數字環境下檔案業務指導面臨的問題

隨著信息技術的迅速發展和普及，檔案信息化建設步伐在加快，這不僅給檔案工作現代化和檔案事業發展帶來了機遇，同時也帶來了挑戰。檔案業務指導是檔案工作的基礎性工作，檔案業務指導人員雖然與時俱進加強學習，但面對檔案信息化建設的滾滾浪潮，檔案業務指導工作仍然被沖進了尷尬境地。

在傳統檔案管理環境下，檔案業務指導人員是以“師者”的身份，指導基層檔案室的檔案人員建檔和整理歸檔文件的。那時，檔案業務指導人員常抱怨基層檔案人員業務素質不高，不能獨立完成每年的歸檔文件整理工作任務，而只好越俎代庖，以上門服務代替業務指導，使檔案業務指導變了味，由授之以“漁”，變成了授之以“魚”。然而，數字時代的到來，時過境遷了，檔案業務指導人員的地位也在變化，他們既沒有了“漁”，也沒有了“魚”。他們“師者”身份的地位也悄悄地發生了動搖。許多信息化建設快的單位已經進入辦公自動化或無紙化辦公階段，其電子文件歸檔整理已經進入實質性實踐操作階段。而檔案行政管理部門，尤其是地市級以下的業務指導部門，有相當一部分還沒有配備計算機，檔案業務指導人員大部分對現代信息技術、計算機知識、電子文件，檔案的性能和存儲等知之不多，特別是對電子文件的歸檔整理實際操作知識知之甚少，基本沒有接觸過實際操作。面對單位檔案室檔案人員關于電子文件管理軟件及其歸檔整理中出現問題的提問，檔案業務指導人員不是一頭霧水，就是無言以對。檔案業務指導人員的“師者”地位岌岌可危，或者說已經顛倒，甚至反過來向檔案室的檔案人員學習。

檔案業務指導人員不僅有地位上的尷尬，而且業務指導上也同樣遭遇尷尬。

一是沒有能力對基層檔案室進行業務指導。檔案業務指導人員對電子文件的歸檔整理不甚了解，實際操作又沒有接觸過，如何指導?指導什么?二是電子文件，檔案管理軟件的選擇。經過激烈的市場競爭，現在剩下以“世紀科怡”、“清華紫光”、“珠海泰坦”等為主的電子文件／檔案管理軟件。檔案業務指導人員從中難以選擇，不能強行推薦，因為這牽涉到基層單位的許多問題：是購買“單機版”的還是購買“網絡版”的、能否與單位的辦公自動化軟件相兼容、是否適應單位辦公自動化文件處理程序等，如果不能兼容和適應，就無法對其辦公自動化環境下產生的電子文件進行歸檔管理。各單位使用的管理軟件五花八門，將來電子文件接收進館就非常麻煩，因為如果與檔案館使用的電子檔案管理軟件不一樣，如何解決兼容問題?如何解決轉錄中的電子文件原始性、完整性的問題?這使檔案業務指導陷入了兩難境地。三是電子文件歸檔整理的標準問題。檔案業務指導人員可以按照《電子文件歸檔與管理規范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等進行指導，可僅有這些標準是不夠的，因為還有許多標準并未出臺，如《電子文件元數據標準》，等等。對于沒有出臺標準的情況下如何指導?在指導無據的情況下，可能就不得不放任自流，然而放任自流后，以后有了標準怎么辦?由于計算機技術更新速度非常快，每次技術設備的更新，都會對原標準產生相應的影響，因此，必須不斷適時修訂標準。這給檔案業務指導帶來了難題，沒有標準不好指導，有了標準同樣不好指導。如果這些標準能堅持20年不修訂，尚且還可以執行，如果是3至5年一修訂，那么將使檔案業務指導人員無所適從。因為新標準出臺后，對按照原標準指導的電子文件怎么辦?是適應新標準重新規范，還是原來的原標準，新的新標準?如果是后者，那么等于沒有標準，如果是前者，那么，將使原有的電子檔案管理陷入不斷的整理規范之中，工作量越來越大。

面對數字時代，檔案信息化飛速發展的今天，檔案業務指導人員的尷尬，僅僅靠加強學習是不夠的，它給我們提出了新問題：檔案業務指導到底如何進行?檔案業務指導將何去何從?