應(yīng)歸檔文件收集的時(shí)機(jī)

滄海一粟：眾所周知，一般而言，一個(gè)立檔單位的應(yīng)歸檔文件在第二年年初，由檔案室人員集中收集歸檔，這似乎已經(jīng)形成習(xí)慣。這種集中收集的辦法固然有許多優(yōu)點(diǎn)，但也有其弊端，集中體現(xiàn)在，應(yīng)當(dāng)歸檔的文件集中收集很難收集齊全。最近，與一基層檔案室人員交談時(shí)，了解到他們單位采取了隨時(shí)收集本單位印發(fā)文件的做法，即檔案室與辦公室文印部門密切配合，凡是打印件，當(dāng)天要送檔案室一份，對應(yīng)歸檔的底稿和打印件仍由兼職檔案員保存，次年三月底歸檔移交檔案室。由此，我想到了立檔單位應(yīng)歸檔文件收集的時(shí)機(jī)問題，是隨時(shí)收集好還是集中收集好呢?

Iongzhengyi：我覺得，如果文件較少，完全可以按周、按月收集移交。如果文件較多，則需要一天或者幾天收集移交一次。我見到的是，單位業(yè)務(wù)部門不定期地將辦結(jié)完畢的若干份文件收集整理完畢，移交檔案部門。這個(gè)頻率完全是根據(jù)辦結(jié)文件多少決定的，若一天內(nèi)辦結(jié)了七八份文件，則有必要當(dāng)天整理移交；若一天內(nèi)只辦結(jié)了一兩份文件，則可2～3天移交一次。因?yàn)椋裘刻煲平灰淮危昂笪募芸赡苁顷P(guān)聯(lián)的，這樣，不便于文件的裝盒上架。但是，積累時(shí)間太長，則集中移交時(shí)工作量太大，容易出錯(cuò)。

浪花兒：我認(rèn)為，平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，辦公室人員應(yīng)納入兼職檔案人員系列，檔案專業(yè)培訓(xùn)時(shí)也應(yīng)該參加。平時(shí)，在收發(fā)文時(shí)應(yīng)鑒別每份文件，對于有保存價(jià)值的，首先，蓋好歸檔章、填好全宗號、年代、保管期限或者類別，然后，送入相應(yīng)的部門或領(lǐng)導(dǎo)手中處理(當(dāng)然，發(fā)文只處理送入領(lǐng)導(dǎo)簽署的那份即可)。待文件辦理完畢后，送交檔案部門。年底，檔案部門再排列、編號、錄入、打印檢索工具。

guodongsheng：我贊成“平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合”的意見。文件辦理完畢隨時(shí)歸檔最好，最能避免文件的流失，保證歸檔文件材料的齊全完整。但在實(shí)際工作中，有些文件辦理時(shí)間很長，檔案員無法控制其收回，只好等待。從實(shí)際出發(fā)，還是平時(shí)歸檔與年終或月、季、半年等集中歸檔相結(jié)合的辦法好。

追夢人：我覺得，應(yīng)歸檔文件隨時(shí)收集與集中收集相結(jié)合比較好。按規(guī)定，按件整理的歸檔文件應(yīng)當(dāng)做到隨辦隨歸，但在實(shí)際的工作中，就目前來說，還是有一定的困難。我們的檔案員應(yīng)當(dāng)做到手勤、腿勤、嘴勤，做到隨時(shí)收集。把工作做在平時(shí)，發(fā)文、來文都應(yīng)當(dāng)及時(shí)地進(jìn)行收集登記，防止文件遺漏，只有文件收集齊全完整了，才能做好文件的歸檔工作。當(dāng)然，一些時(shí)效比較長的文件應(yīng)當(dāng)視情況而論，可以等到一定的時(shí)間集中收集，待辦理完畢時(shí)一并歸檔。兩種方法進(jìn)行有機(jī)的集合，我們的檔案工作會做得更好。

浪花兒：“對于發(fā)文來說，一般是部門起草，部門領(lǐng)導(dǎo)審核，后辦公室審核，最后，才能到領(lǐng)導(dǎo)加意見”，到了這個(gè)步驟，辦公室人員要收回文件，然后下發(fā)到各科室或其他單位、部門，這時(shí)，辦公室兼職檔案人員就可以將領(lǐng)導(dǎo)簽署的那份蓋好歸檔章待歸檔。對于收文，我個(gè)人認(rèn)為，可以先在文件的上方處蓋好歸檔章，預(yù)留領(lǐng)導(dǎo)簽署的位置，再交給領(lǐng)導(dǎo)閱示。

馬刺王朝：實(shí)時(shí)收集是目標(biāo)，分散與集中收集相結(jié)合是手段。在電子文件與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的時(shí)代，實(shí)時(shí)歸檔在理論上已成為可能。受各種硬件條件與思維方式的影響，實(shí)時(shí)收集只能暫時(shí)實(shí)踐于小范圍之中。以實(shí)時(shí)收集為目標(biāo)，充分利用電子文件與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的易傳輸性，分散與集中收集相結(jié)合是現(xiàn)實(shí)之策。

