知識管理審計(jì)報(bào)告研究

[摘 要] 針對知識管理審計(jì)報(bào)告的研究目前還是一個(gè)空白，筆者認(rèn)為它是一個(gè)審計(jì)意見的載體，具有建設(shè)性和防護(hù)性的作用。文章對知識管理審計(jì)報(bào)告的要素和編制要領(lǐng)進(jìn)行了探討。

[關(guān)鍵詞] 知識管理 審計(jì)報(bào)告 作用 要素

隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，知識管理作為重要的管理思想越來越多地受到組織的關(guān)注。但知識管理審計(jì)卻沒有受到相應(yīng)的重視，致使知識管理項(xiàng)目的成功率大打折扣。而針對知識管理審計(jì)報(bào)告研究更是聞所未聞。筆者“小試牛刀”，以期拋磚引玉，豐富知識管理理論。

一、知識管理審計(jì)報(bào)告的定義

雖然知識管理審計(jì)已經(jīng)開始在一些組織中實(shí)施應(yīng)用， 但知識管理審計(jì)報(bào)告卻沒有一個(gè)嚴(yán)格的定義。審計(jì)報(bào)告是指“審計(jì)師根據(jù)審計(jì)準(zhǔn)則的要求，在實(shí)施審計(jì)工作的基礎(chǔ)上對被審計(jì)單位的會(huì)計(jì)報(bào)表發(fā)表意見或無法發(fā)表意見的書面文件。”根據(jù)這個(gè)定義，筆者認(rèn)為知識管理審計(jì)報(bào)告也至少應(yīng)該體現(xiàn)審計(jì)依據(jù)、審計(jì)對象、審計(jì)時(shí)間等基本要素。目前知識管理審計(jì)尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使用較多有HyA-K-Audit、Delphi Group 的KM2、F. W. Horton 的InfoMap 法等。知識管理審計(jì)的對象是組織內(nèi)的知識、知識工作者、知識環(huán)境、知識的收集、知識共享和知識創(chuàng)新。審計(jì)時(shí)間對于財(cái)務(wù)審計(jì)來講一般都是事后審計(jì)，而知識管理審計(jì)事前、事中、事后都可以。因此筆者認(rèn)為，知識管理審計(jì)報(bào)告就是審計(jì)師依據(jù)一定的審計(jì)方法，在實(shí)施審計(jì)工作的基礎(chǔ)上對被審計(jì)項(xiàng)目發(fā)表審計(jì)意見或無法發(fā)表審計(jì)的書面文件。此處提到的“無法發(fā)表審計(jì)意見”是因?yàn)閷徲?jì)師可能受到主觀或客觀因素的影響而無法收集到充分、適當(dāng)?shù)膶徲?jì)證據(jù)以支持審計(jì)意見的情形。

二、知識管理審計(jì)報(bào)告的作用

1.防護(hù)性作用

知識管理的實(shí)施已經(jīng)掀起一股熱潮。然而當(dāng)前的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，知識管理項(xiàng)目的成功率最多只有15%。產(chǎn)業(yè)分析家預(yù)測， 到2003 年僅財(cái)富500 強(qiáng)就會(huì)因?yàn)橹R管理項(xiàng)目的失敗損失315億美元。審計(jì)師通過出具不同類型審計(jì)意見的審計(jì)報(bào)告，可以提高或降低企業(yè)決策者對知識管理項(xiàng)目的依賴或期望程度。幫助組織了解到底需要哪些知識以及如何管理這些知識。因此，知識管理審計(jì)報(bào)告能夠在一定程度上對被審計(jì)單位的財(cái)產(chǎn)、債權(quán)人和股東的權(quán)益及企業(yè)利害關(guān)系人的利益起到保護(hù)作用，能夠?qū)χR管理部門盲目的或缺乏效果、效率、經(jīng)濟(jì)性的項(xiàng)目起到制約作用。

2.建設(shè)性作用

知識管理審計(jì)報(bào)告著眼于組織管理部門的戰(zhàn)略、控制、目標(biāo)、結(jié)構(gòu)及決策的最優(yōu)性，它是在對公司知識資源進(jìn)行系統(tǒng)的、科學(xué)的考察和評估的基礎(chǔ)上提出診斷性和預(yù)測性的審計(jì)意見。知識管理審計(jì)報(bào)告應(yīng)該指出知識及其管理的癥結(jié)所在，如決信息超載、重復(fù)勞動(dòng)造成的交流成本高、效率低下等問題，揭示信息供給方面的差別和信息流程中缺失的環(huán)節(jié)，幫助組織識別信息需求并將其與組織的信息資源相匹配，提高知識管理實(shí)踐，顯示價(jià)值鏈在人、組織和顧客中形成的過程，指出通過知識共享和組織學(xué)習(xí)應(yīng)用杠桿作用的方式和途徑。

