英語函電的寫作特點及其在商務活動中的應用

[摘 要] 商務英語函電在對外貿易交往過程中，準確而有效的傳遞著各種商務信息。本文通過對英語函電的學習并根據筆者畢業實習中的體會與經驗試圖對外貿函電語言的特點和寫作原則進行分析，并以此構建外貿函電的應用技巧，以期促進有效的溝通。

[關鍵詞] 英語函電 商務活動 運用

一、引言

商務英語函電是國際商務往來中經常使用的交流手段，而商務英語函電的使用貫穿對外貿易交往的各個環節。本文根進行了對外貿函電的文本特征進行了分析，并以此提出了相應的解決方法，因此得到更有效的應用，更有利于外貿發展和便于溝通。從而達成業務并進行有效地開展。

二、英語函電文體的基本特征

在如何更好地掌握英語函電的寫作技巧之前首先應了解英語函電的基本特征，英語函電是一種特殊的文體，它是在外貿實務中通過語言作渠道，采用特點格式進行交往。作為一門特殊的語言和實用性很強的課程，它的特征主要表現在語言形式、語言特征和詞匯特征等方面。

1.語言特征

為了避免涉外商務中在意義上產生模棱兩可和誤解，在外貿函電中，更加注重的是表達是否貼切、清楚，能否給對方留下良好的印象，最終能否達成交易。其句子結構往往按正常語序組織，以顯現屬于誰的責任和義務。在外貿函電中，顧及得最多的是下述七個方面，即清楚、簡結、正確、完整、具體、禮貌和體諒。

2.詞匯特征

運用文字一般做到規范、確切、簡練、明晰。涉及有關雙方的權利和義務時，用詞相當精確。在業務上慣用的名詞、縮略語、術語和貨幣符。如:We can consider to reduce our price if your order is largeenough此句意義含糊，改為We can reduce our price by 2% if your order exceeds 5.000 pieces后.意思就清楚了。

三、寫好英語函電應注意的問題

1.格式隨意化:英語商業信函一般包括信頭、寫信日期、信內地址、稱呼、正文、結尾客套話、簽名、簽名縮寫等幾個主要部分。根據具體情況，也可省略部分內容，如信內地址，簽名縮寫等。目前國外普遍采用齊頭式，因為此種形式可使打印效率提高，信的外表看起來更整潔。筆者曾在實習單位的其中一封郵件中發現:原譯為:China Minsheng Banking corporation ，Ltd.(中國民生銀行有限公司)，corporation本身即為有限公司，相當于limited company，英譯中無需再加“Ltd.”。

2.內容簡明化:外貿英語函電的篇幅應以一張紙為限。“短”為宜。一個段落最好不超過1O行，否則給人以沉悶的感覺。選擇一些雖短但意義確切的詞，可以給人以明快的印象，并可省去收信人逐字推敲詞義的麻煩和時間。例如，用“though”代替“despite the fact that”，用“if”代替“in the event that”。在實際應用中應不斷練習，刪去不必要的字，讓句子更精煉，表意更準確。

3.語言規范化:隨著對外交往的日益頻繁，外貿函電的語言使用已越來越規范化。但目前在一些商務資料、往來函電中仍有許多洋涇浜英語在被公式般地使用，如“at an early date”、“enclosed please find”、“reason is because”等等。有一個行之有效的方法可解決這個問題，即向英語國家的客戶學習，研究對方發來的函電，琢磨其用詞造句，逐步改進自己的不足之處。

除以上應注意的問題之外，還應稍加注意英語函電的語氣。因為寫信的語氣表明了你寫信的態度。禮貌地及時回復對方來信，會讓收信人產生友善的反應，反之，命令、生硬、蠻橫的語氣會使函電達不到預期的目的。

五、英語函電在商務活動中的應用

外貿函電是國際貿易領域人們借以溝通的書面工作語言，由于函電比口頭溝通形式嚴謹和清晰。近年來，隨著我國與世界各國貿易活動日漸頻繁和復雜，外經貿人才應具備通過書寫信函實現有效溝通的能力已成為迫切需要。通過本次畢業實習了解到許多外貿企業將“能夠熟練使用外文，流暢和準確的和外商溝通”作為考查職員和招聘新人的標準之一。可見英語函電在商務活動中的廣泛應用。

1.掌握和熟悉外貿函電的相關業務和知識

在寫作英語函電前必須熟悉掌握外經貿業務的主要步驟:建立業務關系、詢價、報盤、還盤、訂貨、接受、簽約、包裝、裝運、支付、結算、保險、商檢、索賠、代理、抱怨與調停等等。因此在了解英語函電寫作技巧之外還應注意結合外貿業務進展的不同環節和內容學習相關函電的寫作，以達到一封有效的外貿英語函電。

2.注重理論與實踐相結合

只有通過系統地學習、不斷地操練、模仿和實踐，才能更好地鞏固所學的知識，最終達到能夠正確翻譯并能擬寫相關的外貿信函。再好的理論倘若不與實踐相結合也是毫無意義的。因此，應首先充分了解英語函電的語言特點、寫作格式、寫作技巧和規則，以及相關商務知識等理論基礎上進行大量的操作練習，從而更好的培養和有效地運用英語函電的能力。

六、結論

英語函電作為國際商業交往聯系的重要手段。為了能夠達到以筆代口談生意的目的，除了熟練掌握商業知識和英語寫作技巧外還要了解英語商業資件的寫作特點和要求以及其他相關內容，以便有效溝通。

參考文獻:

熊麗娟:外貿函電協作的若干原則[A].湘潭師范學院學報，2006，111～112