電算化下企業內部會計的控制

趙一靜

（鞍鋼集團公司計財部，遼寧 鞍山 114000）

1 電算化下企業內部會計控制存在的問題：

計算機在會計領域中的廣泛應用，不僅改變了傳統會計核算手段，使數據的處理更快、更準確，而且節約人力和物力，提高會計工作的效率。但是，會計電算化信息系統同時也改變了會計核算程序、數據存取方式和存儲介質，改變某些與審計線索有關的關鍵因素，對企業管理提出了更高的要求。

目前，企業在電算化下會計內部控制存在的問題主要有：

1.1 人員素質方面

企業人員業務素質和道德素質是決定內部會計控制的制度執行效果的重要因素。因為內部控制無法防止工作人員由于業務水平足、計算機操作應用能力低下而出現的失控，更不能防止工作人員粗心大意、精力分散、理解錯誤、判斷失誤等情況發生。同理，內部控制的制度作為企業管理的組成部分，理所當然地要按照管理人員的意圖運行，也不能防止企業內部管理人員的濫用職權、蓄意營私舞弊行為。

1.2 設施配備與操作方面

沒有配備專門或主要用于會計核算的計算機，尤其是一些中心企業或基層核算單位，往往是財務、行政、人事、工程預決算共用一臺計算機，更別提按有關電算化規定配備專門機房及設施了。目前，國家財政部將持有電算化上崗證作為會計從業的必要條件，但在計算機技術及軟件技術調整更新發展的現在，企業對會計信息化專業人員的培訓卻相對滯后很多。

1.3 會計數據輸入與控制方面

有些企業在使用軟件設置操作人員時，對姓名、權限及密碼的設置要求不一，各操作人員的權限及密碼沒有相互獨立，職權也不是非常明確。有的企業制定了很多電算化內部控制方面的規定，但實際上在操作人員的相互獨立、職權明確方面沒有嚴格執行有關規定，給內部控制造成很大的隱患。審計人員審計時就曾發現個別企業存在會計輸入、修改憑證功能與審核功能是由相同的操作人員在進行，或者一個操作人員能夠以不同的身份進行憑證輸入、修改憑證及憑證審核，因而失去了對記賬憑證輸入的合理性、合法性的監督和控制。

1.4 會計數據審核處理與控制方面

在會計審核時主要是會計憑證要素不全，如原始憑證要素填寫不全，如購貨發票缺少品種、數量、單價要素，住宿費、餐費發票缺少日期、內容等要素，僅一個金額列示如此等等，初始審核時由于會計不相容職責沒有完全分開，即便原始單據有問題，因為審核、制單、記帳均由一人完成，所以也不能及時更正。甚至于由于操作人員對軟件的應用程度欠缺，以至不能用軟件自動完成銀行對賬并產生銀行存款余額調節表，不能熟練掌握用軟件完成會計報表的定義和自動生成工作。

1.5 會計數據輸出與控制方面

對憑證、賬簿、報表的打印沒有嚴格的授權控制，對憑證、賬簿、報表的查詢也沒有設定嚴格的授權控制，無法保證會計人員不越權操作。

2 提高企業電算化下內控會計制度有效性的對策

由于會計信息化環境是動態發展的，為了使會計電算化信息系統能適應電算化環境下會計處理的特殊要求，為保證會計系統運行安全、可靠，必須建立各種能防止、檢測及更正錯誤和處置舞弊行為的控制制度和措施。為提高電算化下內控會計制度有效性，企業應采取如下措施：

2.1 授權控制

即通過限制會計電算化信息系統有關人員業務處理的權限，實施內部控制。如系統維護人員只承擔系統軟件的開發和日常維護工作，不能運用軟件進行日常業務操作；系統應用人員只能應用系統軟件進行日常業務處理，不能對系統軟件進行增、刪、修改。以保證系統內不相容職責相互分離，保證會計信息處理部門與其他部門的相互獨立，有效減少發生錯誤和舞弊的可能性。

