淺談會計電算化內部管理制度的建立

開展會計電算化的企業應根據工作需要，建立健全包括會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和數據管理制度、電算化會計檔案管理制度的會計電算化內部管理制度，保證會計電算化工作的順利開展。

一、會計電算化崗位責任制

建立會計電算化崗位責任制，要明確各個工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。

會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統的工作崗位。

電算化會計崗位和工作職責一般可劃分如下:

1.電算主管。負責協調計算機及會計軟件系統的運行工作，要求具備會計和計算機知識，以及相關的會計電算化組織管理的經驗。電算化主管可由會計主管兼任，采用中小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，應設立此崗位。

2.軟件操作。負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表，和進行部分會計數據處理工作，要求具備會計軟件操作知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平;各單位應鼓勵基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。

3.審核記賬。負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證等)進行審核，操作會計軟件登記機內賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認;此崗要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平，可由主管會計兼任。

4.電算維護。負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內會計數據。此崗要求具備計算機和會計知識，經過會計電算化中級知識培訓。采用大型、小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，應設立此崗位，此崗在大中型企業中應由專職人員擔任。

5.電算審查。負責監督計算機及會計軟件系統的運行，防止利用計算機進行舞弊;要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平，此崗可由會計稽核人員兼任;采用大型、小型計算機和大型會計軟件的單位，可設立此崗位。

6.數據分析。負責對計算機內的會計數據進行分析，要求具備計算機和會計知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平;采用大型、小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，可設立此崗位，由主管會計兼任。

實施會計電算化過程中，各單位可根據內部牽制制度的要求和本單位的工作需要，參照上述對電算化會計崗位的劃分進行調整和設立必要的工作崗位。基本會計崗位和電算化會計崗位，可在保證會計數據安全的前提下交叉設置，各崗位人員要保持相對穩定。由本單位人員進行會計軟件開發的，還可設立軟件開發崗位。小型企事業單位設立電算化會計崗位，應根據實際需要對上述崗位進行適當合并。

二、會計電算化操作管理制度

會計電算化操作管理制度的主要內容包括:

1.明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼要嚴格管理，指點專人定期更換密碼，杜絕未經授權人員操作會計軟件。

2.預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而登入機內賬簿。

3.操作人員離開機房前，應執行相應命令退出會計軟件。

4.根據本單位實際情況，由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。

三、計算機硬件、軟件和數據管理制度

計算機硬件、軟件和數據管理制度的主要內容包括:

1.保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件，要經常對有關設備進行保養，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發生。

2.確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除;對磁性介質存放的數據要保存雙備份。

3.對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升級和計算機硬件設備進行更換等工作，要有一定的審批手續;在軟件修改、升級和硬件更換過程中，要保證實際會計數據的連續和安全，并由有關人員進行監督。

4.健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施，保證會計數據的完整性。

5.健全必要的防治計算機病毒的措施。

四、電算化會計檔案管理制度

電算化會計檔案管理制度的主要內容包括:

1.電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據;會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據。

2.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。

3.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。

4.采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。

5.通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。