淺論高校學(xué)生檔案的管理工作

摘要: 本文論述了高校學(xué)生檔案的內(nèi)容，指出了目前學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，提出了加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的建議，旨在進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

關(guān)鍵詞: 高校學(xué)生檔案管理 內(nèi)容 存在問題 建議

高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)生家庭社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況的主要原始材料，是學(xué)校教育、考察、培養(yǎng)準(zhǔn)人才的第一手資料，更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)的主要依據(jù)。現(xiàn)在不少高校在學(xué)生檔案的管理中出現(xiàn)了一些問題，這直接影響了學(xué)生今后的就業(yè)，并在其走向社會(huì)后將產(chǎn)生一系列問題，因此，對(duì)高校學(xué)生檔案的管理問題進(jìn)行研究是很必要的，這對(duì)于準(zhǔn)確、完整地提供人才信息，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校學(xué)生檔案的內(nèi)容

高校學(xué)生檔案分為終身檔案和臨時(shí)檔案。終身檔案是指新生進(jìn)校時(shí)由招辦提供的，以及學(xué)生畢業(yè)時(shí)由學(xué)校寄發(fā)到有關(guān)部門的對(duì)學(xué)生終身有效的檔案。臨時(shí)檔案是指學(xué)生在校期間臨時(shí)建立的檔案，包括學(xué)生各種表現(xiàn)情況的記載。臨時(shí)檔案的部分內(nèi)容在學(xué)生畢業(yè)時(shí)將裝入學(xué)生終身檔案。學(xué)生終身檔案和臨時(shí)檔案是兩個(gè)不同階段的檔案，學(xué)生臨時(shí)檔案一般包括以下一些內(nèi)容:新生基本情況登記表，軍訓(xùn)考核表，大學(xué)生各科成績總表，綜合測(cè)評(píng)評(píng)審表，評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)情況登記表，學(xué)生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團(tuán)、入黨材料，學(xué)生受處分或撤銷處分的決定，以及有關(guān)認(rèn)識(shí)、檢查等相關(guān)材料，畢業(yè)生登記表等。學(xué)生畢業(yè)時(shí)臨時(shí)檔案的有關(guān)內(nèi)容要裝入終身檔案，例如學(xué)籍卡，軍訓(xùn)考核表，評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)情況登記表，在校期間各科成績匯總表，入團(tuán)、入黨有關(guān)材料，畢業(yè)體檢表，畢業(yè)生登記表，等等。

二、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

1.管理制度不健全、思想認(rèn)識(shí)不夠。不少學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的管理工作認(rèn)識(shí)不足，沒有充分認(rèn)識(shí)學(xué)生檔案工作的重要性，有的把學(xué)生檔案放在校綜合檔案室實(shí)行綜合管理;有的把學(xué)生檔案放在人事處和干部人事檔案一起管理;有的干脆把學(xué)生檔案放在各個(gè)院系，實(shí)行分散管理。在檔案管理二級(jí)機(jī)構(gòu)中沒有配備專職人員，沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，沒有將學(xué)生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業(yè)績掛鉤，沒有進(jìn)行有關(guān)的制度建設(shè)，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。

2.學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范、不完整。目前學(xué)生檔案的管理一般由學(xué)生管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將學(xué)生檔案的整理交由院系來完成。由于學(xué)生管理部門和院系均沒有配備專職人員，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過程沒有走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，出現(xiàn)這樣或那樣的錯(cuò)誤，如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯(cuò)別字、學(xué)年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失等。歸檔材料一般只是涉及高校招生報(bào)名表、入學(xué)登記表、學(xué)籍、成績、黨(團(tuán))材料等。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，這些材料有的已經(jīng)過時(shí)，有的卻是“分量”不足，無法滿足信息時(shí)代用人單位的信息需求。據(jù)反映，當(dāng)前用人單位在查看學(xué)生檔案時(shí)，更多的是希望能從中獲悉準(zhǔn)職工在情商、誠信、創(chuàng)新能力等能體現(xiàn)個(gè)人特質(zhì)諸方面的資訊。而當(dāng)前的檔案中往往缺少這些記載，少量的檔案雖有涉及，但多流于形式，公式化、口號(hào)式、千人一面，沒有個(gè)性特征，與用人單位的期望值相差甚遠(yuǎn)。

