淺談物資采購的監管

劉愛春 姜俊波

（鐵法煤業（集團）有限責任公司小康煤礦 供應科，遼寧 調兵山 112700）

1 物資采購監督應重點關注的幾個關鍵環節

物資采購過程包括諸多需要判斷決策的子程序，而這些分析判斷是由企業采購部門、用戶單位和供應商等多方因素共同作用下完成的。因此，物資采購過程中存在著諸多人為因素，也就是說在采購過程中有許多采購參與者可以自由決定的空間。所以，對物資采購監督管理要重點關注幾個關鍵環節。

1.1 采購計劃的制定。編制采購計劃的采購部門或人員可能在編制采購計劃時超出實際的物資需求和庫存物資平衡，還可能將一些實際并不需要的物品加入采購計劃中，以謀求部門或個人的私利。所以，在監督采購計劃時應關注所采購物資是否必須以及怎樣實施采購、采購的數量多少等。

1.2 采購供應商的選擇。在買方市場下，絕大多數物資品種數量多、產品質量參差不齊、供應商資信等級差異，使物資采購部門有較大的選擇余地，并可能成為牟取私利的空間。按照什么原則擇優選用供應商，由誰來最終決定等問題是監督的突出點。

1.3 價格的確定。物資采購價格的形成受多種因素變量的影響，物資產品質量等級、功能、技術配置、交貨條件等原因，都會使同樣一種物資產品的采購價格不同。什么樣的性價比對企業最有利是監督的關鍵點。

1.4 驗收物資質量與數量。實際到貨的物資數量與質量存在短缺和質量不能滿足要求的情況，這需要驗收人員把關。驗收人員責任心和質量標準的把握成為監督的關鍵控制點。

1.5 貨款結算。采購合同簽訂并開始執行后，采購貨款何時支付、支付金額大小、以何種方式支付是一個復雜的決策過程。貨款結算的科學合理決策和有效執行是監督的重點。

2 人是物資采購監督的重點

物資采購涉及采購人員、驗收人員、具體使用物資的人員、財務人員和領導干部等。人是采購行為的主體，物資采購過程是否規范，采購物資質量是否優良，很大程度上取決于對采購行為主體的管理。

2.1 從制度上規范采購人員的行為。對采購員實行采購物資質量保證制度，對采購物資的質量實行“誰采購、誰負責”的終身負責制。對采購人員實行持證上崗制度。堅持做到緊把關口、持證上崗、嚴格管理、定期考核。對采購人員實行業務培訓制度，未參加過崗位培訓的采購人員不得參與采購，以此提高物資采購人員的業務素質和遵紀守法的自覺性。

2.2 從管理體制上加強對物資采購決策者的監督。要實行領導干部回避制度，禁止領導干部和非物資采購部門人員參與物資采購工作，實行統一采購、統一供應、統一管理。在重要物資采購中實行集體決策原則，成立領導小組，主要確定重要物資采購的質量、性能、價格，盡量減少物資采購中可能造成的損失。對于重大的物資、設備(如大型機械等)要經集體辦公會研究決定，方可付諸實施。建立落實責任制，將物資采購中的敏感問題納入領導班子和領導干部黨風廉政建設責任制細則中，建立“一把手負總責，分管領導各負其責”的領導機制。

2.3 對物資采購人員形成長期有效的教育機制。首先是遵紀守法教育，通過加強法律條規教育，增強相關人員的法律意識。其次是職業道德教育，相關人員應該認真學習領會“八榮八恥”，“以誠實守信為榮，以見利忘義為恥；以遵紀守法為榮，以違法亂紀為恥。”在物資采購過程中自覺維護企業的利益，維護企業的形象。再次是進行警示教育，通過案例教育，以案明紀，以實例為誡，讓相關的物資采購管理人員清醒地意識到貪心的可怕后果。

3 物資采購管理的幾個重點制度

建立運行良好的物資采購系統，必須有一套完善、嚴密的運作體系和運作程序。其中運作程序是基礎，沒有科學、完善的運作程序，就會漏洞百出，事倍功半。在整個物資采購運作過程中，必須形成自我監督、自我控制機制，以防止出現采購渠道混亂、管理職能失控等問題。因此，特別要建立以下制度：

3.1 公開的招標采購制度。招標采購，即采購者對需要采購的項目公開招標，通過一套嚴格的組織程序，讓投標者在質量、價格、售后服務等方面相互競爭，從而實現采購的最優化。招標采購的最大特點就是程序的規范性、廠家的競爭性。招標過程中，必須成立由各個相關部門人員組成的工作機構，使招標行為正常運轉，以保證招標的公開、公正、公平，避免人為因素的影響，較好防止暗箱操作。

3.2 集中采購制度。分散采購是大量滋生腐敗問題的一個主要的體制性原因，集中采購是堵塞采購過程中各種漏洞的重要體制保證，它不僅可以增強議價能力、降低采購成本，而且可以實施專業化采購、規范化管理，減少效益流失和腐敗問題發生的可能性。

3.3 物資采購的監督檢查制度。在規范物資采購內部運行機制的同時，也應加強外部的監督機制。為進一步規范物資采購管理行為，必須借助其他組織、部門的力量形成合力，加大監督力度。建立對重大物資采購業務定期開展審計制度，通過審計督查物資需求計劃的提報、采購渠道選擇、價格確定、質檢驗收、貨款支付等重點環節執行各項規章制度情況，預防腐敗問題的發生。

3.4 職能分工控制制度。外購的材料、商品驗收、自制材料和委托加工材料的入庫，對材料數量、質量和價格的審查驗收，以及材料采購貨款的結算涉及許多部門和環節，實行職責分工進行管理控制，并通過材料收、發、存等管理制度加以確定，以明確請購、訂購、驗收、付款、記賬等環節的相關人員的責任，加強控制。

3.5 物資定期盤點制度。在倉儲部門實行物資科學管理和責任制的基礎上，物資管理及相關監督等部門應定期實行盤點控制制度。物資要實行分層保管定位存放，以便于清點核對，保證安全。同時，物資定期或不定期要進行盤點，由倉儲、物資采購、財務、審計紀檢等人員組成盤點小組，運用物資出入庫各種計量衡器和計算方法，點清數量，查明質量，按規定填制材料盤存單，做到賬與物、賬與賬相一致。對盤盈盤虧的物資，要注明原因和有關人員的責任。

3.6 有限授權和信息共享制度。對物資采購監督的一個重要方面就是要使采購決策的權力公開化、流程化、分散化，建立有限授權制度和決策信息共享制度，這是現代管理的基本要求，也是對采購管理人員的有效保護措施。因此，這一制度的建設理應引起我們的高度重視。

[1]車永才，楊建平.煤礦物資采購價值工程分析研究[J].遼寧工程技術大學學報，2003-12-30.