人事檔案信息數字化保存面臨的問題與對策

人事檔案信息準確、完整地記載了一個人的經歷，是人才信息的重要載體，是全面、歷史地考察和了解一個人的依據，是組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。信息技術的發展與廣泛應用給人事檔案信息數字化保存工作帶來了新的契機的同時，也給人事檔案信息數字化保存的技術要求和能力提出諸多挑戰。

1 人事檔案信息數字化保存面臨的主要問題

1.1 人事檔案信息數字化載體的使用壽命

人事檔案信息的數字化以0和1的二進制方式存儲在特定的載體(如U盤、光盤等)上，人事檔案信息數字化的使用壽命取決于載體的壽命。隨著信息技術的飛速發展，載體的更新換代加快，其使用和保存的不穩定性加大。作為信息載體的磁性物質或光盤與傳統紙張相比，它的保存條件更為苛刻，受溫濕度、灰塵、外來磁場、機械振動、光線、有害氣體等諸因素的影響，易造成磁盤或光盤的信息丟失。

1.2 數字化檔案所依賴的計算機軟件技術的更新

與載體問題相比較而言，數字化信息的讀出、檢索等技術問題更為重要。因為我們必須依賴相配套的設備、操作系統和應用軟件對數字化信息進行轉換，轉換成為常用的信息。隨著技術革新，計算機升級換代，儲存在磁性物質或光盤上的信息就可能無法讀出，新舊軟件也面臨無法轉換，人事檔案信息數字化保存面臨著嚴峻的挑戰。

1.3 數字化檔案真實性的維護

人事檔案信息數字化具有易更改性，容易被修改、拷貝、移動、粘貼和重新編輯等，且不留痕跡，造成數字化檔案的真實性難以確認。同時，數字化檔案在存儲、傳遞等過程中容易造成數據的丟失。這些都對維護數字化檔案的真實性造成了很大的困難。

1.4 數字化檔案存取的安全性

由于計算機網絡系統受外界和網絡本身影響較大，容易被惡意攻擊和感染病毒。同時，保存載體也易受到病毒感染。人事檔案信息數字化保存的安全問題面臨前所未有的挑戰。

2 人事檔案信息數字化保存面臨問題的對策

2.1 合理選擇人事檔案信息數字化載體，且與傳統的人事檔案管理相結合。人事檔案管理部門在管理過程中，在選擇數字化載體時首先要考慮的是其數據的不可更改性、安全性和技術壽命問題，而不是速度與便捷。注意信息載體的安全保存，并不斷利用新技術使載體適應計算機技術的升級換代。

同時，人事檔案的保存要實行數字化保存與傳統保存方式相結合的辦法，即檔案中非保密信息實行數字化保存，保密信息則用傳統方式進行保存。這樣既能提高檔案利用率，又能保證信息的安全。

2.2 高標準選擇人事檔案信息數字化的保存載體技術要過硬。就技術而言，應具備以下要求：

2.2.1 轉移的安全性。當人事檔案信息數字化后被從一個技術環境轉移到一種新環境，從一種存儲介質轉移到另外一種介質時，要保證其原始信息的真實、完整性，避免因軟硬件磨損而造成的安全隱患。

2.2.2 更新的安全性。當技術要求更新換代時，能保證數字化后的信息安全地從原來的存儲介質轉移到新的存儲介質上，避免因存儲介質的變化而造成信息丟失或變異。

2.2.3 仿真的安全性。在人事檔案信息數字化保存或拷貝時，要有過硬的軟、硬件，不能被模仿，做到仿真安全。

2.2.4 輸入板的技術安全性。輸入板技術是為了克服轉移技術存在的轉移時機不易把握、無法保存復雜數字化信息的不足而開發的新技術。其克服了轉移過程中的不足，但并不是轉移的替代，適用于文獻和數據庫的長期保存。

2.2.5 轉換技術的安全性。轉換不僅指格式的轉換，還包括程序、字符、操作系統的轉換，等等。其目的是在紙張、膠片和磁性材料等介質的混合環境中，實現不同介質之間信息的安全性保存。但該技術也有不足之處，如成本高，轉換時有可能使數字化信息在結構、內容等方面出現丟失，導致用戶對數字化信息的真實性產生質疑。

2.2.6 典藏技術的安全性。典藏指對過時的計算機軟硬件和相關設備的收集，利用它來讀取已經過時的技術設備存儲的信息。其弱點是成本高，需要耗費的經濟資源較多。