三、知識管理審計(jì)報(bào)告的要素

根據(jù)詳略程度，審計(jì)報(bào)告可以分為簡式審計(jì)報(bào)告和詳式審計(jì)報(bào)告;按照使用目的可以分為公布目的審計(jì)報(bào)告和非公布目的的審計(jì)。筆者認(rèn)為知識管理審計(jì)報(bào)告主要用于指出知識及其管理存在的問題和幫助組織改善經(jīng)營管理，故應(yīng)當(dāng)屬于詳式審計(jì)報(bào)告和非公布目的的審計(jì)報(bào)告。根據(jù)審計(jì)文書的基本要求，其要素應(yīng)該包括以下八項(xiàng):

1.標(biāo)題。全面的知識管理審計(jì)報(bào)告的標(biāo)題應(yīng)該為“關(guān)于+(被審計(jì)單位)+(時(shí)間)+的+知識管理審計(jì)報(bào)告。專題知識管理審計(jì)報(bào)告的標(biāo)題應(yīng)在(時(shí)間)后面加上專題名稱。被審計(jì)單位的名稱應(yīng)該寫全稱，避免引起誤解;時(shí)間可以是被審計(jì)事項(xiàng)已經(jīng)或?qū)⒁l(fā)生的時(shí)間，也可以是正在發(fā)生的時(shí)間。

2.收件人。審計(jì)報(bào)告的收件人一般是業(yè)務(wù)的委托人或授權(quán)人。如果是外部審計(jì)，委托單位與外部審計(jì)機(jī)構(gòu)一般會(huì)簽署業(yè)務(wù)約定書(合同)，此時(shí)的收件人應(yīng)是審計(jì)師按照業(yè)務(wù)約定書的要求致送審計(jì)報(bào)告的對象;如果是內(nèi)部審計(jì)，則審計(jì)項(xiàng)目往往是管理部門授權(quán)審計(jì)，此時(shí)審計(jì)報(bào)告的收件人為授權(quán)人。

3.引言段。知識管理審計(jì)報(bào)告的引言段應(yīng)當(dāng)依次說明審計(jì)立項(xiàng)的依據(jù);被審計(jì)事項(xiàng)的性質(zhì)和范圍;審計(jì)事項(xiàng)的要求和執(zhí)行時(shí)間;其中審計(jì)對象的范圍至少應(yīng)當(dāng)指明知識管理項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間和部門;審計(jì)事項(xiàng)的要求和執(zhí)行時(shí)間是業(yè)務(wù)約定書或授權(quán)人的具體要求。

4.范圍段。知識管理審計(jì)報(bào)告的的范圍段應(yīng)當(dāng)說明已經(jīng)實(shí)施的審計(jì)工作;所依據(jù)的審計(jì)標(biāo)準(zhǔn);審計(jì)責(zé)任等。審計(jì)工作應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃和實(shí)施了審計(jì)程序，這些審計(jì)工作足以獲得充分、適當(dāng)?shù)膶徲?jì)證據(jù)以支持審計(jì)師的審計(jì)意見。審計(jì)責(zé)任應(yīng)當(dāng)指出知識管理審計(jì)報(bào)告屬于診斷性的管理建議，僅供管理部門內(nèi)部參考，因使用不當(dāng)造成的后果與審計(jì)師和審計(jì)單位無關(guān)，即不承擔(dān)法律責(zé)任。

5.意見段。意見段應(yīng)該是知識管理審計(jì)報(bào)告的核心部分，因而也就占據(jù)了審計(jì)報(bào)告的最大篇幅。一份審計(jì)報(bào)告的質(zhì)量高低主要取決于意見段。這一段應(yīng)該具體說明以下三個(gè)具體內(nèi)容:

(1)對被審計(jì)事項(xiàng)的基本評價(jià)。審計(jì)師應(yīng)當(dāng)描述知識管理在組織中的戰(zhàn)略地位、知識管理的基礎(chǔ)建設(shè)、知識管理實(shí)施模式或戰(zhàn)略、知識管理實(shí)施現(xiàn)狀、知識管理部門的人力資源、知識管理實(shí)施的安全性和效益性等。進(jìn)行了上述有關(guān)內(nèi)容的說明以后，審計(jì)師對被審計(jì)事項(xiàng)做出了基本的評價(jià)，總括性的說明被審計(jì)事項(xiàng)的優(yōu)劣。在基本評價(jià)的基礎(chǔ)上對成績、問題進(jìn)行分析。

