淺議高校院系資料室的建設

摘要: 高校院系資料室是高校圖書情報系統的重要組成部分，本文對高校院系資料室文獻信息資源建設、文獻信息服務進行了論述，并對提高資料室工作人員的業務素質提出了建議。

關鍵詞: 高校院系資料室創新理念建設

高校院系資料室是直接為學校教學和科研提供信息服務并具有一定專業性的學術機構。隨著計算機技術、網絡信息技術的日益普及和Internet教育網絡在高校資料室的廣泛應用，高校院系資料室必須開拓創新，達到高效服務，能以最快的速度將最新的、最有價值的文獻信息及時提供給廣大讀者，讓其產生高效的信息經濟價值。

1.完善資料室的基本設施建設

1.1加強和圖書館的協調合作，實現資源共享。

圖書館和院系資料室是高校圖書情報體系中并存的兩個機構，院系資料室處在教學科研第一線，藏書建設側重專業化、個性化，對系里教學科研等活動介入更深，更貼近教師和科研人員。圖書館作為全校的文獻信息中心也有其自身的優勢。在目前資金投入不足，圖書資料有限的情況下，要充分協調好院系資料室與圖書館之間的關系，實現資源優化和共享。一方面加強圖書館對資料室的業務指導，使資料室的發展管理比較規范合理，另一方面在藏書建設方面，圖書館的藏書針對的是全校不同專業，服務對象是全校師生，系資料室則側重于本院系專業及師生。因此，在購書過程中，圖書館與系資料室要互相溝通協調，避免重復，節省購書費用，在業務工作中，要互相合作，特別是在為教學科研的服務過程中，互通信息，開展聯合服務，實現有限資源的共享。

1.2多渠道收集資料，突出專業特色。

為了突出專業特色，院系資料室的藏書建設應以本院系重點學科和重點專業為中心。因此，資料室不僅要系統收藏正式出版的圖書、期刊等專業文獻資料，而且要重視專業性的非正式出版物及其它信息，如收集信息量大、參考價值高和不易獲取的內部文獻資料，還有會議文獻、學生的實習報告、畢業(設計)論文及其他非文字信息等，形成突出特色的、較為完備的專業特色。為了適應信息時代的發展，資料室在文獻資源建設中，還應當樹立新的收藏觀念，既要搞好傳統文獻的收集，又要重視網絡電子資源等虛擬文獻的建設，建立現代化的文獻信息收藏體系。

1.3加強信息資源的數字化建設。

我們要結合實際需要，加強文獻資源建設，積極擴大系資料室資料來源，加強系資料室網絡建設，實現校際資源共享;及時掌握各種信息資料的來源途徑，有利于全面快速收集整理文獻資料，讓其迅速服務于教學、科研活動;建設多種形式的信息檢索渠道，掌握多種形式的資料獲取方式。

2.健全一套高效服務的科學化管理機制

原始的手工操作管理效率低下，服務面狹窄，已不再適應現時代的管理需要。為了確保資料工作的順利開展，讓教師和科研人員能很快地檢索到自己所需的文獻資料，院系必須建立科學化管理體系，加強資料室的數字化建設、方便快捷的檢索程序建設，和圖書館構成一個多層次、多類型服務全體師生的高校文獻資源共享體系。院系資料室要參照圖書館的有關制度，制定本院系資料室的一套行之有效的科學管理制度，其中包括崗位責任制、工作細則、借閱制度等，使院系料室的文獻信息工作做到有法可依、有章可循，形成職責明確、管理有序的制度。

3.資料室文獻信息服務

3.1改變職能。

院系資料室應改變“小圖書館”的服務方式，把工作重點由書刊借閱保管等一般性服務，轉移到利用網絡信息資源和網絡信息技術上來。資料員應按照統一標準完成有關資料的整理、加工、建庫和上網等工作，完善復制、復印、閱覽、外借、檢索和信息傳遞手段，實現由傳統的、單一的手工方式的文獻服務，向以計算機通訊網絡為基礎的高起點、高標準、高效益的網上文獻信息資源共享服務轉變，為教師、科研人員、研究生等專業信息需求者提供高層次的專業信息服務。

3.2開發網絡資源，提供專題服務。

在網絡信息環境中，我們要充分利用中國教育科研網、中國學術期刊網和以校圖書館為中心的校內文獻信息資源，開展深層次信息服務;要最大限度地發揮并能及時了解和掌握教學科研對專業信息需求的優勢，開展專題文獻檢索服務和定題跟蹤服務;對與本系科研課題有關的信息進行分析研究，并加工整理成專題二次、三次文獻，在校園網上建立自己的專題資料數據庫，以供有關用戶查檢;還可以通過E-mail直接將加工過的專題信息發送到有關課題研究者的電子信箱中，使專業教師和科研人員足不出戶即可方便、及時地掌握有效信息。

3.3開展參考咨詢服務。

為幫助教師、科研人員方便有效地利用網絡信息資源，院系資料室對網上有關信息進行搜集、篩選、整序，并對其進行簡要的內容揭示和評價，建立學科資源數據庫，為本專業用戶提供專業信息資源導航，便于網上查詢專業信息。還建立網上咨詢站，向各類用戶解答本專業信息查詢中的問題，介紹本專業信息資源的特點、內容和檢索方法。

4.提高資料室工作人員的業務素質

專業資料工作要求工作人員既要有學科專業知識，又要有圖書情報專業知識，還要有相當的外語水平。但是現在資料室的多數工作人員缺乏上述知識和能力。因此，提高工作人員的業務素質是加強院系資料室建設的當務之急。

首先資料員必須掌握圖書學和分類學的基本知識;了解本系各專業所涉及的基本內容;熟悉各類工具書及其使用方法，還必須在此基礎上進一步提高和學習情報學方面的知識;掌握文獻檢索方面的基本知識，并熟悉主要文獻檢索工具尤其是計算機檢索方法。其次，應具備一定的外語水平，能查閱、翻譯和管理外文書刊。最后，應具有一定的科研能力和掌握科學信息的能力。信息資料的搜集整理與研究工作要走在教學與科研工作的前面，資料員要把工作重點放在配合教學與科研需要的二、三次文獻的編制工作上，這也是資料室與圖書館業務工作的根本區別。

總之，利用創新理念管理院系資料室，科學化、現代化、規范化建設和管理好它，對高校的教學和科研有著十分重要的現實意義。

參考文獻:

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