成長中的小樹：應(yīng)歸檔文件隨時(shí)收集還是集中收集，我認(rèn)為都是手段，不是目的，真正的目的是把應(yīng)歸檔文件收集齊全完整。我認(rèn)為需做到三個(gè)“擴(kuò)大”：一要擴(kuò)大收集對象，在做好法定業(yè)務(wù)部門應(yīng)歸檔文件收集工作的同時(shí)，把收集對象擴(kuò)大到臨時(shí)性部門和有關(guān)個(gè)人。二要擴(kuò)大收集范圍，在做好文書文件收集工作的同時(shí)，把收集范圍擴(kuò)大到收集科技文件材料和其他各種專業(yè)文件材料及與文件關(guān)系密切的資料；在做好紙質(zhì)文件收集工作的同時(shí)，把收集范圍擴(kuò)大到收集聲像、光盤、磁盤等不同載體的應(yīng)歸檔文件。三要擴(kuò)大收集渠道，在做好正常的應(yīng)歸檔文件收集工作的同時(shí)，要溝通與圖書、文博、黨史等有關(guān)部門的交流渠道，廣泛開展收(征)集工作，還可進(jìn)行互補(bǔ)有無的交換或交流，確保應(yīng)歸檔文件的齊全完整。

dingjianxiong：從涉及單位來看，歸檔文件收集涉及有關(guān)單位和檔案部門多個(gè)單位，因此，隨時(shí)收集或者集中收集，需要協(xié)調(diào)秘書部門和檔案部門甚至其他部門，需要多方的協(xié)調(diào)。受單位大小、部門(公司)多少、部門(公司)分布地域等多種因素影響，協(xié)調(diào)難度有大有小。從工作流程來看，歸檔文件主要涉及秘書部門和檔案部門兩類單位，在文件處理上，理應(yīng)首尾相連，但是如何連始終是個(gè)問題。有連得好的，也有連得不好的。檔案工作流程相對于文書處理流程始終處于弱勢地位。按照國家有關(guān)規(guī)定，次年歸檔是法定歸檔文件的收集時(shí)間，有法可依。

小魚兒：我認(rèn)為，應(yīng)該隨時(shí)收集比較好，因?yàn)檗k公室平時(shí)都有收發(fā)文登記簿，可根據(jù)里面登記的順序把收文和發(fā)文分類排放，這樣，即使有些文件辦理時(shí)間較長，也能保證應(yīng)歸檔的文件齊全、完整。

暖暖微風(fēng)：我也認(rèn)為，應(yīng)該隨時(shí)收集比較好，相對來說，比較容易做到收集齊全完整。我們單位的做法是：檔案員兼管公章，凡是發(fā)文，在加蓋公章后，檔案員直接把存檔的2份留下來。黨委文、信息簡報(bào)等由文印室印好后，交行文科室，再由行文科室交檔案員存檔。

一井水：收集工作歷來是歸檔工作的難點(diǎn)，如何保證文件收集齊全，最重要的一點(diǎn)，就是重視和加強(qiáng)平時(shí)的收集工作。因此，應(yīng)該把由誰收集、如何收集作為研究探討的重點(diǎn)。首先，應(yīng)該把平時(shí)收集作為一項(xiàng)常規(guī)工作，列入兼職檔案人員的工作目標(biāo)，在工作中注重文件的形成和積累，隨辦理隨收集形成習(xí)慣，確保第二年第一季度及時(shí)向檔案室移交歸檔；其次，如何收集整理，檔案室應(yīng)該根據(jù)各部門檔案的形成特點(diǎn)，及時(shí)指導(dǎo)、幫助其做好平時(shí)收集與初步整理工作，為歸檔工作做好準(zhǔn)備。如辦公室負(fù)責(zé)各種會議記錄的收集，年終，集中向檔案室移交歸檔。收發(fā)文件應(yīng)該由收發(fā)人員做好平時(shí)登記和收集工作，等等。

周小麗：我覺得，不同情況應(yīng)分別對待，單位發(fā)文應(yīng)該隨時(shí)收集，來文可在辦理完畢后集中收集。

80新手：我認(rèn)為，收集工作還是做在平時(shí)比較好，對于基屋檔案室來說，辦理完的文件，形成制度及時(shí)送交檔案室保存，更有利于文件的完整保存，也免去了檔案員來年收集不全的麻煩。還有個(gè)別單位的做法我認(rèn)為也比較好，收到的文件由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)完辦理意見后，就直接送到復(fù)印室，把正文和處理簽一并復(fù)印，辦理科室只傳閱復(fù)印件。正文由打字室統(tǒng)一保存，來年，一起送交檔案室統(tǒng)一歸檔，免去了收集不全的問題，而且也減少了檔案的磨損問題。

