征集檔案的整理工作初探

摘要:隨著征集檔案向深度和廣度的發(fā)展，數(shù)量增加，給常規(guī)檔案的整理模式帶來的挑戰(zhàn)越來越明顯，征集檔案迫切需要更加科學(xué)的整理方法。本文根據(jù)征集檔案的特點(diǎn)，提出對(duì)征集檔案進(jìn)行不同于常規(guī)檔案的分類、立卷、排列、編號(hào)、編目、裝盒等一系列的整理工作方式。

關(guān)鍵詞:征集檔案 整理

自檔案工作“兩個(gè)體系”建設(shè)提出之后，為彌補(bǔ)館藏不足的缺憾，各級(jí)檔案館以多種公文形式向社會(huì)廣泛征集檔案的活動(dòng)越來越多。隨著征集檔案數(shù)量增加，迫切需要更加科學(xué)的整理理念和方法作指導(dǎo)。

一、征集檔案的特點(diǎn)

征集檔案是指檔案部門在本館(室)收藏范圍內(nèi)，根據(jù)館藏、展覽或研究等方面的需要，向海內(nèi)外有計(jì)劃、有目的地將零散保存在社會(huì)上過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的，經(jīng)過有關(guān)專家鑒定，對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的歷史記錄收集回單位的檔案及有關(guān)文獻(xiàn)。

它具有所屬全宗多，時(shí)間跨度不一，內(nèi)容廣泛、質(zhì)地多樣等特點(diǎn)。征集檔案不同于常規(guī)進(jìn)館檔案，所屬全宗不定，進(jìn)館的時(shí)間不定，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)，隨時(shí)征集;而且征集來的檔案不僅內(nèi)容豐富，質(zhì)地也五花八門。如煙臺(tái)市檔案館拓寬檔案征集渠道，電器也進(jìn)了檔案館;廣東省檔案館征集“知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)”檔案資料啟事中，將當(dāng)年知青勞動(dòng)及生活中的書信、證件、有特殊價(jià)值的割膠刀、扁擔(dān)、挎包、水壺等實(shí)物均列入征集范圍。

二、探索征集檔案整理工作的必要性

檔案整理，有廣義和狹義之分。廣義的檔案整理包括對(duì)檔案的鑒定、考證、編目出版。狹義的“檔案整理，就是按照一定的原則和方法， 對(duì)零亂和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類、 組合 、 排列、 編目，使檔案系統(tǒng)化的工作。”① 通過整理，使零散的檔案從無序到有序，為檔案的保管、檢索與利用提供秩序基礎(chǔ)和線索。征集檔案的整理，是指將處于零散狀態(tài)的征集檔案系統(tǒng)化、條理化、秩序化，使它們之間建立起固定順序，包括確立和區(qū)分全宗、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等一系列的過程。

(一)常規(guī)整理工作的制約。征集檔案的特點(diǎn)決定了整理不能生搬硬套常規(guī)的檔案整理方式進(jìn)行，否則，就會(huì)碰到全宗、分類、組卷等諸多問題無法解決。

(二)檔案資源共享的要求。有研究者指出，“檔案分類實(shí)踐水平無法隨時(shí)代前進(jìn)而得到發(fā)展， 隨檔案工作變化而得到提高”②，使檔案資源開發(fā)利用出現(xiàn)窘?jīng)r。檔案整理的自發(fā)性和隨意性已經(jīng)影響檔案資源的跨地區(qū)共享，因此，征集檔案的規(guī)范整理工作就顯得十分必要。

(三)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。檔案的征集是檔案館(室)發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)，隨著征集檔案數(shù)量的與日俱增，迫切需要探索更加科學(xué)的整理模式。

三、征集檔案整理工作

以科學(xué)的理論為指導(dǎo)，根據(jù)檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和征集檔案的特點(diǎn)，樹立簡(jiǎn)化整理，深化檢索的工作理念，才能將處于“孤獨(dú)”狀態(tài)的檔案資料找到合適的歸屬，并方便保管利用。

(一)科學(xué)分類

首先是確立全宗。全宗是檔案館(室)的第一層分類和管理單位。由于征集檔案零散，很難確定它們的所屬全宗。有的即便可以判定，但其所屬的全宗早已不復(fù)存在;或極個(gè)別的能在本館館藏內(nèi)找到相應(yīng)的全宗，但補(bǔ)、插卷因分類、編號(hào)、目錄編制等問題變得非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且沒有必要。所以整理征集檔案時(shí)，利用檔案匯集方法，把它們作為一個(gè)全宗進(jìn)行整理，設(shè)其為“征集檔案全宗”，只給一個(gè)全宗號(hào)。

