論加強檔案館的公共服務能力建設

摘要:檔案館是集中保管黨和國家重要檔案的基地，是社會各方面利用檔案信息資源的中心。在當今信息化時代，加強公共服務能力建設，提高公共服務能力，為全面建設小康社會和構建社會主義和諧社會服務，這不僅是各級檔案館自身發展的內在需要，也是新時期經濟社會發展的客觀要求。本文首先分析了檔案館公共服務存在的問題，以此對癥下藥，提出了加強檔案館公共服務能力建設的六條建議，希望以此引起大家的注意和重視。

關鍵詞:檔案館 公共服務 公共服務能力

一、目前檔案館公共服務存在的問題

由于歷史的原因，我國檔案館進入社會公共領域的時間比歐洲一些國家整整晚一個世紀。改革開放使檔案走出神秘的庫房面向社會公眾，拉近了檔案與老百姓之間的距離。特別是近幾年來，隨著政府工作透明度的增強，民眾的知情權得到尊重，政府的政務公開被提上日程，檔案館開始朝真正意義上的公共檔案館轉型，以前所未有的姿態迎接公眾，檔案館單一地提供公文檔案查閱的模式正在悄悄地向提供多元檔案信息轉變，檔案館的公共服務能力也比以前有了明顯的提高，取得了一定成績。然而，取得成績并不意味著可以忽視存在的問題。目前我國還有不少檔案館存在公共服務能力不強的問題，概括起來，主要表現在以下幾個方面:

(一)公共服務意識淡薄

長期以來，由于受封閉思想的影響，許多檔案館一直把為黨政職能服務作為自身服務的主要方向，服務的對象主要是政府機關及各種學術研究機構，傳統的“機關衙門”作風和“機要重地”的思想意識尚未根本消除。這一定位使檔案館整體活動難以產生相應的旨在服務廣大群眾的內在驅動力。因此，公共服務意識淡薄，缺乏公共性的現代服務理念，即缺乏以人為本，以貼近公眾、服務公眾為根本宗旨的理念，這是目前許多檔案館存在的通病。

(二)館藏結構單一

檔案館公共服務能力的提高，必須要以數量龐大、內容豐富、結構合理的檔案資源作為支撐。而目前許多綜合性檔案館普遍地存在著館藏結構單一、含金量低的現象，館庫內大量充塞的是反映公務性活動的文書檔案，缺少同民眾日常生活密切相關的專門檔案、私人檔案。更令人擔憂的是，許多檔案館近幾年雖然加快了檔案接收進度，但是，在館藏檔案總量不斷增長的同時，檔案的信息量、含金量卻沒有隨之同步增長。與此形成鮮明對比的是，近幾年來，隨著人民生活水平的不斷提高，法制化、民主化進程的加快，社會對檔案的利用需求在不斷增長。檔案館從前幾年主要為黨政機關、學術研究、編史修志服務，逐漸向為廣大人民群眾服務轉變;查閱檔案的內容也從以前的以歷史檔案為主轉變為同民眾切身利益密切相關的檔案為主，如涉及個人的婚姻、土地征用、建房、工齡、學歷的檔案等。因此，檔案館如果不及時調整館藏建設思路，進一步充實館藏，改善館藏結構，那么，面向社會開展行之有效的公共服務就只能是一句空話。

(三)公共服務能力欠缺

檔案部門長期以來公共服務意識淡薄，檔案館在為社會提供利用的手段、途徑上還存在著很大的欠缺，被動服務還是許多檔案館的主要服務方式。雖然近幾年各級檔案館在這方面做了大量的工作，如通過大力開發館藏檔案信息資源，以編研材料、舉辦各種展覽、建立愛國主義教育基地等形式向公眾開放，展示自己的館藏，但總體來說，適應新形勢的公共服務能力還有待加強。

(四)服務效果不佳

由于服務意識不強、服務內容不充實和服務水平不高等原因，檔案館的服務效果是可想而知的，不管是同國外的檔案館相比，還是同國內的圖書館、博物館等文化事業機構相比，我國檔案館的利用率普遍比較低。利用率低下、利用效果不滿意，這反映了檔案館服務效果不理想的現實狀況。

二、加強檔案館公共服務能力建設的對策

(一)轉變觀念，強化公共服務意識

服務意識的轉變與創新是檔案館增強公共服務能力的前提和基礎。檔案館要增強公共服務能力，如果不在觀念上解決問題，就難以在行動上有所作為。檔案館工作人員必須加強社會服務意識，充分認識檔案館是公共文化事業機構，公共服務是檔案館的基本職能，檔案館的建設要充分體現公共服務機構的特征。同時要加強全社會對檔案館公共服務的認知度，利用多種途徑加強宣傳，并開展有效的公共關系活動，將現代檔案館的理念、檔案館提供的服務以及檔案館正在發生的巨大變化告訴社會、告訴公眾，積極實踐，讓社會了解檔案，讓檔案走進社會，使社會公眾改變對檔案館的傳統認識，樹立起良好的、新型的檔案館形象，把檔案館建設成為廣大民眾求知、尋史、教育、休閑的必去場所。

