檔案信息化條件下取消分類組卷的探索

檔案分類、組卷一直是檔案整理工作中的難點，牽制了檔案員很大的精力，特別是檔案人員流動性大，往往還沒弄懂檔案的分類、組卷，又被調走，新人又得重新學習，造成檔案分類的混亂，達不到整理工作的初衷。再者有些單位小，產生的文件少，而他們查找檔案時也只利用二套檔案，對檔案的分類、組卷只是為了完成任務，沒有任何實際意義，如果強求他們按分類規則進行分類，反而顯得有點教條。

隨著計算機技術的發展，不少單位開展了檔案信息化建設，這也為檔案的分類、組卷變革提供了客觀條件。本文就從檔案信息化條件下取消對檔案的分類、組卷問題，談一點粗淺的認識。

1 檔案信息化的概念

所謂檔案信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。實現檔案信息化就意味著，利用檔案不用再親自到檔案館來查閱卷宗，而是可以通過網絡查閱利用開放檔案，不受時間、地域和文件數量的限制，可以在任何時間、任何地點瀏覽檔案全文。

2 傳統檔案分類的概念、目的、意義

傳統的檔案分類，就是把立檔單位形成的檔案，按其來源、時間、內容和形式的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的過程。它包括選擇分類方法、制訂分類方案、類分檔案材料和案卷排列等內容。

檔案分類的目的，是將歸檔文件按一定方式排列，便于檔案的查找和利用。檔案分類的意義在于，一個全宗內大量的文件，如不進行分類，不免是一堆雜亂無章的材料，對于查找和使用檔案很不方便。

3 信息化條件下檔案分類失去應有的意義

檔案分類，目前多采用問題分類法，相同問題的檔案集中排列在一起，便于查找和提檔。檔案信息化條件下，使用計算機檢索，特別是全文檢索功能的實現，不用再頻繁地利用檔案原件，查找檔案，只用從計算機上檢索、打印即可，保管檔案原件只是為了保存立檔單位的“原始記憶”，傳統的檔案分類、組卷工作將失去意義。

4 取消分類組卷符合歸檔文件整理的原則要求

國家對新時期歸檔文件整理工作的要求是：強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用。由于檔案問題分類法的主觀性太強，標準不容易掌握，常常出現同一個問題的文件被歸入不同類別的現象，當出現交叉問題時更是無所適從，特別是新檔案員，更不知從何處下手，因而造成檔案分類難，分類后雜亂、手工檢索難，既浪費了人力、精力，效果也不大顯著。不進行分類可以讓檔案工作人員從繁雜的整理事務中解脫出來，把更多的精力放到收集、深化檢索、開發利用、編研等工作上來。

5 取消分類組卷有利于電子文件的自動歸檔

隨著信息化的深入開展，很多單位都上了辦公自動化系統和檔案管理軟件，也產生了很多的電子文件，一方面由于軟件設計不統一，兩個系統無法實現無縫連接，另一方面由于分類標準難以把握，使得電子文件很難實現較完美的自動歸檔，常常造成自動歸檔、組卷后的人力重復勞動。如果取消了檔案分類、組卷，則電子文件自動歸檔的標準簡化了許多，只用在歸檔前設定文件的保管期限，即可完成自動歸檔，并生成該保管期限內文件的順序號(件號)，減少了檔案工作人員大量的重復勞動。

6 取消分類、組卷后對歸檔文件整理的探索

取消分類、組卷后，對于歸檔的文書、科技文件，每年按保管期限分開后，在每個保管期限內小流水編制件號，檔案統一存放，不再按分類號順序排列，有條件的單位可把永久檔案單庫存放，便于緊急情況時對重要檔案的搶救；也可以把不同保管期限檔案放在一個庫房里，不同的保管期限相對分開排架，便于日后檔案的鑒定銷毀工作。

檔號的編制采用保管期限、年度、件號三項組合編號法，即：保管期限代碼——年度——件號。檔號章統一為一個式樣，如下：

檔號編制方法示例：1——2009——50，表示永久檔案2009年度第50份文件。

由于受傳統檔案分類觀念的影響，檔案分類與否問題一直是檔案界探討的問題。檔案信息化的發展、國外取消分類的成功經驗，以及基層檔案工作實際情況，使得取消檔案分類組卷無疑是歸檔文件整理方法的一種趨勢和方向。