淺析檔案信息資源的開發利用

摘要:檔案信息作為一種重要的資源，對其開發利用不僅是社會發展的要求，也是檔案工作服務社會的必然選擇。本文從檔案信息資源開發利用的含義、檔案信息資源開發利用存在的問題及對策三個方面進行了論述。

關鍵詞:檔案信息 資源開發 利用

檔案信息作為一種資源已成為共識，開發檔案信息資源，服務和諧社會已成為檔案工作的一個中心課題，這是信息時代的要求，也是檔案事業發展的必然結果。

一、檔案信息資源開發利用的含義

1.信息資源

信息資源是經過人類選取、組織、序化的有用信息的集合。信息資源是信息的一部分，是信息世界中與人類需求相關的信息，信息資源是可利用的信息，是當前生產力和研究水平下人類所開發與組織的信息;信息資源是通過人類的參與而獲取的信息，人類的參與在信息資源的形成過程中具有重要作用，特別是人類步入信息時代，科學的進步、社會的繁榮已離不開信息，信息資源的貧富狀況和開發利用程度已成為衡量一個國家或地區文明水平的標準，是檢驗其經濟、文化、科技乃至綜合國力的重要指標。因此，重視與加強信息資源建設已成為人類的共識。

2.檔案信息資源開發利用

檔案信息資源的開發利用就是在檔案工作領域運用現代信息技術采集、處理、傳遞和使用信息資源，提升檔案工作質量的過程。顧名思義，檔案信息資源的開發利用，包括開發和利用兩個方面。開發的任務是生成有用信息，通過信息的生產來確保信息的供給。利用是實現信息的價值，確保信息能夠在各項活動中發揮作用，形成效益。可以說，檔案信息資源開發是基礎，利用是目的，二者互為因果，相輔相成。在信息技術快速發展、檔案信息化程度日益提高的形勢下，檔案信息資源開發利用又呈現出許多新的特點:一是技術含量高，工作程序復雜，信息資源從感知、收集到加工處理和傳輸交換，需要復雜的技術手段;二是信息種類多，工作量浩大，隨著知識的爆炸性增長，海量信息會造成工作量無限地擴大，無論是處理文書檔案數據還是科技、專門檔案數據，都是一項長期、復雜的系統工程。

二、檔案信息資源開發利用存在的主要問題

隨著檔案信息化建設的快速起步和不斷深入，檔案信息資源開發利用逐步得到各級檔案部門的重視。但是，檔案信息資源開發利用相對于信息化基礎設施建設還比較滯后，是檔案信息化建設中相對薄弱的一個環節，在一定程度上造成了“有硬件無軟件、有軟件缺數據、有數據難共享”的現象。總體感到，存在以下四個方面的問題。

1.“重硬輕軟、重建輕用”的思想認識偏差

檔案信息資源開發利用之所以滯后于檔案信息化建設，主要還是思想認識問題。特別是“重硬輕軟”思想比較突出，“重建輕用”問題十分普遍。近些年來，檔案部門自行開發建設的信息系統，硬件檔次越來越高，但相應的應用軟件沒有跟上，使已建硬件設施效能得不到充分發揮，使得檔案信息資源的開發利用沒有依托。

2.信息基礎設施建設發展不夠平衡

檔案信息基礎設施主要包括檔案信息網絡管理系統、數據庫、信息安全防護設備等等。這些方面發展的不平衡，直接導致檔案信息資源開發利用受到了諸多限制。

3.標準體系尚未全面建立

檔案信息資源的開發必須在統一的技術體制和標準下進行，這是實現檔案信息資源利用和共享的基礎。由于檔案信息資源開發利用缺乏相對統一的標準，加上開發方法不統一，檔案信息資源開發利用存在著規范性和惟一性不強、各自為政等問題，沒有很好地依據標準進行數據源建設，使人與人之間、人與機器之間以及機器與機器之間、系統與系統之間不能夠無障礙、不失真地進行溝通和交換信息，檔案信息資源在互連、互通、互操作方面存在明顯問題，直接影響其作用的發揮。

4.信息安全防護存在隱患

在信息化程度不斷提高的今天，信息安全是國家安全的重要組成部分，也是檔案信息資源開發利用的首要問題。從實際情況看，核心硬件、軟件和技術主要依賴進口，嚴重影響了檔案信息化建設的質量與安全，直接導致在檔案信息資源的開發利用中“有網不敢用、不放心”，給開發利用的深入發展帶來了很大困難。

