高校學術檔案資源的整合與共享

高等院校的成長和發展離不開學術檔案資源的建設和積累，但由于種種原因，高等院校學術檔案資源流失、分散管理、重復建設等現象十分嚴重，進行資源整合的任務很重。以筆者所在的河南理工大學為例：

從1909年創辦焦作路礦學堂算起，河南理工大學的辦學歷史已有百年，比河南大學的歷史還要悠久。在新中國成立前，學校曾五易其名，九易其址，因多次遷移和戰爭等原因，許多檔案資源都遺失了。新中國成立后，當時的焦作工學院更名為中國礦業學院，主體遷往天津，檔案、圖書和教學儀器設備等也隨之遷走了。留下來的員工和奉命遷來的兩所煤炭學校在原址繼續辦學，直到1958年成立焦作礦業學院，學校的檔案資料才開始比較齊全完整。

改革開放以來，隨著焦作礦業學院一焦作工學院一河南理工大學的一步步發展，陸續有校友向學校捐贈圖書、檔案、資料，學校也采取措施多方進行征集，并派人到中國第二歷史檔案館、原煤炭部檔案館及國內多所與本校有歷史淵源的高校檔案機構復制了一大批珍貴檔案。但直至今天，這些檔案資源也只有極少數存到了學校檔案館，大多仍分散保存在校史館、圖書館及學校有關職能部門，有些很珍貴的檔案原件常年在展柜內展出不利于檔案的長期保存，甚至有的仍保存在經辦人手里面臨二次遺失的風險。

除檔案館、圖書館、校史館外，保存學術檔案資源較多的部門還有學報編輯部、各院系資料室、研究生處、校辦、教務處、宣傳部、學工處等。出現這種情況，有歷史的原因，但更多的是制度設計的問題，很多情況下由于未對學術資源的收集和移交作硬性要求，許多部門為了自己利用方便不愿意上交。還有些是多頭管理，同一件事同一樣東西，許多部門都在管，容易導致一般的、好說話的，好多部門都存有，重要的、不愿交的，都想著別人會存，結果誰也沒存的現象，這在科研成果檔案方面表現的尤為突出。

學術檔案資源建設特色不夠突出。每所高等院校都有自己的教學特色，有拿得出手的特色專業和精品課程，有一批在國內外同行業中叫得響的專家學者。在照顧全局，普遍提高的前提下，圍繞這些“特色”和“精品”，在全、新、高、尖上狠下功夫是今后的努力方向，但也是目前存在的突出問題。如果有一天，研究礦山安全，尤其是瓦斯治理，首先想到上河南理工大學網站，首先想到來河南理工看看；研究孫越崎就是河南理工大學資料最全，那么我們的學術資源建設才算真正做到了家。

上述情況雖然是河南理工大學的個案，但根據平時我們與省內外同行交流了解到的情況，以及一些文獻報道，這些問題在不少高校也不同程度地存在。下面，還以河南理工大學為例，就加強學術檔案資源的收集與整合，提高資源的共享程度和利用效率提些建議。

1、加強檔案館舍建設，為學術檔案資源的長期保存打好物質基礎。相對而言，國內許多高校都是重圖書館建設，輕檔案館建設，有了重要客人圖書館必看，建設新校區首先就要規劃建設圖書館，而檔案館要么用舊房(如騰出來的圖書館)，要么隨便弄層樓打發了事。我校也是這樣，圖書館是新校區第一批投入使用的建筑，而檔案館雖已規劃設計了幾次，但還是個“藍圖”。至今仍是借住在圖書館的一個樓層。而且所謂的檔案館也只是對外的一種說法，在學校的機構中并沒有這個名字，有的只是校辦的檔案科，這在一定程度上也給一些部門不交檔案提供了口實。《高等學校檔案管理辦法》(2008年)明確要求，具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館，而且要有專門的庫房和管理設施：一是建校歷史在50年以上；二是全日制在校生規模在1萬人以上；三是已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。第三條是否達標，筆者未做調查，但前兩條是絕對夠了。所以，盡快建設檔案館(包括實體的和機構的)是當務之急。

2、對學校各機構、各院系現存學術檔案資源進行普查登記，加強資源整合。現在學校里各個部門保存的學術檔案資源，原則上都應向檔案館和圖書館移交。這里說的學術檔案資源其實面很廣，是個模糊概念，既包括在學校招生、教學、科研、管理等活動形成的各門類檔案，還包括因學校教學、科研而購買的圖書和報刊雜志；既包括學籍檔案，還包括教學檔案；既包括本校出版的學報，還包括與國內外高校交換得來的外校學報；既有公務活動中形成的，還有教職工個人發表的論文、出版的圖書。

3、對有關學術檔案資源保存機構的職能進行重新劃分，用制度保證學術資源的有序流動。要按照《高等學校檔案管理辦法》的要求，明確學校各機構、各院系應歸檔移交文件材料的范圍。突出檔案館的收藏職能，將圖書館等機構的收藏職能移交給檔案館。收藏在檔案館的學術文獻資源主要是藏，一般不對外借閱；而校圖書館、院系資料室就是面向師生提供借閱，校史館就是對外展覽并盡可能讓大家看到文獻的原貌。這就要求我們，如果文獻只有一件，那原件就要存到檔案館，其他部門提供利用則應提供復制件、縮微件或電子檔案；如果文獻一式多份，那存在檔案館的就是藏，其他地方的則可以用；校史館布展應使用仿真件，必須用原件的，應定期進行更換，以確保原件安全。

4、通過學校網站和校史館宣傳學術檔案資源，倒推學術檔案資源的收集、管理和研究。學術檔案資源的收集和整合，最終目的還是為了用。除了被動地接受各方面的查詢、參觀外，還要主動地進行挖掘、研究和開發這些資源，一個是通過網站虛擬的，另一個是通過校史館、博物館實地的。通過用，發現還有哪些沒有保存，哪些還比較散亂，倒推著我們不斷彌補過去的失誤，做好今后的工作。

(李興利組稿，作者單位：河南理工大學圖書館)