(2)主要成績和問題。知識管理的事后或事中審計(jì)要說明主要經(jīng)驗(yàn)和成績、不足和缺陷。審計(jì)報(bào)告應(yīng)當(dāng)描述知識收集、知識共享、知識創(chuàng)新的情況及意識;描述信息流的有序性和及時(shí)性;評價(jià)學(xué)習(xí)機(jī)制、商務(wù)智能和知識儲(chǔ)備途徑等;說明在知識管理實(shí)踐過程中特定的人對特定的知識資源擁有的安全和權(quán)限級別;評價(jià)知識獲取的安全性和及時(shí)性;評價(jià)知識管理人員素質(zhì)和知識管理績效等。在分析的基礎(chǔ)上肯定成績，總結(jié)經(jīng)驗(yàn);指出問題，吸取教訓(xùn)。

知識管理的事前審計(jì)要分析組織的知識基礎(chǔ)和知識需求，找出知識差距和知識流，并判斷它們對經(jīng)營目標(biāo)的影響，以確定組織知識管理的戰(zhàn)略或知識管理的實(shí)施模型是否科學(xué)合理。報(bào)告最后要說明知識管理項(xiàng)目的可行性，提出預(yù)測性的報(bào)告。其目的是減少?zèng)Q策失誤，實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化。

(3)改進(jìn)意見和建議。這部分內(nèi)容不是必須的，即如果項(xiàng)目可行或?qū)嵤┬Ч己茫瑒t可以省略。但如果知識管理項(xiàng)目存在重大缺陷，此處應(yīng)該是知識管理審計(jì)報(bào)告的重要內(nèi)容。此時(shí)審計(jì)師應(yīng)該針對審計(jì)項(xiàng)目存在的問題和不足之處提出意見和建議，包括:解決問題的辦法、可以采取的措施、可供選擇的方案等。但此處應(yīng)當(dāng)說明，這些建議僅供內(nèi)部參考、不具備鑒證作用。

6.審計(jì)師簽名蓋章。知識管理審計(jì)報(bào)告應(yīng)當(dāng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人(或?qū)徲?jì)組組長)簽名蓋章。社會(huì)審計(jì)還應(yīng)該加蓋事務(wù)所合伙人或主任會(huì)計(jì)師的章。

7.審計(jì)機(jī)構(gòu)及地址。審計(jì)報(bào)告應(yīng)當(dāng)載明審計(jì)機(jī)構(gòu)的名稱及地址，并加蓋審計(jì)機(jī)構(gòu)的公章。

8.報(bào)告日期。審計(jì)報(bào)告最后應(yīng)當(dāng)寫明審計(jì)報(bào)告日期。審計(jì)報(bào)告日期為審計(jì)工作完成日，即應(yīng)當(dāng)實(shí)施的審計(jì)程序均已經(jīng)實(shí)施完畢。

四、知識管理審計(jì)報(bào)告的編制要領(lǐng)

知識管理審計(jì)報(bào)告的編制人應(yīng)當(dāng)是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)徲?jì)組組長。由于被審計(jì)單位的經(jīng)營環(huán)境千差萬別，因此以上八個(gè)要素在審計(jì)報(bào)告中地位、所占篇幅不盡相同。審計(jì)師應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需要來表達(dá)這些內(nèi)容。為了保證權(quán)威性，在寫作中應(yīng)該注意以下要領(lǐng):

1.要根據(jù)知識管理的審計(jì)目標(biāo)進(jìn)行嚴(yán)格選材。它包括陳述的真實(shí)性、優(yōu)劣性、差距性和潛在性的各種題材。要有事實(shí)、有數(shù)據(jù)、有比較、有分析。

2.要依據(jù)審計(jì)報(bào)告的基本要素安排好報(bào)告的結(jié)構(gòu)。因?yàn)榻Y(jié)構(gòu)是報(bào)告的骨架，是科學(xué)組織報(bào)告材料的必要手段，既要體現(xiàn)出完整性，又要順理成章。防止公式化傾向。

3.注意措辭。知識管理審計(jì)報(bào)告在本質(zhì)上屬于管理審計(jì)范疇，其語言應(yīng)體現(xiàn)出“評價(jià)和建議”。意見段的開頭應(yīng)該使用“我們認(rèn)為”的術(shù)語，而不宜使用“我們確信”或“我們保證”等絕對化的語言，“絕對可行”、“完全正確”會(huì)誤導(dǎo)管理部門的決策。同時(shí)也應(yīng)避免使用模糊不清、態(tài)度曖昧的語言，如“大致可以”、“基本可行”等，這樣的語言會(huì)降低審計(jì)報(bào)告的權(quán)威性和可信性。

4.審計(jì)報(bào)告提交或出具之前，應(yīng)充分聽取知識管理專家的意見，使審計(jì)報(bào)告的內(nèi)容經(jīng)得起推敲，更令人信服。

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