兩例民營經(jīng)濟組織建檔案研究

1 民營經(jīng)濟組織建檔案例

1，1案例一：“濮陽縣耐火材料廠”，始建于1988年，2002年發(fā)展成為“濮陽濮耐高溫材料(集團)股份有限公司”(以下簡稱“濮耐”)。2008年“濮耐股份”在深圳證券交易所成功上市，是河南省五十家高成長型高新技術(shù)企業(yè)之一，國內(nèi)最大鋼鐵行業(yè)用耐火材料制品供應(yīng)商。早在其建廠初期，筆者就和縣檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員深入“濮耐”幫助其建檔。本想能夠受到歡迎，但當(dāng)我們說明來歷后，卻遭到廠領(lǐng)導(dǎo)的婉言謝絕。以后幾年間，我們又多次前往聯(lián)系，部被托詞謝絕。后來我們得知，他們之所以拒絕檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，原因有二：一是誤認(rèn)為我們是想通過文件整理而查他們的賬或查其他問題；二是“濮耐”的耐高溫材料添加劑是他們的專利，他們唯恐技術(shù)泄密。對此，我們雖然進行了反復(fù)解釋，但始終未能消除其疑慮。于是，我們通過當(dāng)時的城關(guān)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)做了大量解釋工作，廠方才允許我們幫助建立了文書檔案工作，但科技和會計檔案仍不讓整理。

2006年，“濮耐”開始為企業(yè)上市做準(zhǔn)備工作，根據(jù)上市公司標(biāo)準(zhǔn)，檔案必須達到規(guī)范化管理水平。迫于上市要求，“濮耐”的決策者才開始重視檔案工作。時值濮陽市、縣檔案局聯(lián)合舉辦“檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班”，“濮耐”一次派8名人員到“培訓(xùn)班”參加學(xué)習(xí)，并將檔案工作從集團公司辦公室分離出來，建立了直屬于集團公司的“檔案工作管理辦公室”，設(shè)立了“集團綜合檔案室”，配備了集團公司和分公司的專、兼職檔案員，購置了必要的檔案設(shè)備，整理了各類檔案，制定了各項檔案工作制度，健全了較規(guī)范的檔案工作。

1，2案例二：“濮陽力諾公司”，屬于“力諾集團”投資控股企業(yè)的二級集團分公司。“力諾集團”是世界最大的高硼硅生產(chǎn)基地，中國500家最大工業(yè)企業(yè)之一。由于“力諾”的管理模式是把整個企業(yè)分為集團公司和產(chǎn)業(yè)公司兩部分，集團公司對產(chǎn)業(yè)公司實行“績效目標(biāo)責(zé)任制”管理。在績效目標(biāo)考核時，集團公司不是單憑產(chǎn)業(yè)公司的匯報材料來評價產(chǎn)業(yè)公司的工作情況和業(yè)績，而是要查看產(chǎn)業(yè)公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中的原始記錄(檔案)，這樣就迫使產(chǎn)業(yè)公司不得不把各種檔案整理和保存好。正像他們的老總說的那樣：“作為一個入圍全國制造業(yè)500強，擁有2個國家級高新技術(shù)企業(yè)、11個省級高新技術(shù)企業(yè)、3個省級技術(shù)中心、2個省級企業(yè)研究院的大型民營企業(yè)，不依靠真實記錄企業(yè)發(fā)展的原始記錄一一檔案的真實信息來管理企業(yè)，那就亂套了。”于是，他們在考核績效目標(biāo)的同時，也考核了產(chǎn)業(yè)公司的檔案工作。利用檔案信息為依據(jù)管理企業(yè)，是“力諾”工業(yè)的一大特點。集團公司為了確保檔案信息質(zhì)量，借助檔案行政管理部門對產(chǎn)業(yè)公司的檔案工作進行認(rèn)證，要求產(chǎn)業(yè)公司在規(guī)定的時限內(nèi)，檔案工作必須達到省(部)級及以上管理水平。筆者就是在“濮陽力諾公司”申報省(部)級先進檔案室的檔案規(guī)范化建設(shè)中，被特邀進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的。在此期間，受到了熱情款待。這在筆者40多年的檔案生涯中，還是第一次受到這樣高標(biāo)準(zhǔn)的待遇。

2 思考

2，1“濮耐”建檔靠社會大環(huán)境的推動，是整個社會檔案意識提高的結(jié)果。“濮耐”從建廠初期拒絕檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，到迫于上市壓力主動健全規(guī)范的檔案工作，體現(xiàn)企業(yè)檔案工作直接受社會整體檔案意識的制約。由于社會整體檔案意識提高，企業(yè)上市設(shè)立了對檔案信息管理的規(guī)范化要求，在外界環(huán)境推動下，企業(yè)檔案工作上去了，但并不意味著企業(yè)檔案意識也提高了。很顯然，是由于社會整體檔案意識的提高，把檔案工作納入各系統(tǒng)工作的相關(guān)考核體系中，才促進了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2，2“力諾”檔案工作的動力源于企業(yè)決策者深刻的經(jīng)營認(rèn)識，企業(yè)管理的大環(huán)境也給檔案工作創(chuàng)造了有利的發(fā)展空間。但目前單靠檔案行政管理部門管理檔案工作，確實是力不從心。如果把檔案事業(yè)管理由部門行為轉(zhuǎn)變?yōu)檎袨楹托袠I(yè)行為，把檔案工作納入行業(yè)管理體系和各項工作指標(biāo)體系，做到檔案工作與其他工作同步進行，建立起檔案工作由“行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與檔案部門指導(dǎo)相結(jié)合”的管理機制，檔案事業(yè)就有了順利發(fā)展的制度保證。

2，3“濮耐”建檔工作的實踐證明了我國現(xiàn)有的檔案管理體制和模式，還不能完全適應(yīng)于民營經(jīng)濟組織的發(fā)展。筆者認(rèn)為，對于民營經(jīng)濟組織檔案管理，在借鑒國有企業(yè)集中統(tǒng)一管理原則的同時，也應(yīng)該參考其他多種管理的方式方法。如企業(yè)的核心技術(shù)檔案，不必都集中到綜合檔案室保存，也可以由企業(yè)所有者親自管理，或用企業(yè)所有者認(rèn)為更為保險的方式管理，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的形式也可以“因企而異”地實行多樣化指導(dǎo)。