其次是建立分類體系。檔案的分類有實(shí)體分類、信息分類、概念分類。為了簡(jiǎn)化問題，本文特就征集檔案的實(shí)體分類進(jìn)行探討。根據(jù)本人多年的工作實(shí)踐，以質(zhì)地、性質(zhì)、功用相結(jié)合的形式，對(duì)征集檔案進(jìn)行分類，比較方便保管和利用。

1.關(guān)于一級(jí)類目的劃分與標(biāo)識(shí)。一級(jí)類目是一個(gè)全宗下征集檔案實(shí)體分類的最高層位。其類目和標(biāo)識(shí)如下: 1.文件類;2.書報(bào)刊類;3.手稿類; 4.族譜類;5.宣傳品類;6.圖紙類;7.貨幣類;8.證章類;9.音像類;10.藝術(shù)品類;11.旗幟類……

2.二級(jí)類目的設(shè)置與標(biāo)識(shí)。二級(jí)類目是對(duì)上級(jí)類目的細(xì)分。結(jié)合征集檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。如1.文件類:1.1公文(通知、請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、決議、奏折……);1.2合同、契約;1.3宣言、文告;1.4電報(bào)……

2.書報(bào)刊類:2.1書籍;2.2報(bào)紙;2.3刊物

3.手稿類:3.1文稿;3.2書信;3.3筆記(日記、隨筆、雜記、會(huì)議記錄、帳簿……)

4.族譜類:按筆畫或姓氏設(shè)置

5.宣傳品類:5.1通告、公告、告示、啟示;5.2海報(bào)、宣傳畫;5.3傳單;5.4標(biāo)語……

6.圖紙類:6.1手繪圖;6.2印制圖……

7.貨幣類:7.1金屬幣、樣品幣;7.2紙幣、票樣;7.3紀(jì)念幣; 7.4布幣;7.5有價(jià)證券;7.6票據(jù)(糧票、郵票、布票……)

8.證章類:8.1證件;8.2，證書;8.3聘書;8.4獎(jiǎng)狀;8.5印章;8.6勛章;8.7獎(jiǎng)?wù)?8.8徽章;8.9獎(jiǎng)牌(獎(jiǎng)杯);8.10袖領(lǐng)章(袖章、領(lǐng)章、肩章);8.11證據(jù)(證明信)……

9.音像類:9.1照片(玻璃照片、彩色、黑白);9.2底片;9.3錄音帶;9.4錄像帶;9.5唱片;9.6電影膠片;9.7幻燈片

10.藝術(shù)品類:10.1書法;10.2繪畫(國畫、水粉畫、油畫、漫畫、年畫……);10.3木刻畫;10.4拓片;10.5剪紙;10.6工藝品……

11.旗幟橫幅類:11.1錦旗;11.2黨、國、隊(duì)、校等旗;11.3橫幅……

3.三級(jí)類目的擴(kuò)展與標(biāo)識(shí)。在二級(jí)類目確定的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際與可能，識(shí)別情況而定。如城市建設(shè)檔案館將建筑材料類的裝飾件再擴(kuò)展到瓦當(dāng)、石雕、磚雕、門、廊柱等;對(duì)于征集錢幣較多的檔案館(室)，可將貨幣類的金屬幣類再擴(kuò)展到金幣、銀幣、銅幣等。其標(biāo)識(shí)方法與標(biāo)識(shí)和二級(jí)類目相同。

上述分類方法的不足之處是個(gè)別有內(nèi)容聯(lián)系的檔案會(huì)由于存在的形式不同被分到不同類別，不過，這可以利用專題索引或匯編來彌補(bǔ)。在計(jì)算機(jī)普及的今天，也可以利用信息分類彌補(bǔ)。

(二)以件為單位進(jìn)行立卷。以件為單位較適合征集檔案的管理。因?yàn)檎骷瘷n案規(guī)格、質(zhì)地特殊，以件為單位整理，更能保持檔案的原始形態(tài)。同時(shí)，以件為單位整理，為將來征集檔案的剔除提供方便。