2.2 職責分工控制

建立崗位責任制，明確各工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。應明確規定不相容職務相分離，如系統管理員、系統操作員、憑證審核員、會計檔案保管員等職務不相容，必須明確分工，責任到人，不得兼任。

2.3 業務處理程序控制

即通過明確有關業務處理標準化程序及相關制度，實施內部控制。如規定錄入憑證必須合法、合理、真實、有效的原始憑證，而且要手續齊全；記賬憑證必須經審核后才能登賬；錄入人員不能反審核或反過賬等。

2.4 安全保密控制

即通過嚴格執行會計軟件與數據的維護、保管、使用堆積和制度，達到內部控制目的。會計電算化信息系統中內部控制既要防止操作失誤造成的數據破壞，也要防止人為有意的數據破壞。為保證會計軟件與數據文件不丟失、不損毀、不泄露，不被非法侵入，可采取設置口令、密碼、保存操作日志、對數據文件定時備份并加密等手段。同時，還要防止病毒對會計軟件的破壞。

2.5 輸入控制

輸入控制的主要目的是保證輸入數據的合法性、完整性和準確性。輸入控制的方法有：（1）授權審批控制。為保證作為輸入依據的原始憑證的真實完整，在輸入計算機前必須經過適當的授權和審批。（2）人員控制。應配備專人負責數據錄入工作，同時采用口令加以控制，并對每個會計軟件用戶建立詳細的上機日志。（3）數據有效性檢驗。包括建立科目名稱與代碼對照文件，以防止會計科目輸錯；在系統軟件中設置科目代碼輸入的正確性。設置對應關系參照文件，用來判斷對應賬戶是否發生錯誤；試算平衡校驗，防止金額輸入錯誤。

2.6 處理控制

處理控制的主要目的是保證數據計算的準確性和數據傳遞的合法性、完整性、一致性。處理控制主要針對業務處理程序、處理方法進行控制，如業務處理流程控制、數據修改控制、數據有效性檢驗和程序化處理檢驗。（1）處理流程控制。會計業務處理具有一定的時序性，如憑證在審核之前不能做登賬處理，記賬后才可以出報表等。通過對業務處理流程的控制，保證業務處理的正確性。（2）數據修改控制。通過對數據修改過程的控制，防止業務處理的隨意性，降低舞弊發生的可能性。如對于尚未審核的記賬憑證，允許任意修改；原記賬憑證上直接修改，以體現“有痕跡修改”的原則。對已結賬的憑證與賬簿，系統不提供更改功能；而且，記賬憑證錄入人員不能被授予反復核、反過賬、反結賬等權限。

2.7 輸出控制

輸出控制的主要目的是保證輸出數據的準確性、輸出內容的及時性和適用性。常用的輸出控制方法有：檢查輸出數據是否準確、合法、完整；輸出是否及時，能否及時反映最新的會計信息；輸出格式是否滿足實際工作的需要；數據的表示方式等是否符合工作人員的習慣；只有具有相應權限，才能執行輸出操作，并對輸出操作進行登記，按會計檔案要求保管等。通過這些輸出控制方法，限制會計信息輸出，保證會計信息的安全。

2.8 提高人員素質

現代企業競爭是資金實力、產品質量和人才的競爭，但歸根結蒂還是人才。只有高素質的人才，才能為企業創造出高質量的產品，才能切實提高企業資金實力，增強企業的市場競爭力。內部控制制度是否有效，人的專業素質和道德品質是關鍵，所以企業應不遺余力地建立健全計算機審計系統，并提高領導層對計算機內部控制的重視程度，同時引進電算化方面的復合型專業技術人才，強化從業人員的業務素質，提升業務水平和實際工作能力。

[1]李克廣,會計電算化下的會計人員崗位流動,會計研究,2001.1.

[2]潘錫品,基層單位會計電算化的工作開展,西南財經出版社,2001.3.

[3]張愛麗,新經濟時代會計電算化的發展趨勢,中國會計電算化,2001.2.