電子文件的歸檔工作

隨著社會信息化進程的加快，信息技術的發展與廣泛應用給檔案工作帶來了新的挑戰。大量電子文件的產生，使得如何推動電子文件歸檔，加快檔案數字化建設被提上了日程。推動電子文件歸檔工作的難度較大，需要依賴辦公自動化和電子政務的推廣應用和電子文件歸檔機制的建立與完善。

1 電子文件的定義與特征

根據深圳市《電子文件歸檔與管理規范》規定，電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。電子文件除具有一般文件的基本特性外，相比紙質文件，還有一些自身特性，主要有：對硬件和軟件的相對依賴性、非直讀性、信息與載體的相對分離性、結構復雜性和對背景信息及元數據的依賴性、信息共享的便利性和安全維護的復雜性。

2 電子文件的歸檔方式與途徑選擇

2.1在線式歸檔：指通過計算機網絡，在不改變原存儲方式和位置的情況下，實現電子文件向檔案部門移交的過程。隨著單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按照信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上，保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。而對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸。檔案部門要對歸檔的電子文件提出格式要求，如：DBF、.DOC、.TXT、.EXE等。

2.2可卸載式歸檔：指將應歸檔的電子文件卸載到脫機載體上，向檔案部門移交的過程。電子文件可卸載式歸檔應注意歸檔電子文件下載載體的選擇。經實踐，利用磁盤，脫機采集數據容易造成數據丟失。如

遇到質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。光盤存貯容量較大，儲存時間較磁盤長久，是使用較多的載體。

2.3元數據：關于數據的數據，是一種信息資源組織和管理工具，它可以對文件進行詳細、全面、規范的描述，保證電子文件能夠被準確理解與有效檢索，支持電子文件的管理、利用和長期存取。要有可供操作的平臺和數據庫支持，技術要求較高。

3 電子文件管理人才的培養與隊伍建設

開展電子文件歸檔工作要以人為本，應建立一支規范隊伍承擔此項工作。一方面，由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，依靠原紙質檔案立卷工作骨干意義重大?，F有的立卷隊伍有不少不適應工作發展的需要，要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。另一方面，與紙質文檔相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三方分工合作的模式進行管理。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中合成一體，才能形成質量較好的電子文檔。

4 建立和完善電子文件歸檔制度

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。

5 紙質文件與電子文件的“雙歸檔”

由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，電子文件與紙質文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案，其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。在電子檔案存儲介質的技術條件進一步改進后，可逐步對那些參考意義大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質歸檔為主，紙介質歸檔為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質歸檔為主，磁、光介質歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。