關于做好高校印章管理工作的幾點思考

摘要:高校印章是高校行使職能活動，明確權利義務關系的憑證和依據。本文擬就目前高校印章種類、印章管理使用中存在的一些主要問題進行剖析，對印章的管理和使用提出自己的一些見解。

作者簡介:馬巧雙，女，1980年1月出生，新鄉醫學院院長辦公室，助教，研究方向:高等教育管理;宋元明，(1981-)男，新鄉醫學院宣傳部，助教，研究方向為高等教育管理。

一、 高校印章的種類

高校印章種類繁多，按級別主要可分為以下幾類:一級印章即校級印章，是按照國家規定，代表高校的法定名稱，體現學院的權力、憑信和職責，由上級主管部門正式批準刻制的公章。包括:學校黨委公章、行政公章、鋼印、法定代表人簽字章、介紹信專用章等冠以學校名稱、對外代表學校權威的印章及校領導名章(方形);學校所屬各二級單位印章:如:黨委辦公室印章、校長辦公室印章、組織部印章、各院系印章等二級部門印章;二級單位所屬各部門的印章等。這些印章都是高校權威的展示和各級部門行使權力的象征，具有極強的合法性、權威性。

二、印章管理使用中存在的問題

從實際工作中所反映出的問題看，高校印章管理與使用中存在以下幾個方面的問題:

(1)制度不健全。目前很多高校印章的使用還未建立一整套完備的管理制度。憑印象、憑經驗管理的現象還比較普遍。主要表現在:有時領導一句話，大印就章出去了，易造成印章管理混亂，出了錯無法追究責任，無章可循，有法難依。

(2)因本部門印章不對外，個別基層持章人員對諸如證明、合同類的文字材料等審核不夠仔細、不夠嚴格，甚至在空白位置或憑證上蓋關系章、人情印，極易被人利用，不僅影響了對外代表學校權益的校印使用的權威性，甚至對學校造成嚴重的經濟損失和后果。

(3)用印人員隨意簡化審批用印程序。認為凡事“無所謂”，領導看不看一個樣，簽不簽字一個樣，盲目用印，忽視用印審批程序的重要性。用印前，不履行批準手續;用印后，忽視蓋章登記和重要材料存檔。

(4) 用印不規范，加蓋印章的位置不準確，文字不端正、不清晰，影響了印章的嚴肅性和學校的形象。

(5) 個別基層領導或持章人員對印章重要性、安全性、嚴肅性缺乏認識，致使持章人變更、用印審批情況無據可查。

(6)因公務急需，個別人員隨意攜帶印章外出、存在丟失、毀損等現象，不符合印章管理規定。

(7)維護不到位。各個學校的印章，一般幾年或幾十年不變，是相對穩定的工具。很多高校的章常年不清理，油漬滿面，字跡模糊，蓋章時不僅不容易蓋清楚，而且蓋出去的章也有損學校的形象。

三、對印章進行規范化、科學化管理

1. 首先要制定科學規范的印章管理使用制度。為各級印章建立相應規范的規章管理制度，規范用印的各個環節流程，維護印章使用的嚴肅性、規范性。對于非法使用印章，應當根據情節輕重，給以行政處分或依法懲處。因此各高校應制訂各級用印規章制度和具體細則，同時把涉及到的內容和各種變化的用印情況科學化、規范化、程序化、制度化，使單位的印章使用更加合理、高效、安全。

2. 堵塞漏洞，明確各級印章管理使用責任人，對印章進行檔案化管理。自新印章申請刻制、啟用之日起至印章廢止即由印章負責發放部門(一般為學校的黨政辦公室)對印章管理的各個環節按印章的所屬權限、對各級責任人、持章人及變更情況等建立管理檔案，印章廢止后及時將管理檔案移交學校綜合檔案管理部門;同時由各基層部門按印章所屬權限對其所屬部門的用印審批情況、用印登記情況等進行檔案管理登記并按年度移交學校綜合檔案管理部門，使各級印章的使用情況有據可查，使各級印章管理人員切實履行職責，減少因印章管理不到位而給學校帶來損失。

3.規范各級用印審批手續。用印前應首先辦理相應手續并經本單位主管領導的簽批、同意、蓋章。同時單位領導也要堅持原則，不寫人情批條，堅持公章應姓“公”，不姓“私”，充分認識公章使用的重要性，正確發揮公章作用。負責管印的同志特別是管校印的同志更應照章辦事，認真負責，熟悉領導的簽字筆跡，對用印材料認真加以復核，必要時請示各級領導，用印后必須辦理相應的用印登記手續。我校在辦理普通校印用印時一般都履行以下手續:

(1)用印部門填寫“新鄉醫學院校印使用審批表”，內容含材料名稱、內容摘要、主管部門審核意見、相關部門會簽意見、院長辦公室審核意見、主管校領導批示、校領導批示、備注(含用印時間、份數等)。

(2)用印單位在用陰后填寫印章使用登記表，登記用印時間、材料名稱、批準人、用印人、份數等，同時由院長辦公室做好重要材料歸檔并按年度及時移交檔案管理部門存檔。

在高校眾多的印章中，值得一提的是校印中鋼印的使用。鋼印與其它印章基本一致，但鋼印大量用在證書、證件上。在某些特定情況下，鋼印就超出一般印章的作用。為避免管理漏洞，我校在管理鋼印和其他校印時，做到了專人專管:分別由一人專管鋼印和另一人管理其他校印。

再次要規范印章的保管。高校的各類印章一般都有專人負責保管，如有遺失或誤用時，由持章人員全權負責。要實行“專人掌管，安全存放”。印章保管應有專用盒，并隨時上鎖，嚴禁帶出辦公室使用。掌管印章的同志因工作調動離開崗位時，應及時更換放置印章的柜、鎖，嚴防印章管理失控。

最后要做好印章的維護工作。印章因經常使用，日久天長，印章上留有許多污漬，灰塵等，由于印泥與臟物混攪，會使印文模糊不清，影響蓋印質量。因此，印章保管人員應定期擦洗印章，檢查印章磨損、清晰度等情況，發現問題及時報告。可以準備軟毛刷、輕氣油、大針、毛巾等用品，首先用毛巾檫去灰塵，根據情況用毛刷或牙刷蘸輕氣油把印章上的印泥清洗干凈，待字跡清楚，再用毛巾蘸水進行全面檫洗。一般情況下，可一至兩個月清洗一次，既保護了印章，也確保了蓋章的質量。

參考文獻:

[1]金飛鳳，胡慧.高校機要秘書如何做好“用印的學問”.企業家天地(理論版)2008.2;230

[2]伍聰.怎樣做好印章管理.秘書. 2007.9;18~19

[3]趙愛軍等.淺談印章的管理.浙江檔案.2002.10;33

[4]李鳳蘭等.做好高校印信管理工作的思考.西北工業大學學報(社會科學版).2004.12;90~92

[5]陳銀達.談談如何保管和使用印章.秘書.2000.3;26