據(jù)丟失、錯誤等各種情況的發(fā)生，極大地降低用戶的滿意度和使用積極性;大規(guī)模、跨地域應(yīng)用企業(yè)項目管理系統(tǒng)時還必須考慮是否具備應(yīng)用環(huán)境和條件。有些國家和地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)狀況很差，無法支持網(wǎng)上在線使用。而項目監(jiān)控所需要的項目進展、風險問題等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源于一線的項目成員，如果他們沒有使用企業(yè)項目管理系統(tǒng)的條件，將失去應(yīng)用企業(yè)項目管理系統(tǒng)的土壤。

總之，軟件本身的易用性、性能及穩(wěn)定性、是否具備應(yīng)用條件決定了項目利害關(guān)系人能不能把軟件用起來。只有當項目利害關(guān)系人都使用同一溝通方式和平臺時，大家的溝通效率最高，才能發(fā)揮企業(yè)項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果。

二、如何提高企業(yè)項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果

企業(yè)員工在長期的項目管理過程中已經(jīng)形成了自己的項目管理習慣和方法，要培養(yǎng)甚至糾正他們的習慣和方法，是一個非常艱難的過程。短時間內(nèi)企業(yè)項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果可能很難得到體現(xiàn)，應(yīng)用效果不明顯。我們可以從以下兩方面來提高企業(yè)項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果，提升企業(yè)的項目管理水平。

1. 建立專門的軟件推行團隊

要發(fā)揮企業(yè)級項目管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，硬件建設(shè)僅僅是第一步，更重要的在于業(yè)務(wù)管理模式在企業(yè)內(nèi)的落實和應(yīng)用。這就需要成立專門的軟件推行團隊來推動和落實，他們的主要工作包括:建立項目管理的業(yè)務(wù)體系，取得企業(yè)高層管理者的大力支持并得到充分的授權(quán)，培訓、輔導用戶掌握軟件的功能和業(yè)務(wù)應(yīng)用方法，樹立應(yīng)用成功的項目標桿、采用項目復制的方法應(yīng)用到所有項目當中[2]，協(xié)助業(yè)務(wù)部門開發(fā)新的業(yè)務(wù)價值點等。一個好的軟件推行團隊是發(fā)揮軟件價值的助推器，對提高項目管理平臺的應(yīng)用效果至關(guān)重要。

2. 系統(tǒng)持續(xù)優(yōu)化

項目管理應(yīng)用及優(yōu)化是一項沒有終點的系統(tǒng)工程。系統(tǒng)需要在實踐中進行探索和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)軟件或業(yè)務(wù)應(yīng)用模式的不足，進行不斷的完善和優(yōu)化，以便更好地服務(wù)于項目，發(fā)揮更大的應(yīng)用價值。

三、總結(jié)

企業(yè)項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用是一種管理的變革和改造過程，涉及企業(yè)的方方面面， 所以企業(yè)項目管理系統(tǒng)的實施是一個企業(yè)全員的行為， 而不只是單個部門的行為[3]。同時，它也是一個艱苦的、反復的信息化實施過程。只有解決好上述的4個關(guān)鍵因素，堅定信念，持之以恒，才能取得良好的應(yīng)用效果，否則必然會半途而廢。

主要參考文獻

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[3] 張金才，范毓林，么偉. 項目管理信息系統(tǒng)的實施[ J ]. 中國勘察設(shè)計，2005(9) .