基層檔案管理宜“卷”不宜“件”

歸檔文件由“卷”改為“件”后，解決了基層“立卷難”的問題，在實際工作中取得了一定的成效，受到了基層檔案工作者的歡迎。但我們在日常工作的檢查中發現，隨著時間的推移和以“件”為保管單位檔案進館時限的臨近，一些以“件”為保管單位的縣直單位及鄉鎮，歸檔文件有散缺與錯位的現象。

近年，在對縣、鄉兩級檔案室檔案與文件保管情況的一次調查結果中顯示，有39.2％的單位案卷及歸檔文件排列規范、整齊，無文件散缺與錯位現象；24.4％的單位歸檔文件有散缺；26.2％的單位歸檔文件有錯位，10.2％的單位未接受檢查。調查結果顯示，在有歸檔文件散缺與錯位現象的單位中，都是采用了以“件”為保管方式，而采用以“卷”為保管方式的沒有此種現象。從發生歸檔檔案文件有散缺的單位看，雖然每份散缺歸檔文件的數量很少，而且經過查找，多數都能夠找回來，相當一部分歸檔文件有散缺是由歸檔文件借出歸還時錯位造成的。但如此多的單位出現這種情況，還是引起了我們的重視。

是什么原因造成這么多的單位出現歸檔文件散缺與錯位現象?對此，我們進行了認真的調查分析，認為造成歸檔文件散缺與錯位現象的原因有：一是縣直單位與鄉級檔案室專職的檔案管理人員很少，多數沒有受過檔案專業知識與相關檔案管理業務的培訓，對檔案管理工作的相關業務規范與要求知之甚少，對檔案文件散缺與錯位現象后果的嚴重性認識不足，缺乏足夠的責任意識與風險意識。二是部分縣直單位與鄉級檔案室的檔案管理人員，對以“件”為保管單位的整理方法依然不熟悉，卷內文件排列無序。三是縣直單位與鄉級檔案室的檔案管理人員多數是兼職，工作頭緒多。在歸檔文件外借時，嫌麻煩，沒有認真填寫借閱登記，事后如果借用者沒有及時歸還，時間一長就容易忘記。四是歸檔文件外借后，沒有及時進行催還。五是在歸檔文件外借歸還時，檔案工作人員手頭事情多，沒有按照歸檔號放回原位，事后又沒有及時歸位，時間一長，就出現了上述問題。六是借閱者對借用“卷”與借用“件”的重視程度不同。長期以來，大多數人都具有一種思維定勢，即僅僅視“卷”為檔案，而視歸檔文件為“文件”，與一般意義上的文件同等對待，沒有意識到其具有歸檔價值的重要意義。因而，一些借閱者視歸檔文件與未歸檔的文件一樣，借閱后不及時歸還，造成歸檔文件的缺失。七是以“件”為單位的歸檔文件整理方法是為了適應計算機管理檔案的需要而產生的。但據對我縣調查，有72.3％的單位沒有實現辦公數字化(其中包括縣檔案館)，有12.9％的單位沒有回答此問題。只有14.8％的單位實現了辦公數字化。以“件”管理的條件在基層還遠不具備。實際上，借閱檔案大都仍然是傳統的手工借閱，以“件”管理明顯比以“卷”管理難度大。

我們認為，文件歸檔以“件”管理條件不成熟，還不完全適合全部縣、鄉兩級，尤其是不適合經濟欠發達地區。從檔案管理的基本原則出發，為確保檔案的完整性，縣級檔案行政管理部門在一時無法或無力改變基層檔案管理人員兼職多、專業化程度低和辦公自動化條件差的現狀時，應該對本行政區內文件歸檔方面做出相應的調整。如果這種情況得不到改變，將會給日后館藏檔案的完整性造成很大的麻煩。

針對縣、鄉兩級檔案管理的現狀我們認為：

1 基層檔案管理宜“卷”不宜“件”

縣直及鄉鎮等基層單位文件歸檔不宜采用以“件”管理的方式，還是應以“卷”管理為妥。但并不是要恢復原來的立卷方法，而是在現有的歸檔文件整理方法的基礎上，改“件”裝為“卷”裝，就是以“盒”為單位裝訂成“卷”。這樣做使歸檔文件在歸檔后不易出現散缺與錯位現象，以確保歸檔文件的完整性。至于基層“立卷難”的問題，可以通過加強基層檔案管理人員的培訓力度，增強對基層檔案管理工作和立卷工作的指導，增加對檔案管理經費的投入，提高檔案管理人員工作責任心和積極性等途徑解決。

2 基層文件歸檔時應采取多套制

在縣直單位及鄉鎮等基層實行以“件”管理的單位，如果不采用以“卷”為單位的管理方式，建議在文件歸檔時采取“多套歸檔制”。即在每年文件歸檔完畢后，直接將一套完整的檔案移交縣檔案館，以確保檔案的完整性與可控性。

3 縣直單位及鄉鎮等基層檔案室向縣檔案館移交檔案的時間縮至兩年

在不能實行上述兩種方法與在一行政區域全面實行上述兩種方法的過渡期內，可將縣直單位及鄉鎮等基層檔案室向縣檔案館移交檔案的時間縮至兩年，這樣可減少歸檔文件檔案的散缺與錯位。