3.學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備。因檔案的收集不及時(shí)，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，學(xué)生檔案只成為“廢紙”一堆，無人查閱，也無法查閱、借閱，不利于高校教師了解學(xué)生、對(duì)學(xué)生因材施教。畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善。在國家對(duì)高校畢業(yè)生實(shí)行統(tǒng)分統(tǒng)包的時(shí)候，高校畢業(yè)生檔案通常由學(xué)校檔案部門在學(xué)生畢業(yè)離校后統(tǒng)一寄往生源所在地人事局或有人事任用權(quán)的用人單位。隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，國家不再對(duì)高校畢業(yè)生進(jìn)行統(tǒng)包統(tǒng)分，應(yīng)該說，生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，畢業(yè)生的檔案應(yīng)該由人才市場(chǎng)、人才交流中心或畢業(yè)學(xué)校代管，待畢業(yè)生落實(shí)就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。由于生源地的人事部門沒有了保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，因此忽視對(duì)高校畢業(yè)生檔案的管理，加上轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜，導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失，給學(xué)生的就業(yè)帶來了不良的影響。

三、做好高校學(xué)生檔案管理的建議

1.統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工都要強(qiáng)化檔案意識(shí)，自覺支持和做好學(xué)生檔案工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和院系要把學(xué)生檔案工作納入議事日程，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作全校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。同時(shí)加強(qiáng)管理，將學(xué)生檔案管理工作納入有關(guān)職能部門的目標(biāo)管理，在布置、檢查和總結(jié)學(xué)生管理工作的同時(shí)，布置、總結(jié)和檢查學(xué)生檔案工作;學(xué)校要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位。

2.加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集，規(guī)范學(xué)生檔案的整理。學(xué)生檔案材料的收集要保證學(xué)生檔案材料的完整、齊全;文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡要工整，歸檔的材料不得使用圓珠筆、純藍(lán)墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等書寫，要求不出現(xiàn)錯(cuò)別字;除傳真件需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔;要從大學(xué)生被錄取那一天起就做好建檔工作，入學(xué)后立即根據(jù)其專業(yè)、班組群體性特點(diǎn)，隨時(shí)按照國家檔案法規(guī)的要求，收集、征集有關(guān)材料。一經(jīng)形成，盡快存入。當(dāng)前，大學(xué)生參加的各種競(jìng)賽豐富多樣，技能、等級(jí)(英語四、六級(jí)、計(jì)算機(jī))、資格考試種類繁多，社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)層出不窮，入黨入團(tuán)、評(píng)優(yōu)獲獎(jiǎng)屢見不鮮，每一份材料、每一張證書都是大學(xué)生能力與成長的記錄。檔案管理者應(yīng)該憑借敏銳的嗅覺，不失時(shí)機(jī)地向有關(guān)職能部門索取、征集。尤其畢業(yè)之際是大學(xué)生檔案材料形成的最集中最重要的時(shí)間段，這個(gè)時(shí)期是對(duì)大學(xué)生在學(xué)期間德、智、體、美、勞形成全面總結(jié)和評(píng)價(jià)的關(guān)鍵時(shí)段，產(chǎn)生的材料大致有:畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表和積分表、大學(xué)生體育合格登記卡、畢業(yè)生體檢表等。學(xué)年度班主任鑒定要根據(jù)學(xué)生實(shí)際，盡量表現(xiàn)出各個(gè)學(xué)生的特點(diǎn);學(xué)生在高中階段也要完備高中檔案，入學(xué)即向校方提供。學(xué)生檔案的管理應(yīng)有一個(gè)指定的歸口部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并指定院系專人負(fù)責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一要求。檔案整理過程中，要將檔案袋內(nèi)有關(guān)材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內(nèi)，材料名稱要求填寫完整、規(guī)范，并且保持內(nèi)外名稱一致、順序一致，具體材料以時(shí)間先后為序。

3.做好學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)。要嚴(yán)格制定查閱、借閱制度。借閱檔案人員要遵守保密制度，不得私自復(fù)印、拍照，不得在材料上批注、打問號(hào)、劃線、剪裁等。

4.嚴(yán)格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保檔案運(yùn)轉(zhuǎn)安全及材料完整。學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，時(shí)間集中且短，流量大，涉及面廣，參與的人員多，要設(shè)置合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié)，嚴(yán)格傳遞手續(xù)，以防畢業(yè)生檔案丟失。

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