高校學生檔案建設中存在的主要問題

科學發展觀的核心是以人為本，落實到檔案工作中就是要實現“兩個轉變”，建立“兩個體系”，即建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和建立方便人民群眾的檔案利用體系。高校學生檔案是從高考錄取到畢業期間所形成的各種文件材料，是大學生在校期間學習、生活、成長的真實歷史記錄，是大學生走向社會形成本人人事檔案的雛形。建立“兩個體系”，促進高校檔案信息化建設。

1 高校學生檔案建設中存在的主要問題

高校學生檔案建設中存在的主要問題有五：其一，少數學生紙質檔案材料收集不全(如江蘇、廣西地區的高招辦不投遞紙質檔案)；其二，學生檔案材料的內容沒有與時俱進地反映出高校培養高素質“創造性”人才的情況；其三，傳統的檔案管理模式造成了學生檔案材料記錄性內容多，科學客觀評價性內容少；其四，落后的管理方式和手段不能及時為用人單位提供學生檔案服務；其五，由于紙質檔案沒有插上信息化、網絡化的翅膀，導致畢業生與用人單位就業信息溝通不暢通。

2 解決存在問題的具體措施

2.1建立缺失學生檔案的催收制度。對沒有紙質檔案的學生和檔案材料不全的學生，由各二級學院的輔導員負責發出提檔函，由學生本人或家長向當地招辦索要該生檔案。新生的電子文檔由學校招辦負責移交給校學生檔案室。

2.2以反映高校培養“創造性”人才為主線建立學生檔案。高校開展的素質教育、專業實踐、學術交流、科技競賽、科研活動較多，組織者應當及時為參與者出具相應的證書、鑒定、評價材料并簽章歸檔。以上歸檔材料是學生綜合素質和創造性才能的反映，是用人單位選訂人才最看重的材料。

2.3以用人單位對學生檔案材料的需求信息為導向建立學生檔案。學生檔案材料不僅要反映學生的共性資料，更要重點反映專業技能、解決實際問題的能力和個性化差異。在學生檔案建立中，要有針對性地收集用人單位感興趣的材料，并給出客觀、準確、科學的評價結果，提高學生檔案材料的質量。

2.4發揮學生檔案在用人單位選才中的主渠道作用。將學生檔案建立工作的重心前移，專職檔案人員要提早介入學生檔案的形成工作，主動做到事前指導，事中監督、鑒別、檢查、審核，事后整理、歸檔，材料一旦形成就要及時歸檔，集中統一保管。要從新生進校起就開始做好建檔工作，依據學生層次、專業及班級群體性特點，對學生檔案形成的全過程進行動態流程管理，按照新的歸檔范圍和要求及時收集整理歸檔材料。要建立后續檔案材料的收集補充、定期移交歸檔制度，明確補充后續檔案的內容、要求和時間，使歸檔工作有序進行。

3 建立“兩個體系”，促進學生檔案的信息化建設

建立“兩個體系”，可以充分發揮紙質檔案的憑證價值和電子檔案的查考價值。根據高校學生檔案的信息化建設要求，紙質檔案與電子檔案應同時歸檔，利用電子檔案拓展為學生管理和就業服務的功能；利用形成的學生電子檔案系統實現對學生檔案全程動態管理，加快對學生檔案信息的傳遞和處理，拓展利用范圍，降低利用成本；利用網絡平臺的服務功能，盡快實現學生檔案信息的網上查閱和利用，通過設置使用者權限、條件和密碼為利用者提供簡捷、準確的信息化服務；建立學生電子檔案管理系統，具有速度快、數據準、存貯量大、便于檢索、方便加工等優點；建立電子檔案網絡服務平臺，可在學校、學生、用人單位之間架起一座利用學生檔案信息的溝通橋梁。

建立學生電子檔案的好處有：

3.1為學生管理部門服務。招生錄取時，就應在高考電子檔案的基礎上建立學生個人電子檔案，在新生取得學籍后填寫《新生入學登記表》時建立電子版本，實現對學生工作部門開展網上查閱學生個人信息的服務。

3.2為畢業生就業找工作服務。建立畢業生電子檔案信息庫網上查閱服務平臺，方便用人單位全面了解和考察學生。

3.3開展驗證學歷、學位證書真偽服務。借鑒教育部審核備案的學歷證書網上公布經驗，切實保護高校畢業生的合法權益，嚴厲打擊非法偽造、弄虛作假的行為。

3.4學校永久保留學生電子檔案。當學生檔案丟失或因自然災害造成損毀后，學校可利用電子檔案補辦紙質檔案，確保檔案的憑證作用和切實維護學生的權利。