應歸檔文件收集的時機

滄海一粟：眾所周知，一般而言，一個立檔單位的應歸檔文件在第二年年初，由檔案室人員集中收集歸檔，這似乎已經形成習慣。這種集中收集的辦法固然有許多優點，但也有其弊端，集中體現在，應當歸檔的文件集中收集很難收集齊全。最近，與一基層檔案室人員交談時，了解到他們單位采取了隨時收集本單位印發文件的做法，即檔案室與辦公室文印部門密切配合，凡是打印件，當天要送檔案室一份，對應歸檔的底稿和打印件仍由兼職檔案員保存，次年三月底歸檔移交檔案室。由此，我想到了立檔單位應歸檔文件收集的時機問題，是隨時收集好還是集中收集好呢?

Iongzhengyi：我覺得，如果文件較少，完全可以按周、按月收集移交。如果文件較多，則需要一天或者幾天收集移交一次。我見到的是，單位業務部門不定期地將辦結完畢的若干份文件收集整理完畢，移交檔案部門。這個頻率完全是根據辦結文件多少決定的，若一天內辦結了七八份文件，則有必要當天整理移交；若一天內只辦結了一兩份文件，則可2～3天移交一次。因為，若每天移交一次，前后文件很可能是關聯的，這樣，不便于文件的裝盒上架。但是，積累時間太長，則集中移交時工作量太大，容易出錯。

浪花兒：我認為，平時歸檔與年終歸檔相結合，辦公室人員應納入兼職檔案人員系列，檔案專業培訓時也應該參加。平時，在收發文時應鑒別每份文件，對于有保存價值的，首先，蓋好歸檔章、填好全宗號、年代、保管期限或者類別，然后，送入相應的部門或領導手中處理(當然，發文只處理送入領導簽署的那份即可)。待文件辦理完畢后，送交檔案部門。年底，檔案部門再排列、編號、錄入、打印檢索工具。

guodongsheng：我贊成“平時歸檔與年終歸檔相結合”的意見。文件辦理完畢隨時歸檔最好，最能避免文件的流失，保證歸檔文件材料的齊全完整。但在實際工作中，有些文件辦理時間很長，檔案員無法控制其收回，只好等待。從實際出發，還是平時歸檔與年終或月、季、半年等集中歸檔相結合的辦法好。

追夢人：我覺得，應歸檔文件隨時收集與集中收集相結合比較好。按規定，按件整理的歸檔文件應當做到隨辦隨歸，但在實際的工作中，就目前來說，還是有一定的困難。我們的檔案員應當做到手勤、腿勤、嘴勤，做到隨時收集。把工作做在平時，發文、來文都應當及時地進行收集登記，防止文件遺漏，只有文件收集齊全完整了，才能做好文件的歸檔工作。當然，一些時效比較長的文件應當視情況而論，可以等到一定的時間集中收集，待辦理完畢時一并歸檔。兩種方法進行有機的集合，我們的檔案工作會做得更好。

浪花兒：“對于發文來說，一般是部門起草，部門領導審核，后辦公室審核，最后，才能到領導加意見”，到了這個步驟，辦公室人員要收回文件，然后下發到各科室或其他單位、部門，這時，辦公室兼職檔案人員就可以將領導簽署的那份蓋好歸檔章待歸檔。對于收文，我個人認為，可以先在文件的上方處蓋好歸檔章，預留領導簽署的位置，再交給領導閱示。

馬刺王朝：實時收集是目標，分散與集中收集相結合是手段。在電子文件與網絡技術發展的時代，實時歸檔在理論上已成為可能。受各種硬件條件與思維方式的影響，實時收集只能暫時實踐于小范圍之中。以實時收集為目標，充分利用電子文件與網絡技術的易傳輸性，分散與集中收集相結合是現實之策。

成長中的小樹：應歸檔文件隨時收集還是集中收集，我認為都是手段，不是目的，真正的目的是把應歸檔文件收集齊全完整。我認為需做到三個“擴大”：一要擴大收集對象，在做好法定業務部門應歸檔文件收集工作的同時，把收集對象擴大到臨時性部門和有關個人。二要擴大收集范圍，在做好文書文件收集工作的同時，把收集范圍擴大到收集科技文件材料和其他各種專業文件材料及與文件關系密切的資料；在做好紙質文件收集工作的同時，把收集范圍擴大到收集聲像、光盤、磁盤等不同載體的應歸檔文件。三要擴大收集渠道，在做好正常的應歸檔文件收集工作的同時，要溝通與圖書、文博、黨史等有關部門的交流渠道，廣泛開展收(征)集工作，還可進行互補有無的交換或交流，確保應歸檔文件的齊全完整。

dingjianxiong：從涉及單位來看，歸檔文件收集涉及有關單位和檔案部門多個單位，因此，隨時收集或者集中收集，需要協調秘書部門和檔案部門甚至其他部門，需要多方的協調。受單位大小、部門(公司)多少、部門(公司)分布地域等多種因素影響，協調難度有大有小。從工作流程來看，歸檔文件主要涉及秘書部門和檔案部門兩類單位，在文件處理上，理應首尾相連，但是如何連始終是個問題。有連得好的，也有連得不好的。檔案工作流程相對于文書處理流程始終處于弱勢地位。按照國家有關規定，次年歸檔是法定歸檔文件的收集時間，有法可依。

小魚兒：我認為，應該隨時收集比較好，因為辦公室平時都有收發文登記簿，可根據里面登記的順序把收文和發文分類排放，這樣，即使有些文件辦理時間較長，也能保證應歸檔的文件齊全、完整。