(二)充實館藏資源，優化館藏結構

豐富的館藏資源和優質的館藏結構是檔案館提供優質服務的資本。檔案館要改變館藏檔案內容不豐富、結構不合理的現象，就必須加強檔案接收和征集工作，充實館藏資源，優化館藏結構。為此，各級檔案館應結合本地區的歷史、自然風貌、物產、著名的事件和人物、民俗、宗教信仰、名勝古跡、民間藝術、名特優新產品等方面的情況，積極收集相關的檔案與資料。只有這樣，才能使入館的檔案與資料具有濃郁的地方特色，檔案館才有自己獨特的存在價值和獨特的文化品位。

在當今電子政務環境下，根據政務信息公開的需要，在檔案館內建立現行文件閱覽中心，提供現行文件查閱服務，這也是檔案館優化館藏結構、拓展服務內容的又一重要舉措。現行文件閱覽中心是檔案館在收集、集中政府機構現行文件的基礎上，以政務信息公開為基本任務，方便社會各界、特別是普通公民查詢、了解政府在社會事務管理方面現行政策規定的內部機構。為了切實發揮現行文件閱覽中心與閱覽室在公布政務信息中的作用，檔案館應通過各種渠道加強對這一政務信息公開新形式和檔案館服務功能延伸的宣傳，使社會各界對這一新生事物有所了解和認識。

(三)利用手段應多元化

積極主動地從利用者角度來開展多元化的公共服務是提高檔案館公共服務能力的最好體現。其一，充分發揮窗口作用。主要是充分發揮“調閱利用窗口”和“現行文件服務窗口”這兩大服務窗口的示范作用，進一步提高窗口的服務質量。這兩大窗口是檔案館的形象窗口，提高它們的公共服務能力是提高整個檔案館公共服務能力的關鍵。其二，大力開發檔案信息資源。借助檔案館館藏資源優勢，根據不同時期用戶的不同需求，向社會推出編研精品，還可以通過開展主題展覽、學校教育、邀請參觀、信息咨詢等方式吸引廣大民眾到檔案館來。其三，進一步提高檔案開放程度。加快檔案開放步伐，抓緊作好大量未開放但依法可以提前開放的涉及經濟、科技、文化及公眾合法權益的現行檔案的開放工作，把現行檔案開放與政府信息公開有機地結合起來。

(四)簡化查閱手續，降低社會公眾邁進檔案館大門的“門檻”

與一般的圖書資料不同，檔案具有保密性，不同密級的檔案，其利用范圍是不同的。用戶如果想查閱利用某一檔案，需要出具合法的證明和辦理相關的手續后方可進行。筆者認為，繁瑣的查閱手續確實給公眾利用檔案帶來諸多不便。檔案館可以在依據本國國情和本館實際情況的基礎上，積極借鑒國外經驗，合理簡化查閱手續，盡可能減少利用檔案的各種條件限制，降低社會公眾邁進檔案館大門的“門檻”，為公眾利用檔案提供便利。

(五)優化服務環境，為公眾提供一個集工作與休閑于一體的好去處

環境的優劣對于利用者心情的好壞、工作效率的高低有著直接的影響。檔案館在服務環境上進行優化，不僅有利于提高工作效率，而且可以淡化檔案館的神秘色彩，使利用者在利用時感到輕松自在、心情舒暢。為此，檔案館需要優化服務環境，為公眾提供一個集工作與休閑于一體的好去處。

首先，營造一個良好的工作環境。通過提供形式多樣的檢索工具體系，配備各種科學、易用的利用設備，開辟寬敞明亮的閱覽大廳等，滿足利用者的工作需要。利用者到閱覽大廳通過目錄索引、書目卡片等檢索工具方便查找;也可以通過計算機查閱，在電腦上尋找自己所需要的檔案資料。檔案館還為公眾提供縮微復制件，利用者通過閱讀復制機可以直接從縮微膠片上獲取復制件。閱覽大廳設有復印機，供利用者自由使用。

其次，營造一個輕松的休閑環境。根據本館的實際情況，可以開設小書店，供應各種檔案編研出版物、圖書、資料、雜志、報紙等，滿足利用者的精神需求;可以開辟專門的展覽室，定期舉辦豐富多彩、貼近社會生活的專題展覽，擴大檔案館的社會影響，開闊利用者的視野等等，使檔案館實實在在地成為具有很高文化品位的休閑場所。

(六)全面提高檔案館工作人員的自身素質

檔案館公共服務能力建設，很大程度上依賴于檔案館的工作人員來推動和實現。我國檔案事業的發展、公共服務職能的深化對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。開放型、服務型、公關型、復合型的公共服務人才是檔案館人才培養的方向。有了這樣一支高素質的人才隊伍，檔案館才可能實現高水平的管理和優質的公共服務，切實提高自己的公共服務能力。

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作者單位:湖南省邵陽學院