guodongsheng：隨時(shí)收集與集中收集各有利弊。目前通行的一年一度的集中收集制度，是根據(jù)機(jī)關(guān)、單位檔案工作形成規(guī)律制定的。從集中收集的視野看，一年的工作結(jié)束，其文件的形成才最后結(jié)束。有不少文件從年初形成到年尾，如不實(shí)行集中收集，這些文件材料又根本無法實(shí)行隨時(shí)收集，空讓檔案人白忙活。還有，這總在運(yùn)行中的文件比較起來不大容易丟失。有些文件材料形成與歸檔時(shí)間很短，隨時(shí)收集成為可能，這些文件材料丟失的危險(xiǎn)性大些，既已具備了歸檔條件，還是隨時(shí)將其歸檔好。而且早歸檔，文件材料一到檔案人手里，其被利用機(jī)會立即增大，且隨時(shí)收集還在一定程度上緩解集中收集帶來的緊張感，好處多多。

譯之：個(gè)人認(rèn)為，首先，文件的收集關(guān)鍵在人。每個(gè)人都在單位不同的崗位上擔(dān)負(fù)著不同的職責(zé)，誰都有可能經(jīng)手文件材料，不管是收文還是發(fā)文、報(bào)表，關(guān)鍵是個(gè)人要形成良好的隨辦、隨存、隨交的習(xí)慣。其次，要利用印章的管理把好部分文件材料的歸檔關(guān)，建立嚴(yán)格的文件登記借閱制度，規(guī)范利用手續(xù)，以便于知道文件利用的歸屬；建立嚴(yán)格的考核制度，把各科室及個(gè)人向檔案部門移交文件完整情況納入個(gè)人年度考核目標(biāo)，與年終獎金掛鉤，用制度約束人。

shiyly：我認(rèn)為，應(yīng)該隨時(shí)收集和集中收集兼顧。作為檔案人，首先要用心、留心，基層單位業(yè)務(wù)相對較少且有相對的規(guī)律，所以，我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)年度工作計(jì)劃了解單位的階段性工作，注意收集工作中形成的應(yīng)歸檔材料，及時(shí)收集；第二，要有敏感性，掌握單位的重大工作事項(xiàng)，如果是跨年度的任務(wù)，應(yīng)建立資料跟蹤臺賬，隨時(shí)掌握工作動態(tài)，待任務(wù)確定結(jié)束后，抓緊收集應(yīng)歸檔資料；第三，有意識地培養(yǎng)文書處理者的檔案意識；第四，用檔案人的出色工作爭取主要領(lǐng)導(dǎo)的支持，你的建議和工作推進(jìn)就會順利。

山大檔案：我覺得，關(guān)鍵還是得落到檔案部門對文件的前端控制力上。眾所周知，對文件的前端控制已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案工作者的共識，而且，檔案部門對文件的前端控制力會直接影響到檔案工作的模式，包括文件的歸檔。不同的檔案部門、乃至同一個(gè)檔案部門對不同的文件類型，其前端控制力是不同的。就拿高校檔案館來說，對學(xué)生學(xué)籍檔案，其規(guī)范和形成完全在檔案館的可控范圍內(nèi)，而且，一般而言，這種檔案是無需經(jīng)過鑒定就直接歸檔的，因此，對這一類檔案只能采取集中歸檔的做法。而對于高校在行政事務(wù)中產(chǎn)生的文件，高校檔案館的控制力很小，處于較為被動的地位，對于這種類型的檔案，只能是集中收集與隨時(shí)收集相結(jié)合，至于哪種方式占主導(dǎo)，還得看其前端控制力。我贊成集中收集與隨時(shí)收集相結(jié)合。

小刀：應(yīng)歸檔的文件包含的內(nèi)容太多了，針對不同類型的檔案還是要根據(jù)實(shí)際情況去區(qū)別，不能一概而論。山大檔案提到的前端控制(應(yīng)該是包含過程控制的)是不錯(cuò)，不過，有些檔案的前端控制是解決不了檔案問題的；再者，前段控制是控制檔案形成前的文件質(zhì)量(檔案與文件的區(qū)別，論壇上多位老師曾多次探討)，即哪些是該形成的、哪些應(yīng)形成什么樣的。本人之前說過隨時(shí)與集中收集的結(jié)合，現(xiàn)在，多加一個(gè)階段性收集，我相信，在科技(業(yè)務(wù))檔案中應(yīng)用的確實(shí)不少，只是沒有形成系統(tǒng)的要求，階段性收集減少了過程控制中所要投入的大量人力、財(cái)力的負(fù)擔(dān)，也減少了集中(應(yīng)該是后期結(jié)尾)收集所帶來的各種不完整、不準(zhǔn)確隱患，從操作角度來講，也較易實(shí)現(xiàn)。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)