暖暖微風：我也認為，應該隨時收集比較好，相對來說，比較容易做到收集齊全完整。我們單位的做法是：檔案員兼管公章，凡是發文，在加蓋公章后，檔案員直接把存檔的2份留下來。黨委文、信息簡報等由文印室印好后，交行文科室，再由行文科室交檔案員存檔。

一井水：收集工作歷來是歸檔工作的難點，如何保證文件收集齊全，最重要的一點，就是重視和加強平時的收集工作。因此，應該把由誰收集、如何收集作為研究探討的重點。首先，應該把平時收集作為一項常規工作，列入兼職檔案人員的工作目標，在工作中注重文件的形成和積累，隨辦理隨收集形成習慣，確保第二年第一季度及時向檔案室移交歸檔；其次，如何收集整理，檔案室應該根據各部門檔案的形成特點，及時指導、幫助其做好平時收集與初步整理工作，為歸檔工作做好準備。如辦公室負責各種會議記錄的收集，年終，集中向檔案室移交歸檔。收發文件應該由收發人員做好平時登記和收集工作，等等。

周小麗：我覺得，不同情況應分別對待，單位發文應該隨時收集，來文可在辦理完畢后集中收集。

80新手：我認為，收集工作還是做在平時比較好，對于基屋檔案室來說，辦理完的文件，形成制度及時送交檔案室保存，更有利于文件的完整保存，也免去了檔案員來年收集不全的麻煩。還有個別單位的做法我認為也比較好，收到的文件由領導簽發完辦理意見后，就直接送到復印室，把正文和處理簽一并復印，辦理科室只傳閱復印件。正文由打字室統一保存，來年，一起送交檔案室統一歸檔，免去了收集不全的問題，而且也減少了檔案的磨損問題。

guodongsheng：隨時收集與集中收集各有利弊。目前通行的一年一度的集中收集制度，是根據機關、單位檔案工作形成規律制定的。從集中收集的視野看，一年的工作結束，其文件的形成才最后結束。有不少文件從年初形成到年尾，如不實行集中收集，這些文件材料又根本無法實行隨時收集，空讓檔案人白忙活。還有，這總在運行中的文件比較起來不大容易丟失。有些文件材料形成與歸檔時間很短，隨時收集成為可能，這些文件材料丟失的危險性大些，既已具備了歸檔條件，還是隨時將其歸檔好。而且早歸檔，文件材料一到檔案人手里，其被利用機會立即增大，且隨時收集還在一定程度上緩解集中收集帶來的緊張感，好處多多。

譯之：個人認為，首先，文件的收集關鍵在人。每個人都在單位不同的崗位上擔負著不同的職責，誰都有可能經手文件材料，不管是收文還是發文、報表，關鍵是個人要形成良好的隨辦、隨存、隨交的習慣。其次，要利用印章的管理把好部分文件材料的歸檔關，建立嚴格的文件登記借閱制度，規范利用手續，以便于知道文件利用的歸屬；建立嚴格的考核制度，把各科室及個人向檔案部門移交文件完整情況納入個人年度考核目標，與年終獎金掛鉤，用制度約束人。

shiyly：我認為，應該隨時收集和集中收集兼顧。作為檔案人，首先要用心、留心，基層單位業務相對較少且有相對的規律，所以，我們應當根據年度工作計劃了解單位的階段性工作，注意收集工作中形成的應歸檔材料，及時收集；第二，要有敏感性，掌握單位的重大工作事項，如果是跨年度的任務，應建立資料跟蹤臺賬，隨時掌握工作動態，待任務確定結束后，抓緊收集應歸檔資料；第三，有意識地培養文書處理者的檔案意識；第四，用檔案人的出色工作爭取主要領導的支持，你的建議和工作推進就會順利。

山大檔案：我覺得，關鍵還是得落到檔案部門對文件的前端控制力上。眾所周知，對文件的前端控制已經成為現代檔案工作者的共識，而且，檔案部門對文件的前端控制力會直接影響到檔案工作的模式，包括文件的歸檔。不同的檔案部門、乃至同一個檔案部門對不同的文件類型，其前端控制力是不同的。就拿高校檔案館來說，對學生學籍檔案，其規范和形成完全在檔案館的可控范圍內，而且，一般而言，這種檔案是無需經過鑒定就直接歸檔的，因此，對這一類檔案只能采取集中歸檔的做法。而對于高校在行政事務中產生的文件，高校檔案館的控制力很小，處于較為被動的地位，對于這種類型的檔案，只能是集中收集與隨時收集相結合，至于哪種方式占主導，還得看其前端控制力。我贊成集中收集與隨時收集相結合。

小刀：應歸檔的文件包含的內容太多了，針對不同類型的檔案還是要根據實際情況去區別，不能一概而論。山大檔案提到的前端控制(應該是包含過程控制的)是不錯，不過，有些檔案的前端控制是解決不了檔案問題的；再者，前段控制是控制檔案形成前的文件質量(檔案與文件的區別，論壇上多位老師曾多次探討)，即哪些是該形成的、哪些應形成什么樣的。本人之前說過隨時與集中收集的結合，現在，多加一個階段性收集，我相信，在科技(業務)檔案中應用的確實不少，只是沒有形成系統的要求，階段性收集減少了過程控制中所要投入的大量人力、財力的負擔，也減少了集中(應該是后期結尾)收集所帶來的各種不完整、不準確隱患，從操作角度來講，也較易實現。

(摘自《檔案界》網站)