高校招生檔案管理創新

招生檔案主要包括高校招生工作中形成的具有保存價值的文件匯編、招生計劃、數值參數、報表圖冊、電子文檔、宣傳刊物等材料，內容豐富，是反映高校招生管理水平和服務功能的重要標志，是全面評價學校招生水平的“窗口”，是為學校提供領導決策、拓展招生渠道、提升學校品牌的重要保障。

1 招生檔案管理中存在的問題

1.1 專業人員匱乏，綜合素質亟待提高。一般高校招生部門人員編制較少，檔案管理員多由辦公室人員兼任，沒有培訓就直接上崗，專業水平不高。

1.2 檔案意識不強，檔案利用率低。有些高校檔案管理長期以來重“藏”輕“用”，對招生檔案利用的實際功效和社會影響重視不夠，檔案利用率低。

1.3 管理制度不健全，管理手段較單一。很多招生檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全，管理不嚴，檔案工作人員責任心不強，文件資料整理不及時、檔案資料丟失嚴重，對現代化科技手段和先進操作管理技術的掌握和運用略顯薄弱。

1.4 檔案管理硬件投入不足，檔案保管條件簡陋。

有些高校招生檔案管理硬件投入不足，運用計算機及網絡技術管理招生檔案的較少；因經費資金不足，檔案室建設不標準、不規范，設備陳舊老化，造成移交前的檔案材料的無處堆放而遺失。

2 加強招生檔案管理的創新建設

2.1 管理觀念的創新。牢固樹立新觀念，改變重藏輕用、被動服務、封閉自守的弊端，確立“學習型”招生檔案管理意識，把知識和創新作為招生檔案工作的管理目標，本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足學校招生工作的全面需求作為檔案管理的中心環節和價值取向，開辟招生檔案管理的新途徑。

2.2 管理內容的創新。高校每年招生錄取工作中，省內、外不同種類錄取批次、專業的錄取分數線和錄取人數的檔案信息不盡相同，難以滿足學校、考生及社會的需求，必須調整、充實檔案內容，提高檔案質量，在把握招生政策、制定招生計劃、設置特色專業等方面，有目的、有重點、有計劃地采集有用的檔案資源，并對招生檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為學校、考生及社會提供服務。

2.3 人才資源的創新。樹立人才資源是第一資源的思想，克服“重使用，輕培養”的傾向，把住人才入口關，吸納一批政治強、業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員充實到招生檔案管理隊伍中，在招生檔案的資源管理、檔案開發、外部環境等方面進行全方位創新，使招生檔案管理從維持性向創造性發展，營造出尊重個性、鼓勵創新的良好環境。

2.4 手段的創新。隨著高校招生工作量不斷增大，要積極參與辦公自動化系統的設計與建設，從長期沿襲的手工作業的繁雜事務中解脫出來，把檔案管理與學校招生工作結合起來，研究解決招生的文檔一體化問題，實現招生檔案管理的電子化、社會化和多元化。

3 高校檔案管理創新與實踐

3.1 引進人本管理理念。加強知識管理的核心為人本管理，發揮招生檔案管理者的主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。

3.2 加強信息資源建設，開展資源整合。強化信息技術利用，在學校招生網站上設計多功能、易操作、具有吸引力的“檔案信息欄目”，指導學生和家長使用各種有用的網上資源。

3.3 人才資源管理。全員聘任競爭上崗，調動招生檔案管理人員的積極性；建立科學的激勵機制，加強招生部門現有人員的繼續教育，實現“單一型”人才向“復合型”人才的轉變。

3.4 處理好三個關系。一是管理與利用的關系，強調利用的同時加強管理職能；二是社會效益與經濟效益的關系，要創造出豐厚的社會效益和經濟效益；三是保密與開放的關系，要以學校和考生的利益為重。

4 結束語

高校招生檔案工作要在管理模式上創新、服務思路上創新、管理手段上創新以及提升招生檔案管理的品位上狠下工夫，才能真正體現出自身價值，才能不斷在發展中創新，在創新中發展。