新時期高校二級院系教學(xué)檔案管理工作的幾點思考

摘要:隨著教學(xué)改革和高校管理體制改革的不斷深化，二級院系教學(xué)檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)，本文結(jié)合工作實際，針對新時期二級院系教學(xué)檔案管理工作存在的問題進(jìn)行探討，并提出了改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞:高校二級院系教學(xué)檔案管理

近年來，隨著我國高等教育教學(xué)改革和高校內(nèi)部教育體制改革的不斷深入，多數(shù)高校已經(jīng)開始或正在實施或逐步完善二級院系管理，教學(xué)檔案的管理內(nèi)容也日益復(fù)雜多樣，本文針對新時期二級院系教學(xué)檔案管理工作，結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，進(jìn)行一些交流和探討。

一、高校二級院系教學(xué)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.國家高等教育改革對確保和提高新時期教學(xué)檔案管理提出了新要求

教育部從1999年以來制定了高等院校擴(kuò)大招生的政策，使得招生人數(shù)在10年間由1998年的108萬猛增到2009年的610萬，我國高等教育出現(xiàn)了規(guī)模的大發(fā)展，成為世界上在學(xué)學(xué)生規(guī)模最大的國家，這被外國媒體描述為“中國高等教育的一次大躍進(jìn)”。由于師生(尤其是學(xué)生)數(shù)量的迅速增加，必然使得在教學(xué)管理中占有核心主體地位的教學(xué)檔案管理工作業(yè)務(wù)量激增，教學(xué)檔案管理難度也隨之加大，對當(dāng)前二級院系教學(xué)檔案管理工作提出了新要求。

2.高校發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整和教學(xué)改革對當(dāng)前形勢下二級院系檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)

隨著高校優(yōu)化合并和規(guī)模化的發(fā)展，很多大學(xué)形成“一校多區(qū)”的辦學(xué)格局，二級院系跨兩個甚至多個校區(qū)進(jìn)行教學(xué)活動成了常態(tài)，使得教學(xué)檔案管理工作呈現(xiàn)更多的復(fù)雜性、多元化。目前，伴隨全國大部分高校采取學(xué)分制和彈性學(xué)制，學(xué)生的自主選擇空間日益擴(kuò)大，更大程度地發(fā)揮“因材施教”，引導(dǎo)鼓勵學(xué)生跨學(xué)期、跨專業(yè)、跨院系、跨校區(qū)甚至跨學(xué)校進(jìn)行選課，允許學(xué)生提前畢業(yè)、延期畢業(yè)，這也對教學(xué)檔案管理提出了更高的要求，尤其是在時間跨度的延續(xù)性和采用現(xiàn)代管理技術(shù)進(jìn)行教學(xué)檔案管理方面，面臨著更高的要求。

3.高校內(nèi)部管理體制改革增強了二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的迫切性和必要性

隨著高校內(nèi)部管理體制的改革，高校開始推行院系二級管理，二級院系辦學(xué)自主權(quán)、黨政管理權(quán)、財政權(quán)力等進(jìn)一步加大，因此二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理內(nèi)容也隨之發(fā)生了根本性變化，以筆者所在單位廣東藥學(xué)院為例，一些教學(xué)文件的制定、實施等都由各二級院系完成，原本由學(xué)校教務(wù)部門管理的一些教學(xué)文件都下放至院系管理，如教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)進(jìn)程、學(xué)科建設(shè)、課程建設(shè)、學(xué)生學(xué)籍、學(xué)生成績等，因此，二級院系的教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、系統(tǒng)化和專業(yè)化顯得十分必要和迫切。

二、目前高校二級院系教學(xué)檔案管理存在的主要問題

1.二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作起步較晚，處于實踐探索階段，制度不夠健全合理，缺少一套完整的規(guī)章制度來保證。建立與學(xué)校及二級院系整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機構(gòu)是做好高校二級院系檔案管理工作的重要保證。目前，相當(dāng)部分高校的二級院系沒有建立檔案室或資料室，也沒有配備專職或兼職的檔案員，導(dǎo)致教學(xué)檔案沒有專人管理，職責(zé)不明確，教學(xué)檔案的收集及整理存在嚴(yán)重的不及時、不完整及流失現(xiàn)象。

