出口結匯單據時間的確定

摘 要： 本文以科學的方法確定出口結匯單據時間，并結合國貿的出口程序對出口結匯單據時間進行系統分析，旨在加深學習者對出口結匯單據時間的理解，提高出口結匯單據的質量，這對參加全國統一國際單證員考試的考生有一定的幫助。

關鍵詞： 出口結匯單據 時間確定 出口程序

現在很多職業技術學院的學生都參與每年一次在六月份舉行的全國統一國際商務單證員的考試，上午考理論，下午考單據繕制，而很多考生在考完后往往都會覺得各種出口結匯單據的時間很難確定。出口結匯單據的時間，一般是指各種出口外貿結匯單據的簽發日期，常稱單據日期。我是國際商務單證員培訓師，在給學生考試輔導的時候，學生最疑惑的也是出口結匯單據的時間。我簡單地告訴他們，開始他們記得住，以后還會填錯，這時我就不得不以我在企業工作的經驗，結合出口物流的流程跟他們解釋，他們才豁然開朗，記得牢固。

在校學生沒有工作經驗，犯下這個錯誤，可以理解，但是在實際工作中，制單人員也會犯這個錯誤。我在企業工作的那幾年，主要負責出口物流和繕制出口結匯單據這部分工作。有一次我司接到美國客人的投訴，說我們給他們的那些單據中，發現商業發票和裝箱單的時間是在提單日期之后的3天，這是偽造單據，要拒絕付款。原則上，商業發票和裝箱單的日期是不能遲于提單日期的。我找來備份的單據一看，確實如他們所說的那樣，我們犯了錯誤，但不是故意的。原因何在？當時客人急需這批貨物，催著我們交貨，交貨那天恰好是星期五，有船期和艙位，我們就急沖沖地訂船、出貨、裝船走貨，所以提單的日期就是星期五這一天。當時，我們公司用的是SCALA系統，這個系統有個特點，公司倉庫出貨后，倉庫負責人要在系統里扣掉所走貨物數量（俗稱埋數）之后，我們這邊才能打印出相應的商務發票和裝箱單，而商業發票和裝箱單的日期是系統自動生成的。那天，發完貨物之后就到下班時間了，我們就下了班，到了下個星期一上班的時候，倉庫扣數，我們才把商業發票和裝箱單打印出來，卻忘記更改出貨時間，因而造成了誤會。我們把這種情況跟對方作了詳細的解說，并道了歉，對方看在跟我司長期愉快合作和托收結算方式上就沒有追究，但嚴重警告我們不許再犯如此錯誤。對此，我們都很慶幸，幸好是以托收方式結算，要是以信用證方式結算，那我們的收款就收不到了。由此可見，單據時間的準確性很重要。中國出口結算大部分是采用信用證結算方式，以此來保證收到貨款，而信用證結算大多是象征性交貨，我方憑單交貨，對方憑單付款，因此，一定要做到單證一致、單單一致才能保證收到貨款。這就對單據繕制提出了高要求，要求單據的時間絕對不能出錯。而在全國統一國際商務單證員考試中也經常考信用證結算方式下單據的繕制。那么怎樣才能保證單據的時間不會出錯呢？下面我就以信用證結算方式為前提，說明怎樣確定出口結匯單據的時間。

一、明白信用證所需的各種出口結匯單據

常用的出口結算單據有商業發票、裝箱單、產地證、檢驗證書、保險單證、提單、裝船通知、受益人證明、船公司證明和匯票等，具體需要什么單據，要看信用證（L/C）的單據條款。例如下邊一則從信用證摘下來的單據條款：

*3/3 SET OF ORIGINAL CLEAN ON BOARD OCEAN BILLS OF LADING MADE OUT TO ORDER OF SHIPPER AND BLANK ENDORSED AND MARKED “FREIGHT PREPAID” NOTIFY APPLICANT(WITH FULL NAME AND ADDRESS).

*ORIGINAL SIGNED COMMERCIAL INVOICE IN 5 FOLD.

*INSURANCE POLICY OR CERTIFICATE IN 2 FOLD ENDORSED IN BLANK，FOR 110PCT OF THE INVOICE VALUE COVERING THE INSTITUTE CARGO CLAUSES（A），THE INSTITUTE WAR CLAUSES，INSURANCE CLAIMS TO BE PAYABLE IN JAPAN IN THE CURRENCY OF THE DRAFTS.

*CERTIFICATE OF ORIGIN GSP FORM A IN 1 ORIGINAL AND 1 COPY.

*PACKING LIST IN 5 FOLD.

從單據條款看，L/C需要提單、商業發票、保險單或保險憑證（任選一種）、產地證FORM A格式裝箱單和匯票（要看信用證前面部分的匯票條款）六種單據。這些單據上都要有各單據簽發日期，也就是單據日期或單據時間。

二、怎樣確定單據時間。

1.一般確定單據時間的方法

各種出口結匯單據的日期有的早，有的遲，還可以是同一天。那單據日期怎么確定呢？簡單地說，第一，確定提單日期，提單日期是確定其他所有單據日期的關鍵；第二，確定商業發票的日期。商業發票的日期是所有結匯單據日期中最早的日期，后邊緊跟著裝箱單，最遲不能遲于提單日期；第三，產地證、檢驗證書、保險單和船公司證明的日期在商業發票日期和提單日期之間；第四，裝船通知、受益人證明和匯票的日期不能早于提單日期，也就是說要等于或遲于提單日期。所以提單日期很重要，以它為參照時間，什么單據日期都不能遲于它，什么單據日期都不能早于它，一旦提單日期確定，其他相應單據的時間范圍就確定了。根據這個順序，六種單據的日期就可以排出來了：商業發票——裝箱單——產地證、保險單（日期不分先后）——提單——匯票。這種方法也適合托收和匯付結算方式下的單據日期的確定。但這是一個主要輪廓，還不夠充分，對于常用的單據時間，更具體地說要做到：

