抗災自救，創建節約型社會

摘要:電子公文具有很多優勢，在災區抗震自救、創建節約型社會中能夠發揮巨大作用，同時它的實現、普及是完全可行的。本文在闡述電子公文有用、可行的同時，還指出電子公文在普及過程中遇到的阻力，以期拋磚引玉，引起更多重視。

關鍵詞:電子公文 優勢 可行性 阻力

作者簡介:陳文靜(1982—)，女，四川師范大學中國古典文獻學專業碩士研究生畢業，從事中國古代文化研究，現任四川建筑職業技術學院黨辦秘書，助教。

一、引言

信息化的今天，網絡操作的節能、節時、高效率等諸多優點在工作中表現得越來越突出，2006年以來，全國多個省市紛紛出臺建立教育系統電子公文交換平臺的相關文件，電子公文的處理、歸檔等問題日益提上了日程。推進電子公文是建設信息化、節約型校園的重要組成部分。

2008年5月12日，汶川發生八級特大地震，強烈波及四川、甘肅、陜西等省市，國家經濟受到重創，國務院明文規定，精減國家行政機關辦公經費，以支援災區重建;相關部門也要求“可開可不開的會不開，可發可不發的文不發”，可見，創建節約型社會的趨勢在地震之后顯得更為突出，同時這句話也表明，在行政部門日常開支中，辦會和辦文是兩個重要源頭。會可以精減達到目的;至于文，一些不必要的文可以不發，但是必要的文又怎樣體現節約呢?精減文件內容效果是不明顯的，追溯源頭，發一篇文主要的開支還應該是流通過程。改變文件流通方式，看似一件微乎其微的小事，但其中節省的開支卻足以驚人。拿一所規模職業院校來粗略、保守地估算，院級發文第年發文約200份文件，按平均每份文件5頁，每頁紙花費0.15元，每份文件每次印發40份算，每年需要6000元花費在文件流通過程中;以上數字還只限是院級文件，若學院有九個系，十個行政部門，在6000元的基礎上乘以4，那么學院每年在文件院內流通中要花費24000元。四川省普通高校有77所，如果能夠改進流通方式，則可以節約1848000元。除此以外，還有大量的簡報需要印刷，以及向上級部門上報文件、簡報時產生的郵寄費、人工費、車輛的油費、人工補貼費等也是一筆不小的開支。如果以上的算法再把全省的行政事業機關納入，那這筆資金在奪取抗震救災勝利的困難、關鍵時期將發揮巨大作用。

二、電子公文的可行性

(一)公文的含義和載體

公文，就是公務文書。指機關、團體、企事業單位在處理各種事務中形成的體式完整、內容系統的各種書面材料，或稱文件。公文最重要的目的是:打破時間空間的限制，有效的傳遞權威性、憑證性的公務信息。確保了公文內容的憑證性、指導性，形式的權威性，傳遞的時效性，那么公文的作用就得到了最大程度的發揮。

作為一種信息記錄，公文有其自身的載體。它的作用的發揮必須依靠載體才能實現;反過來也可以說，只要通過一定的載體得以實現公文的作用，那么這種載體就是可行、實用的。

現代公文載體普遍采用的是紙質文本，這種形式從人類發明造紙術開始便一直使用，具有易寫、易保存的優勢，且在人們思維當中這種公文載體已成為定勢，是現代公文章的通用載體。但并不能就此說，紙質材料是公文的唯一載體。在歷史上，出現過石頭載體、貝殼、布匹等各種載體，紙，因為其方便、節能、易流通等優勢，所以才成為通用的公文載體;反過來也可以說，只要具備了以上優勢，能夠確保公文作用的發揮，就很可能成為公文的通用載體。

(二)電子公文

電子公文是指以電子形式表現的并通過網絡傳送的、用于相關單位相互之間聯系事務的專用文件。電子公文的特點是基于計算機和互聯網的特性而產生的，因為電子公文的制作、發送及接收都需要通過計算機和互聯網這兩種媒介來進行。首先是計算機，它的最大作用是將公文中所有具體的信息都進行了數字化的改變;其次是互聯網，將計算機里的數字化信息在各個公文處理機關之間迅速地傳送。與紙質公文相比，電子公文具有儲存體積小、檢索速度快、遠距離快速傳遞及同時滿足多用戶共享等優點。

