如何推進企業電子檔案管理

電子信息技術幾乎已經滲透到了企業管理的方方面面，成規模的所有企業都具有自己的信息化管理平臺，并隨著信息技術的迅速發展，不斷升級、更新換代。企業檔案管理作為其中的一個功能模塊，在形成、傳遞、存儲和利用等自身運動規律上發生了本質的變化。人們要積極應對信息化，探索和建立基于信息化的檔案管理新理念、新模式和新方法。

1 企業檔案管理信息化的軟環境

隨著互聯網技術和應用的快速發展，企業信息化應用模式早已脫離了個別業務系統孤立應用的階段，步入了企業戰略協同系統應用階段，其中ERP(Enterprise Resource Planning，即企業資源計劃)最具代表性。ERP系統以經營資源最佳化為出發點，全面整合企業的供銷存、財務、計劃、質量、制造等核心業務，并最大限度提升企業各項經營資源的應用效率。實現統一的網絡平臺管理，進行系統協同整合，核心的內容就是要進行應用系統及數據集成，建立可以共享的統一數據管理結構。建立一致的數據規格標準和建立統一的數據管理、應用規則，是實現應用系統和數據集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環境配套的電子檔案的統一管理、共享利用的機制、模式，網絡環境下的檔案館如何構建和運作，都是需要深入探討的問題。

2 電子檔案管理的特點

信息化條件為檔案管理充分發揮作用提供了方便快捷的平臺，使用者在自己的電腦終端上，可以直接進行檔案信息檢索，迅速地查閱相關檔案的借閱記錄、保密等級，并可以完成在線借閱、網上瀏覽。檔案管理工作者可以將檔案進行更便捷的分類和數據管理，如國家電網公司將檔案模塊劃分為文書檔案、會計檔案、科技檔案、音像檔案等若干個模塊，每個檔案模塊按不同的檢索順序進行排列，并根據管理需要劃分不同的管理權限，使檔案信息按閱覽權限公開，提高檔案資源的利用效率，為領導決策提供更及時準確的依據。通過信息化檔案管理，節省大量的人力、物力、財力，符合國家當前的“三節約”政策。

3 電子檔案管理需要注意的幾個問題

人們把以數字化方式記錄的文件，統稱為電子文件。電子文件在性質、形式上與紙質文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉變成數字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據力和法律效力問題，包含了對數字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數字化信息與載體的依附關系問題，數字化信息依賴于元數據、數據格式、軟件系統和硬件系統才能夠被處理、存儲和顯現。電子文件的復雜性、變化性、多樣性是紙張載體所沒有的。

4 解決困繞當前檔案管理信息化問題的途徑

目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用問題的途徑主要有如下幾種方法：一是通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》中規定的管理方式，即盡可能選擇比較通用的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。包括我國在內的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數字化信息在社會交往和經濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件，使電子文件具有了與紙質文件同等的證據作用。三是提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。四是分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息的存在形式，不會出現因數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標志規范的方法，等等。

作為檔案管理人員，在當前情況下，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應汲取信息化和紙質檔案兩種管理模式的優點。隨著科技信息的發展，電子檔案也會越來越發揮出重要的作用。