（1）發票日期應在各種單據日期之首，最早不能早于信用證的開證日期。

（2）提單日期要在L/C規定的裝運期之內，但不能早于商業發票日期。

（3）裝箱單日期不能早于發票日期，最好就等于發票日期，最遲不能遲于提單日期。

（4）產地證日期不能早于發票日期，最遲不能遲于提單日期。

（5）保險單日期不能早于發票日期，最遲不能遲于提單日期。一般在提單日期之前的3天之內比較好。

（6）商檢證書日期不能早于發票日期，最遲不能晚于提單日期，但也不能過分早于提單日期，要看具體的貨物來定，尤其是鮮貨、容易變質的商品，要與提單日期靠近些，甚至是與提單日期同一天。

（7）船公司證明日期：不能早于發票日期，最遲不能遲于提單日期，與提單日期越近越好。

（8）受益人證明日期：不能早于提單日期，再晚也不能晚于L/C規定的交單期限，最好在提單日期之后3天內。

（9）裝船通知日期：不能早于提單日期，最好是與裝船日期相同（對于CFR術語，一定要與提單日期相同）或之后的3天內，最遲也不能遲于交單期限。

（10）匯票日期不能早于提單日期，但最遲不能遲于L/C規定的交單期，最好在提單日期之后3天內。

這樣的規定是由實際工作中國際貿易的出口物流程度決定的。

2.結合出口物流程序確定單據日期

在國際貿易中，買賣雙方通過簽訂國際貨物買賣合同建立貿易關系，再按照合同條款履行自己的義務，享受自己的權利，從而達到貿易的目的。權利與義務是對等的，在信用證結算中，賣方即出口雙方既要按時交貨，又要按時提交符合L/C要求的單據才能取得貨款，否則銀行有權拒絕付款，而所提交的單據就是出口方或相關部門在交貨之前或交貨過程中繕制出來的。

出口方交貨交單的程序是：根據合同備貨——按時收到信用證、審證——按時訂船——發貨——裝船——在交單期內交單。由此很明顯地看到，先發貨后裝船，出口方發貨時出示商業發票，貨物裝船時由船公司出示提單，這樣兩種單據就出來了，所以商業發票的日期早于提單日期，但也不能早于信用證的開證日。因為出口方在沒有收到信用證的條件下是不能發貨的，否則收款就沒有保障。那么早多少天較為適宜呢？裝船之前的7天內。原因是：現在的海上運輸多數為班輪運輸，班輪有固定的航期表（我們一般會按照航期表來訂船），裝船日期是固定的；在裝船日期之前有7天的開艙期（包括裝船當天），在這7天之內，如果你訂了船，就可以隨時把貨物送到船公司或貨代指定的倉庫里，就可完成交貨。所以發貨經常是在開艙期內發貨的，商業發票的日期可以是開艙期內的任何一天，最遲可以與裝船日期同一天（如前面例子所說的日期，但這種情況比較特殊，不熟悉各國的貿易情況最好不要用），但絕對不能遲于裝船日期。班輪按期到來，在碼頭裝完貨物后馬上就走了，不會停留，因為停留太久就會增加泊位費。試問船走了以后你還能裝貨上此船嗎？在全國統一國際商務單證員考試中，一般會給出提單日期，而提單日期就是貨物裝船日期，可以此日期作為確定其他單據日期的依據。

商業發票又是繕制其他一切出口單據的基礎，所以要最早出。從上邊的資料我們可以知道裝箱單、產地證、保險單、檢驗證書和船公司證明的日期在商業發票日期和提單日期之間，所以商業發票日期和提單日期最好隔開幾天，這樣才有足夠的時間出其他單據。在一般情況下商業發票的日期至少要早于提單日期2天，具體相隔多少天要根據實際工作的需要來定，而不一定要按照發貨的實際時間。因為對方是不知道你哪一天發貨的，而且也不需要知道，但對方知道7天內你必須交貨到所訂的班輪的碼頭或倉庫里，否則就趕不上這個航班。所以前面的例子里，我司即使是在裝船日交貨，也可以把商業發票的日期定為裝船日前7天的任何一天，只要符合邏輯和國際貿易慣例就行了。但最好把裝箱單與商業發票一起出，因為我們在申請產地證、投保、或提出檢驗申請時都要知道裝箱的情況。

受益人證明、裝船通知和匯票是裝船之后出的，所以它們的日期在提單日期之后，而交單期也是根據提單日期來決定的，除L/C有另外規定之外，出口方必須在提單日之后21天內交單，并要在L/C的有效期內。所以貨物裝船后，應盡早繕制出這些單據去交單結匯，而它們的日期越靠近提單日期就越好。

總之，出口結匯單據的時間就是一條線索，可把各種單據系統、有邏輯地聯系起來。而學習者加深對出口業務的理解，有機地掌握單據時間，才能繕制出高質量的出口結匯單據，進而提高企業的形象。

參考文獻：

［１］國際貿易慣例《UCP600》.

［２］姚大偉主編.國際商務單證理論與實務.2008.1.

［３］石玉川主編.國際貿易實務.對外貿易經濟大學出版社，2005.3.

［４］孟祥年主編.外貿單證實務.中國財政經濟出版社，2005.8.