關于重大活動檔案管理細節的幾點建議

摘要:對加強重大活動檔案管理提出一些有建設性的意見，有利于開展重大活動檔案的管理和開發利用。

關鍵詞:重大活動 檔案管理

2009年，《河南省重大活動檔案管理辦法(試行)》在新時期、新形勢下對全省檔案工作提出了新要求，其頒布是推進全省檔案事業新發展的重要舉措。本人結合多年的工作實踐，為更好地貫徹落實《辦法》中的要求，對加強重大活動檔案管理提出幾點建議:

一、建立檔案管理部門參與重大活動的工作機制

檔案管理部門一般處于管理的后端，處于服務地位，而重大活動檔案涉及部門多，要抓好這項工作必須由辦公廳或辦公室出面進行綜合協調管理，同時建立健全檔案管理部門參與重大活動的工作機制，采取事前、事中介入的方式，參與重大活動檔案的管理，從源頭上確保重大活動檔案的齊全與完整。

二、強化措施，建立通報、考核制度

重大活動聲像資料集中收集管理工作是一個長期性的任務，其涉及面較廣、難度較大、要求較高。必須建立和逐步完善工作制度，不斷強化工作措施。各部門都要制定重大活動聲像資料收集管理和整理移交制度，檔案部門要建立和完善重大活動聲像資料接收登記、管理利用、督查指導、考核獎懲和責任追究等一系列制度，把重大活動檔案工作納入到各級領導、各部門年度目標考核中，實行責任追究制度，堅持每年對重大活動聲像資料集中收集管理情況進行一次監督檢查，年終通報檢查結果，以保證重大活動聲像資料集中保管工作的有效開展。

三、制定更具體、可操作的技術標準

《辦法》中雖然提到分別執行國家頒發的有關標準規范，主要有《歸檔文件整理規則》(DA/T22-2000)、《照片檔案管理規范》(GB/T11821-2002)、《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15-1995)，但隨著數碼技術的快速發展，標準應進一步細化，比如對照片檔案質量規格要求:(1)數碼照片像素應在500萬以上，單幅照片不小于3M;(2)掃描數字照片分辨率應不低于600dpi;(3)數碼相機及與圖片掃描儀連接的計算機均應設置準確時間;(4)歸檔的數碼照片一般要求為JPEG、TIFF格式;(5)紙質照片一般要求沖印成6″照片;(6)歸檔照片應為清潔、無劃痕、無病毒、未經剪切及修改的原件。對磁性載體檔案質量規格要求:錄像歸檔材料格式一般為DV、DVCAM、DVCPRO、Digital Beta格式，不接受DVD光盤和模擬磁帶。統一標準的制定，更有力于重大活動檔案的管理和利用。

四、建立重大活動檔案檢索數據中心

在重大活動中形成各種門類和載體的檔案材料:(1)紙質文件材料和電子文件;(2)聲像檔案(錄音帶、錄像帶、照片及文字說明等);(3)有紀念意義的憑證性和標志性實物，包括標志、證書、證件、匾額、獎狀、獎章、獎杯等;(4)外國政要、友人贈送的紀念禮品等材料。這些各種門類和載體的檔案材料其保存條件和整理方法都不同，并分散在不同的庫房存放，但對利用者來說卻需要集中利用，要解決這個矛盾就有必要建立重大活動檔案數據檢索中心，把重大活動中直接形成的各種門類和載體的檔案在一個檔案管理平臺下建立重大活動檔案著錄中心及重大活動檔案資源庫，對同一個重大活動事件能實現相關檢索，甚至能提供網上遠程利用服務，在現實和歷史之間建立溝通的橋梁，真正起到記錄歷史、傳承文明、以史咨政、以史育人和提高一個城市、一個企業知名度的作用。

作者單位:河南南陽油田檔案館