對信息化系統建設項目管理的體會

項目是為創建某一獨特產品、服務或成果而臨時進行的一次性努力，也可具體解釋為用有限的資源、有限的時間為特定客戶完成特定目標的一次性工作。項目具有非常明顯的特點:臨時性、獨特性和漸進性。

在過去的幾年中，由于人們對信息化認知的程度普遍提高，相應的信息化系統項目的規模、復雜度、難易程度等方面也不斷加深和拓展，如何管理這樣的項目，以筆者從事信息化系統項目管理建設工作近十年的經驗體會，以下三個環節顯得尤為重要。

一是質量文檔體系的建立

做好項目管理的重要一環是建立質量文檔體系。在項目管理之初，身邊很多同事以及朋友都在抱怨為什么要寫這么多的文檔，浪費時間和精力，到底有什么用?我也有類似的感受。但是當我努力嘗試著堅持做這件事時，我發覺質量文檔的管理體系確實對項目實施有益。質量文檔是一個文檔集，它涉及項目先期調研、可行性分析、風險分析、項目投入產出預測、項目實施方案、項目設計方案、項目問題及解決等一系列的項目過程管理，它涵蓋了項目全方位，是項目內涵和外延的縱深剖析。質量文檔能夠直接給項目帶來的好處并不明顯，但質量文檔的有效建立和管理，可以為項目本身提供完整的監控項目過程的途徑。

任何一個項目至少有一個比較切合實際的項目實施計劃，圍繞著這個計劃分配不同人力以不同的資源，大家共同完成項目任務。如果沒有項目實施計劃，要想監控項目的實施過程，恐怕很難，從項目管理者角度出發，誰都不可能把項目管理好;而從項目組成員角度出發，他無法看到自己在項目中所處的位置，同樣很難有積極參與者的共知。

大型或者復雜的項目總會由若干個階段組成，那么每個階段的項目總結是為后一階段實施提供決策的重要依據，落筆成字的文檔比口頭交流更有意義。但形成文檔，不僅僅為以后項目組成員或其他人更為方便的查詢信息提供基礎，也可以讓撰寫文檔的人在形成文檔的過程中，有時間認真思考項目問題。質量文檔是一項潛移默化的工作，開始時并不覺得怎么重要，但一旦堅持下去，會是項目的一筆寶貴財富。

與此同時，質量文檔的建立也在檢驗和提高著項目參與者的綜合素質。質量管理體系是一種規范和理論，需要學習和理解。對于項目管理者而言，無論是向自己的上級領導匯報還是向用戶匯報，文字撰寫能力同口頭交流能力一樣重要。一個項目的實施，可以將一名普通的員工培養成一名項目管理者。

二是關于高效團隊

任何一種管理方法，必須理論聯系實際，在實際工作中獲利才是真正需要的。高效團隊對于項目實施的重要性不言而喻。

首先，項目經理對一個團隊非常重要，其個人性格及處事方式在很大程度上會深刻影響一個團隊。項目經理或者主管應該傳達給項目組成員好的方面，有利的方面，他應該具備獨立承擔不好或不利方面的能力和魄力，一旦過多地在下屬面前表達不滿情緒，只能讓項目組成員思想更加混亂，給項目帶來更加不利的影響。每個人之所以會留在一家公司，一個團隊，除了薪酬，很多人更多關注的是一個和諧的工作環境，作為項目經理或主管應該把這項工作當作是自己工作的組成部分，是應該做的事情。

其次，項目經理應該站在更全面的角度去衡量用戶的不滿和抱怨。用戶的不滿肯定是有原因的，此時應該在項目組內部項目經理展開自我批評，深刻剖析自己還有哪些地方做的不夠好。因為只有知己知彼，才有可能使問題迎刃而解。同時，通過這種自我剖析的策略，也可以增強項目組成員的責任感。

第三，盡量避免由于一個人的離開而對項目帶來嚴重的直接影響。這里所說的嚴重影響是指這個人離開了，項目就立刻癱瘓的情況。經驗表明，沒有一個項目會因為一個人的離開而無法進行下去，只有做的好壞程度之分。因此，為了盡可能避免項目往不可控的方面發展，在項目實施過程中，需要做好核心技術或者體系架構掌握在兩個人手中的工作，也就是說做好核心人員的備份，這項工作不能由項目經理去做，而應該由上級主管安排。

最后，項目經理和技術經理之間的關系應該是明確的。項目經理是管理者，技術經理應該向項目經理負責，而項目經理應協調好技術經理，理解技術經理提出的建議和要求。在實際工作中，做一件事情，如果有兩個領導，那么辦事效率一定不會高。在任命項目經理后，就說明了一個事實，那就是項目經理是領導，技術領導是配合。在這一點上，項目經理要想做好這項工作，除自身必須掌握和熟悉項目業務情況外，行政制度和規范上的保障必不可少。

三是用戶認可度的論證和闡述

項目實施同產品研發性質不同，前者需要大量同用戶溝通，后者則更注重市場需求的整理分析以及實現技術的研究。而對于項目實施而言，用戶認可程度將直接影響著項目的成敗，如何提高用戶對項目組的認可度，結合自身的實際經驗提出以下認識和觀點。

1.站在用戶角度去考慮用戶的需求。

一般的項目經理開始時往往只站在己方的角度去考慮問題，這樣就忽略了很多用戶潛藏的真正的需求。用戶開發一個系統，一定是有原因的，站在用戶的角度去思考開發這樣一個系統到底是做什么用的?給哪些人用的?如果多了這層考慮，項目在開始之初可能就成功了一半。

2.機會來臨時候的挺身而出，可以大幅度地增加用戶認可的分數。

機會不會按計劃出現，但機會出現時要努力抓住機會，關鍵時刻能解決問題是很重要的一項工作。當然，注重項目實施過程是十分必要的，但必須意識到關鍵時刻的表現有可能使以前的良好成果付之東流，也可能使用戶對你以前的不良看法突然好轉，這是一面雙刃劍。

總之，項目管理是一個知識的范疇，需要不斷地通過理論和實踐相結合的方式，用理論去指導實踐，用實踐來豐富理論。

(作者單位:萬達信息股份有限公司)