用Word轉換“套打”文本目錄

在早期的檔案案卷目錄與文件目錄中，有相當一部分是用字處理軟件Word或WPS，采用“套打”的方式直接打印在印刷好的案卷目錄或文件目錄上。如今在建立機讀檔案案卷目錄數據庫與文件目錄數據庫時，往往要將這些目錄重新輸入數據庫，費工、費時、費力。這里向大家介紹一種利用字處理軟件Word 2003自帶的“轉換工具”，將文本轉換成可導入數據庫的目錄數據方法。

第一步：將“套打”的目錄文件中的文本文件在“Word 2003”中，按“條”分段。每一條目錄的每一個著錄項間用“，”號分開(注意必須用半角“，”號)。著錄項內沒有內容的同樣要用“，”號分開。將目錄文本文件排成下列格式：

順序號，文號，責任者，題名，日期，頁號，卷號

第二步：將排好的文本文件全部抹黑“選中”。

第三步：在Word 2003中的[表格]菜單下，選擇[轉換]命令級下的[文本轉換成表格]命令。

第四步：在“文本轉換成表格”對話框的“自動調整”操作下，選擇“根據內容調整表格”項。然后選擇“確定”按鈕。

第五步：將上表“全選”后“復制”，直接“粘貼”到“Excel 2003”中，就能生成可直接導入數據庫的目錄數據。

使用這種方法可以將已有文本目錄方便地轉換成可導入數據庫的數據，也可以用這種方法多人同時用多臺計算機進行文本錄入，而后再經統一轉換后導入相應的數據庫。對于非“套打”的Word格式的目錄文件，可直接采用第五步的方法，轉換成可導入數據庫的數據。