(三)以入館的先后進(jìn)行排列。將征集檔案在分類方案的最低一段類目?jī)?nèi)，以件為單位，按入館的先后進(jìn)行排列。比如證章類的獎(jiǎng)?wù)拢?006年排列到30號(hào)，2008、2009年沒有此類入館，2010年征集回館的就排31號(hào)。排列順序時(shí)不受檔案形成的年度限制。因?yàn)檎骷腽^時(shí)間與檔案的形成時(shí)間沒有直接的聯(lián)系。同一批次進(jìn)館的，同時(shí)又是同一級(jí)類目的按事由排列。由于征集檔案是經(jīng)過專家鑒定入館的，故同一個(gè)保管期限，故排列時(shí)也不再考慮期限問題。

(四)按照分類方案和排列順序進(jìn)行編號(hào)。征集檔案應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)。編制檔號(hào)的位置因征集檔案的質(zhì)地不同而不同。紙質(zhì)檔案在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容;其他質(zhì)地，檔號(hào)的標(biāo)注位置有兩種方法可供參考。一種是自制標(biāo)簽牌，比如紡織品類，皮革和皮毛，金銀首飾等可選擇自制標(biāo)簽牌。另一種檔號(hào)的標(biāo)注辦法，用油性黑色筆將檔號(hào)直接書寫在不影響展覽美觀處，這種方法適用于陶制品、雕刻、油畫等征集檔案。

(五)按題名、時(shí)間等信息進(jìn)行編目。目錄是整理結(jié)果的客觀體現(xiàn)，是最基本的檢索工具，較為全面地記錄了檔案可供檢索查找的有關(guān)特征與線索。目錄設(shè)有文件題名、責(zé)任人、時(shí)間、文號(hào)、質(zhì)地等項(xiàng)目。特別是利用計(jì)算機(jī)查詢檔案的今天，這些信息編制的質(zhì)量，直接影響查找利用的速度。征集檔案具體著錄的項(xiàng)目、規(guī)則，可參照常規(guī)檔案的做法，本文不再贅述。但是由于征集檔案的特殊性，在編制目錄過程中，特別注意題名、時(shí)間等信息的編制。

1.題名。檔案本身有名者，一般不另定題名;沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“〔〕”號(hào)。題名由三個(gè)部分組成，即:年代、款式或作者;特征、紋飾或顏色;形狀或用途。盡量用物主、事件、地點(diǎn)、用途等直接表達(dá)它的主要內(nèi)容、特征。如朱德(物主)在南昌起義(事件)時(shí)使用的筆記本。

在編制題名時(shí)，一定要查看每一件征集檔案的《征集檔案信息記錄表》，對(duì)檔案的來龍去脈有一個(gè)全面的了解，確定題名才能準(zhǔn)確。

2.時(shí)間。即檔案形成的時(shí)間。凡檔案上有的全部照錄。不清楚的，用某歷史朝代稱謂或歷史時(shí)期，或某一事件期間，或某一政府統(tǒng)治期間。如 “清朝”，“舊民主主義革命時(shí)期”，“辛亥革命期間”，“武漢國民政府期間”。

(六)根據(jù)征集檔案的材質(zhì)、形狀進(jìn)行包裝(裝盒)。它即可防光、防塵、防有害氣體對(duì)檔案的直接影響，也可減少對(duì)檔案的直接磨損。為了保護(hù)檔案，通常我們將裝訂立卷完畢的檔案案卷裝到檔案盒內(nèi)。為了查找方便，在盒上蓋上檔號(hào)，是整理的最后一步。但征集檔案是以件為單位，且規(guī)格不一，為了保護(hù)檔案，定制去酸的規(guī)格不一的牛皮檔案袋較為合適。在檔案袋脊背部標(biāo)明檔號(hào)、名稱、時(shí)間等主要信息。對(duì)古籍散本，可裝入木匣;裝裱后的字、畫可裝入用布、帛等做成的套子內(nèi)。也可以根據(jù)征集檔案的材質(zhì)、形狀、器形的大小、重量等多種因素，選用特殊的材料和多種制作方法，為珍貴征集檔案設(shè)計(jì)制作外包裝的囊匣。

注釋:

①史玉嶠.現(xiàn)代檔案管理學(xué)[M].青島出版社，2002.

②李兆明.關(guān)于檔案分類理論與實(shí)踐的反思[J].檔案學(xué)研究，2004(2).

作者單位:廣州大學(xué)檔案館