基層單位按件歸檔存在的問題

從2002年起，我單位開始實行以“件”為單位整理年度歸檔文件。在實踐中，我們發現，按“卷”整理雖然麻煩，但利用起來較方便；而按“件”整理雖然方便，但日后保管和利用，有時就有些麻煩。從長遠看，按“件”歸檔可能利大于弊，但對基層單位，尤其是像我們這些還是手工檢索的單位來說，“卷”和“件”不應該“一刀切”，應根據實際情況靈活掌握。

1 在編號時，以“卷”為單位，歸檔章所設置的項目都是標示在案卷封面上。在整理歸檔完畢后，如遇特殊情況需做案卷調整，換個封面即可，對歸檔文件不會有大的影響；而以“件”為單位，歸檔章直接蓋在歸檔文件首頁上，如果想作調整，就需要擦刮，勢必對檔案造成損害。在蓋歸檔章時，有時，歸檔文件首頁上端幾乎被領導批示占滿了，所剩空白位置根本不夠蓋，甚至整個首頁都找不到合適的位置，只能蓋到領導的批示上面，這樣做，既不美觀又不合適。

2 在編目時，以“卷”為單位編制案卷目錄，不同組織機構(問題)的案卷可以填寫在一頁，流水編號，看起來很舒服；而以“件”為單位編制歸檔文件目錄時，不同組織機構(問題)的“件”必須分頁填寫，在上一個組織機構(問題)的那一頁歸檔文件目錄還未用完的情況下，下一個組織機構(問題)的歸檔文件目錄必須得另起一頁，中間留出的空白，不僅會讓人感覺流水號的不連續性，而且，還會增加歸檔文件目錄的頁數。以“卷”為單位時，擬寫案卷題名，可以用“×××(責任者)關于×××(問題)的通知、批復、請示、會議紀要等”，把同一事件的相關文件全都概括進去；而以“件”為單位時，如果一個正文有若干個附件，只著錄正文題名，附件內容可能會反映不出來，容易造成漏檢，還需依次列出附件的題名，不僅麻煩，還增加了每年歸檔文件目錄的總頁數。現在，每年編制的歸檔文件目錄比原來的案卷文件目錄頁數要多出很多，影響了查閱的速度。

3 裝盒時，會遇到類似于編目中的問題。以“卷”為單位裝盒，不同組織機構(問題)的案卷可以放入同一檔案盒內，這樣，可以一盒完全裝滿了再裝下一盒；而以“件”為單位裝盒時，不同組織機構(問題)的歸檔文件不能放入同一檔案盒內，就造成了上一個組織機構(問題)的盒內還有許多空間，而下一個組織機構(問題)的歸檔文件必須得重新再裝一盒，哪怕是很薄的一兩份文件，這樣，不僅會浪費一部分檔案盒，同時，也浪費了檔案柜的空間。

4 日常管理中，以“卷”為單位時，每一個案卷都是上有封面，下有備考表在保護著，這樣在查借閱利用的過程中案卷都能得到很好的保護，能夠最大限度地延長檔案的壽命；而以“件”為單位時，每“件”歸檔文件都直接裸露在外面，我單位有些經常利用的“件”已經有些損毀，這就需要找到一種非常實用的裝訂方法來最大限度地保護好檔案。

5 利用檔案時，如果借閱者要查同一事件的相關文件，以“卷”為單位，一般情況下，這些文件都保存在一個案卷內，對于提供者來說，能夠在很短的時間內提供非常全面的相關文件，而且借閱登記也比較簡便；對于借閱者來說，在利用的過程中不容易丟失案卷，能夠很好地維護檔案的系統和完整。而以“件”為單位，對于提供者來說，即便歸檔文件在整理時，也是按照“同一事由的應當集中排列在一起”的原則，但是，如果遇到個別歸檔文件沒有標題或標題對內容的反映不太準確、全面，若整理者由于水平有限或其他原因沒有再擬出一個恰當的題名時，就容易造成漏檢，而且，同一事件的相關文件形成的“件”又比較多，提供的速度會相對較慢，借閱登記也比較麻煩；對于借閱者來說，在利用的過程中，也容易造成歸檔文件的缺失。這些與我們提倡的快捷、準確、全面地提供檔案有些背道而馳。

對于以上問題，我們想出了一些辦法，一是對同一事件的多份文件(如干部任免、涉水案件的處理等)進行組“件”，即“一人(批)一件或一案一件，然后再自擬一個題名”，類似于以前說的“立小卷”、“立薄卷”、“立純卷”；二是二是遇到首頁上沒有合適的空白位置時，在歸檔文件前面再加上一個空白頁，打上文件題名，然后再加蓋歸檔章；三是不再填寫檔案盒脊上的“機構(問題)”項，依次按室編件號(焦作市規定，按不同保管期限，依文件排列順序，每年都從“1”開始逐件流水編號)裝盒，則不同組織機構(問題)的歸檔文件就可以放入同一檔案盒內；四是對特別重要和利用頻繁的檔案，及時制作復制件，在利用時，原則上不提供原件。

這些變通做法，我們認為是合理可行的，但是能否長久堅持，以后會不會再返工，還需要理論上的解釋，尤其需要得到檔案行政管理部門的理解和支持。

(李興利組稿，作者單位：焦作市引沁局)