“普光氣田”文件歸檔的前端控制

“普光氣田建設項目”是我國“十一五”期間重大能源建設項目——“川氣東送”工程的主要組成部分。2005年中國石化集團公司把普光氣田開發建設的任務交給中原油田。針對建設規模大、建設周期長、工程種類多、參建隊伍多的特點，中原油田檔案管理處在對該項目文件歸檔控制的過程中積極探索，大膽實踐，通過與普光分公司工程管理部、各工程項目管理部、計劃財務部等部門的密切配合，實行了“四位一體”項目文件歸檔前端控制體制，即：單項、單位工程歸檔控制，項目竣工文件歸檔內容控制，項目竣工文件歸檔質量控制，有力地促進了項目文件歸檔工作的規范化管理。

1 對單項、單位工程歸檔的控制

單項、單位工程歸檔控制是指普光氣田建設項目所有單位、單項工程項目都必須納入歸檔監督控制范圍。主要控制措施是建立三條信息渠道：一是通過工程招標辦公室招投標統計臺賬，掌握工程劃分及施工承包情況；二是通過各工程項目管理部掌握工程進展情況；三是通過工程主管部門，及時參加工程中交工或者竣工驗收，掌握工程竣工驗收信息，確定項目竣工文件歸檔時限，及時介入竣工文件歸檔管理工作。

2 對項目竣工文件歸檔內容的控制

依據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》附表A、《建設工程文件歸檔整理規范》附表A及監理規范規定的項目文件歸檔范圍，加強對項目各個階段歸檔內容的控制。主要措施有：

2，1通過招投標文件進行控制

工程招標辦公室依據普光分公司檔案管理辦法，在編制工程招標文件時，設置竣工文件歸檔約束條款，并按工程合同金額的3％作為保證金。投標單位在編制標書時，必須設置滿足甲方項目竣工文件歸檔要求的相應條款，是實現中標工程項目的必要條件。在地面工程建設、工程技術服務招標文件中把履行項目文件歸檔作為參與工程投標的必備條件。在招標文件中規定，500萬元以上的項目，預留合同價款的0.5％；不足500萬元的工程項目，預留合同價款的1％作為項目文件歸檔保證金。

2，2通過施工合同進行控制

工程主管部門會同法律合同部門在編制工程承包合同時，設置工程竣工文件歸檔約束條款，承包單位只有在承諾工程竣工文件歸檔條款，滿足甲方對項目文件歸檔要求前提下，才能簽訂工程承包合同。

2，3通過施工前期審核進行控制

建設單位、檔案部門通過工程質量、基礎工作檢查、參加工程中交、竣工驗收等措施，監督施工單位竣工文件形成、積累、保管工作。檔案部門參加工程中交、竣工驗收是工程驗收的重要內容。質量監督、監理單位根據國家、行業有關規定，履行竣工文件真實性、完整性、系統性，確保審核驗收責任。

2，4通過施工終端審核進行控制

根據普光氣田檔案管理辦法及工程財務結算付款規定：一是工程項目財務進入決算階段，施工承包單位必須持加蓋有檔案部門歸檔驗收專用章的《竣工文件移交目錄》，財務部門才準予辦理工程決算終期付款；二是施工承包單位辦理工程尾款及支付質量保證金時，應持有檔案部門簽字的《中原油田普光分公司工程項目決算審批表》。

3 對項目竣工文件歸檔質量的控制

對項目竣工文件歸檔質量控制，主要措施有：

一是編制了《交工技術文件、監理文件審查鑒定表》，明確了業主、監理、質檢、檔案部門在交工技術文件質量審查工作中的職責。除加強交工技術文件移交歸檔前的審查以外，要求業主、監理、質檢部門在《交工技術文件、監理文件審查鑒定表》上履行簽字手續，強化竣工文件審核部門責任意識。

二是做好竣工文件編制整理人員的業務培訓和指導，針對普光氣田建設項目進入不同時期，及時舉辦建設項目竣工文件編制整理培訓班，提高各參建單位檔案意識和竣工文件編制整理水平。

三是在《普光分公司建設工程款決算審批表》上，設置了檔案部門簽字欄目。也就是各類工程建設、工程技術服務項目的財務支付受控于檔案部門，嚴把審核關，確保竣工文件歸檔質量。

四是規定檔案人員必須參加工程項目竣工驗收活動，并與其他驗收人員同時參加工程實體驗收和工程檔案預驗收，及時指導承包單位人員整理竣工資料。