用Excel函數(shù)功能遷移歷史數(shù)據(jù)

隨著檔案管理現(xiàn)代化水平的提高，管理軟件也不斷升級，新老管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)往往存在差異。如中原油田管理軟件已由dbase、Fox、VF下的“單機(jī)版”升級到“網(wǎng)絡(luò)版”，再到現(xiàn)在的PDEAMS8.0“數(shù)字檔案館系統(tǒng)”，數(shù)據(jù)內(nèi)容幾經(jīng)遷移，每次都要修改數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。如果利用已有的文件數(shù)據(jù)生成一些字段內(nèi)容，就會減少大部分工作量，同時也能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。此外，多年來使用Excel、Word、Wps等辦公軟件也積累了大量數(shù)據(jù)。怎樣充分地利用這些寶貴資源，工作中我們利用Excel的函數(shù)功能摸索出了一些小技巧，與大家分享。下面介紹在Excel中由文件目錄數(shù)據(jù)生成案卷目錄相關(guān)數(shù)據(jù)的方法。

1 整理原文件級數(shù)據(jù)

1，1把原程序的數(shù)據(jù)導(dǎo)成Excel數(shù)據(jù)，表名“文件”。按照新程序數(shù)據(jù)庫要求規(guī)范各字段的名稱，下面按規(guī)定完成相關(guān)字段內(nèi)容的添加。

1，2生成檔號。檔號由“全宗號、分類號、年度、案卷號”組成，在第一條記錄的檔號單元格內(nèi)，輸入“=C2D2E2F2'’點工具欄上“√”(公式輸入完成后都要點“√”，下面不再重復(fù)說明)。復(fù)制檔號列，“選擇性粘貼一數(shù)值一確定”粘貼到原位。“文件”表字段及生成檔號公式見下圖1：

1，3在“頁數(shù)”列后插入一列，在第一條記錄的新生成列單元格內(nèi)輸入“=P2+O”。

1，4復(fù)制新插入的一列，“選擇性粘貼－數(shù)值－確定”粘貼到原“頁數(shù)”列，刪除新列。

1，5同樣方法將“日期”字段數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為數(shù)值型。

1，6按年度、檔號、件號排序。

1，7核對記錄條目數(shù)是否與臺賬相符。

1，8“文件”表整理完成后，進(jìn)行下面的操作。

2 根據(jù)“文件”表數(shù)據(jù)生成“案卷”表數(shù)據(jù)

2，1拆分“件號”。原數(shù)據(jù)“件號”是由“檔號+件號”組成，在“文件”表“件號”后插入列。選“件號”列，點“數(shù)據(jù)一分列”，“固定列寬一下一步”。見下圖2：

2，2在3位與4位之間點擊，點“下一步”。

2，3選“文本”，點擊“完成”，復(fù)制“件號”列和插入列，“選擇性粘貼一數(shù)值一確定”粘貼到“案卷”列，刪除新列。

2，4插入新表，名“案卷”。在“文件”表中篩選“件號”為“01”的記錄，復(fù)制、粘貼到“案卷”表。“案卷”表按“檔號”排序，核對案卷總數(shù)后修改“案卷”表結(jié)構(gòu)。案卷庫結(jié)構(gòu)見下圖3：

2，5在“案卷”表中K2格，鍵入“=M ATCH(B2，文件!$B$1：$B$20000，0)”其中：B2：案卷庫的第一記錄的檔號單元格；文件!$B$1：點中“文件”表“檔號”列的第一個單元格就自動出來了；20000：大于文件庫記錄的數(shù)；0：找首位。

2，6在“案卷”表中L2格，鍵入“=MATCH(B2，文件!$B$1：$B$20000，1)”其中：1指找末位，其余同上。

2，7求“起始日期”：在“案卷”表“起始日期”列M2格，鍵入“=min(INDEX(文件!$m$1：$m$20000，K2)：INDEX(文件!$m$1：$m$20000，L2))”文件!$m$1：點“文件”表中“日期”列第一個單元格。

2，8求“終止日期”：在“案卷”表“終止日期”列N2格，鍵入“=max(INDEX(文件!$m$1：$m$20000，K 2)：INDEX(文件!$m$1：$m$20000，L2))”。

2，9求總頁數(shù)：在“案卷”表“頁數(shù)”列02格，鍵入“=SUM(INDEX(文件!$P$l：$P$20000，K2)：INDEX(文件!$P$1：$P$20000，L2))”文件：$P$1：點“文件”表“頁數(shù)”列的第一單元格。

2，10求總“件數(shù)”：在“案卷”表“件數(shù)”列P2格，鍵入“=L2-K2+1”。

2，11檢查“案卷”表“件數(shù)”列的總和是否與“文件”表記錄一致。

2，12選中“案卷”表復(fù)制所有的列，“選擇性粘貼一數(shù)值一確定”。刪除K列和L列。

3 注意事項

3，1操作前要做好備份。

3，2 dbf格式文件，有備注字段的，不能直接導(dǎo)成Excel文件，可先將，dbf文件轉(zhuǎn)成，mdb文件，再由.mdb文件導(dǎo)成Excel文件后進(jìn)行操作。

3，3如果是Word表格，也要先轉(zhuǎn)換成Excel數(shù)據(jù)，再進(jìn)行操作。