(三)電子公文存在的現實條件

隨著和網絡信息技術的應用普及，電子公文的普及已具備基礎條件。

在信息化發展的今天，辦公自動化的普及和電腦擁有數量的增多，另一種公文載體——電子技術正異軍突起。

鑒于互聯網本身的特殊性，即公開性和全球性，使電子公文成為一種數字化的、虛擬化的文件形式，它的廣泛應用能夠極大地提高公共事務的辦事效率。

電子公文還有一個優點是:便于查詢。《國家行政機關公文處理辦法》規定公文要標注主題詞。就紙質公文而言，主題詞可作為檔案的檢索手段，但由于其標注是文秘人員而非檔案人員所為，很難做到規范，且主題詞表的編制也存在現實的具體性，因而從實踐來看，主題詞的作用收效甚微。但電子公文能真正發揮主題詞作用，其查詢方式有時間、文號、發(來)文機關、標題、內容、主題詞查詢等，只要錄入相關詞匯，便能從浩如煙海的電子公文中搜索出需要的資料。

三、阻礙電子公文普及的因素

(一)電子公文的安全問題

與紙質公文相比，電子公文存在自身固有的局限性，如信息與載體分離、不能直接閱讀，必須依賴于軟件和硬件才能識別和利用;同時，稍不留意即容易被非法修改、復制且不留痕跡，其真實性、完整勝、憑證性方面至少在現階段比較難認可。文件的保密性、合同簽署的合法性、個人簽名的安全性都有待進一步解決。

(二)閱讀方式

從紙墨閱讀到電子閱讀，多數人還不適應這種轉變。很多部門已經將大量信息、文件、學習資料、刊物等等大量、重要的信息發布到互聯網上，目的是節約成本、逐漸簡化各類重工作程序，由于人們對這種閱讀方式的不適應，仍舊習慣于電話通知會議、紙質送達文件等形式，網上資源并沒有得以充分利用。

(三)習慣問題

由于紙質公文長久地存在于人們的生活中，大多數人已經習慣了這種固有的載體模式。加之在機關部門中，存在一定數量的大齡職工，電腦運用不精通，鍵盤使用及打字輸入方法不熟練，一定程度上限制了電子公文的普及。

(四)領導重視程度不夠

公文傳閱主要是存在于領導職務之間，通過各部門領導上傳下達相關文件精神。由于多數領導職務的年齡普遍偏大，習慣不夠、意識不夠，由于領導的習慣性思維，導致電子公文在特定區域推行力度不夠。很多領導干部思想還停留在“公文處理電子化”就是用電腦打印文件的層面，而沒有上升到無紙辦公自動化的高度，有些部門甚至沒有紙質公文無法辦公的思想。

(五)操作技術問題

電子技術是新興的公文載體，在實踐過程中不免有曲高和寡的現象。除了解決電子公文的安全性技術等問題之外，如何讓電子公文在現實生活中更易瀏覽、更易操作、更易運轉，是一項需要不斷反復實踐、研究、改進的漫長過程。比如:實現網上公文批閱、在網絡中對文件直接進行親筆圈閱批注和簽名;流轉痕跡清晰可見;自動送達、自動提醒，實現完全自動;操作程序人性化、智能化，等等。在反復改進過程，化缺點為優點，提高應用性，才能實現真正意義上的無紙化辦公。就如同紙在剛發明的時候，我們不能因為它和絲綢相比，具有易碎的特點，就堅持只用絲不用紙。

四、結束語

無紙化辦公優勢越來越明顯，上述幾點僅提供參考，以期引起對電子公文的重視，并指出幾點阻力，希望技術人員著力破解，使電子公文能夠在創建節約型社會中發揮更大的作用。

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