三、檔案信息資源開發利用的對策

積極推進檔案信息資源開發利用既是檔案信息化建設的客觀要求，也是提升檔案服務能力的需要。依據檔案信息化建設的發展大勢，應重點做好以下四個方面的工作。

1.更新觀念，提高認識

在檔案信息化建設中，沒有信息資源的開發利用，信息化建設就等于無源之水、無本之木;信息設施離開信息資源，就不會有存在的價值。只有把檔案信息資源通過完善的信息系統和信息網絡進行高效互通、有效交鏈，才能達成信息共享，從而提高檔案利用水平。因此，在推進檔案信息資源開發利用中，必須確立三個觀念:一是“信息制勝”的觀念。切實認清信息就是戰斗力，信息資源就是最重要的戰爭資源，把檔案信息資源開發利用置于提高打贏能力的戰略高度，抓好全面落實工作。二是“信息共享”的觀念。信息的最大優勢就是便于共享，只有在充分共享中才能發揮最大效益。但在檔案工作的傳統觀念中，條塊分割、自成體系的做法，是不能適應檔案信息資源開發利用工作的。只有樹立“信息共享”的觀念，才會以統一的標準格式開發信息，才能積極主動地建立信息交換協調機制，把不同檔案部門檔案信息資源開發利用統一起來，充分發揮整體優勢，盡快提高檔案信息資源開發利用的工作效益。三是“需求牽引”的觀念。檔案信息化建設的首要問題是搞清需求、明確方向。檔案信息資源開發利用更是如此，信息資源的內容、格式、存儲方式、傳輸流程都需要需求的牽引。需求不清是檔案信息化建設的薄弱環節，也是檔案信息資源開發利用的薄弱環節。必須把需求論證放在重要位置，建立穩定的需求研究隊伍，加強各檔案部門信息資源開發利用總體需求的論證，特別是在量化、細化、具體化上下功夫，提高需求的可操作性和指導性，確保檔案信息資源開發利用工作能夠有正確的目標、明確的方向。

2.統一規劃，分步實施

檔案信息資源開發利用是個龐大的系統工程，必須要在統一的規劃和組織下，才能形成合力，加快發展。首先要堅持自上而下的原則，搞好頂層設計，打牢發展基礎。頂層設計最為重要的是要有信息資源的宏觀規劃，各個檔案部門要在上級的統一規劃下，確定自己的信息資源開發利用框架。同時，要制定檔案信息資源開發利用的法規和標準，明確各部門、各單位在信息資源開發利用中的責任，明確協調共享機制，確定數據格式和接口規范，保證各部門的檔案信息資源開發利用工作是在統一規劃和標準下進行的，為信息系統的綜合集成，打下堅實的基礎。

3.加強力量，完善機制

檔案信息資源開發利用在信息化建設中的突出地位，要求我們必須加強力量，加大投入，加速檔案信息資源開發利用的發展。首先要承認檔案信息資源開發利用的價值和工作量，舍得投入。要增加檔案信息資源開發利用作為各單位信息化建設或日常工作的經費，保證檔案信息資源開發利用工作的順利開展，保證數據工程建設能夠盡快起步、順利實施。其次，要增加一定數量的信息資源開發利用專職人員。盡管檔案信息資源開發利用貫穿到檔案工作的方方面面，不同單位、不同業務部門的人員都有職責參與到這項工作中，但信息錄入、整理、分析和處理工作量大，需要人員多，必須有一定數量的專職人員從事這項工作。在經費、人員落實之后，最為重要的就是建立機制。檔案信息資源開發利用工作重點要建立三項機制:一是數據更新機制，要不斷更新數據庫，確保提供給用戶的是最新、最準確的數據;二是數據共享機制，要站在全局的高度，制定規章制度，建立日常的信息交換機制，公共信息資源必須全面共享，專用信息資源必須在一定范圍內共享，用嚴格的制度來避免各單位信息封鎖、難以互通的現象發生;三是日常應用機制，開發的檔案信息資源只有在應用中才能發揮作用，要鼓勵各檔案部門用新的手段來研究問題、處理工作，要深入推廣網上作業、無紙化辦公、智能化管理等工作方式，使檔案信息資源開發利用工作在實際應用中，不斷完善，良性發展。

4.確保安全，提高效益

安全保密是檔案信息資源開發利用的首要保證，沒有安全，檔案信息資源就不可能發揮效益，甚至是反面效益。但是，共享和安全保密又是一對不可回避的矛盾。首先，檔案信息資源開發利用的根本是實現信息資源共享，信息資源得不到有效共享就體現不出檔案信息資源開發利用的價值和信息系統的服務效益，因此，檔案信息化建設必須要一體化建設，真正達到系統互連、互通、互操作。但是，共享又在一定程度上給安全保密造成了隱患，給自己方便的同時，也可能給敵人提供了可乘之機。必須強化安全保密意識，要確保檔案信息資源在安全保密的前提下發揮效益;要強化檔案信息資源安全保密的監督管理;要切實落實數據加密、加強防火墻等安全保密措施，嚴格管理制度，做到防患于未然;要加強對自主知識產權設備的應用，提高信息安全保密的主動權。總之，我們要采取一切措施確保檔案信息資源開發利用的安全可靠，確保在安全保密的前提下提高檔案信息資源開發利用的效益。

作者單位:總參通信部檔案館