2.重視程度不夠，檔案意識薄弱。二級院系是從事教學(xué)活動的一線教學(xué)單位，承擔(dān)著艱巨的教學(xué)任務(wù)，特別是在我國教育行政管理部門對各高校實行五年一周期的教學(xué)評估背景下，從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到教職員工更是始終把教學(xué)工作放在首位，忙于具體的教學(xué)事務(wù)，對教學(xué)檔案管理缺乏足夠的重視，僅僅把它視為教學(xué)管理的附屬工作，在評估檢查時，往往臨時突擊，應(yīng)付差事，草率整理。

3.管理手段落后，缺乏創(chuàng)新模式。高校檔案管理目前還是遵循老一套的管理手段，學(xué)校檔案館(室)作為學(xué)校教學(xué)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，對各二級學(xué)院的監(jiān)督指導(dǎo)不到位，不及時。另外，由于大多數(shù)高校采取高度集中的管理體制，各二級學(xué)院在教學(xué)檔案管理方面的主動性和積極性難以得到發(fā)揮，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的力度缺少適當(dāng)?shù)你暯狱c。

三、完善高校二級院系教學(xué)檔案管理的措施

1.充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展教學(xué)檔案管理，以提高工作效率，適應(yīng)改革需求

隨著高校改革的不斷深入，在辦公自動化技術(shù)取得突破性進(jìn)展的背景下，二級院系教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，借助互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)及網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，建立教學(xué)檔案信息平臺，實現(xiàn)校園辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理的無縫連接，檔案管理人員依托網(wǎng)絡(luò)一方面實現(xiàn)對教學(xué)檔案的及時收集、迅速整理、全面存儲、高效利用;另一方面實現(xiàn)與處于業(yè)務(wù)指導(dǎo)核心地位的學(xué)校檔案館(室)密切溝通，完成教學(xué)檔案信息的上傳下達(dá)，使二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作向縱深發(fā)展，形成高效、安全、智能化的網(wǎng)絡(luò)模式。

2.根據(jù)自身實際，逐步建立并完善二級院系教學(xué)檔案管理工作的規(guī)章制度，使檔案管理有規(guī)可循

二級院系作為教學(xué)檔案管理工作的直接施行者，根據(jù)實際情況，結(jié)合學(xué)校檔案館(室)的業(yè)務(wù)要求，充分發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)新精神，制定教學(xué)檔案管理的各項規(guī)章制度，在高校師生對所在二級院系的依賴程度不斷強化的背景下，使檔案管理體現(xiàn)專業(yè)知識、學(xué)科體系的科學(xué)性和權(quán)威性，讓擁有本專業(yè)和學(xué)科知識的教師專家自主制定或完善涉及自己專業(yè)和學(xué)科范圍的教學(xué)檔案的規(guī)章制度，包括材料的收集、整理、立卷、歸檔、檔案的分類、保管、鑒定及利用等方方面面，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實現(xiàn)對教學(xué)檔案工作各個環(huán)節(jié)的有效管理。

3.轉(zhuǎn)變思想，加強宣傳，重視教學(xué)檔案的建設(shè)，增強檔案意識

從二級院系領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理員，都要轉(zhuǎn)變以往“檔案與我無關(guān)”的觀念，提高對教學(xué)檔案工作重要性的認(rèn)識以及自身工作對院系教學(xué)檔案的積累和開發(fā)利用的責(zé)任，利用各種宣傳媒體、內(nèi)部刊物等，宣傳教學(xué)檔案的價值和巨大作用，使廣大教職員工認(rèn)識到教學(xué)檔案存在著巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，通過思想境界的提升和價值觀的調(diào)整，切實提高全體教職工的檔案意識。

4.提高檔案管理人員素質(zhì)，搞好二級院系教學(xué)檔案工作。高校的各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到高校教學(xué)檔案管理工作在高校發(fā)展中所起的承前啟后作用，重視二級院系檔案人才隊伍建設(shè)，有條件的可以安排專職的檔案工作人員，加強對教學(xué)檔案工作人員的定期培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，由學(xué)校檔案館(室)的專職檔案工作人員，結(jié)合具體案卷輔以詳細(xì)講解和操作指導(dǎo)。同時將教學(xué)材料的歸檔工作同教職員工的年度考核、職稱評聘、獎勵評優(yōu)等掛鉤，激發(fā)二級院系專兼職檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感，從而提高二級院系教學(xué)檔案工作水平。

參考文獻(xiàn):

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作者單位:廣東藥學(xué)院