淺議教學檔案管理在高職院校人才培養評估中的作用

李漢和

教學檔案是高職院校檔案的主要組成部分,是反映教學過程中的真實記錄,是學校進行教學改革、教學研究活動的基礎材料,是開展教學評估的重要依據。

一、教學檔案的主要內容是人才培養工作評估的基礎和依據

高職院校教學檔案是教學管理水平和教學質量的記載,是校檔案主體、核心和重點。在教學、教育改革、日常教學管理活動中形成具有利用價值的、并且應該歸檔的教學文件材料,能夠準確、完整、真實地反映教學管理全過程。這些資料主要包括如下四類。

1.基礎檔案

上級教育主管部門下達的政策性、指導性教學文件,及學院制定的教學文件和教學規章制度、學院和系部教學工作計劃和總結、專業人才培養方案、實施性教學計劃、課程教學大綱、課程表、校歷、教學進程表、教學任務通知書、授課計劃、實習計劃、實驗開課記錄情況表、教師講課記錄、教學工作總結以及活動記錄、考試試卷等。

2.精品課程與專業建設檔案

專業論證、申報、剖析的材料,網上精品課程和申報獲獎材料、各種聲像資料等。

3.學生檔案

包括在校學生基本情況登記表、學生花名冊、成績登記表、新生注冊、學籍異動材料、獎懲材料、英語和計算機等級證書材料、畢業論文設計、畢業生跟蹤調查表、畢業生注冊信息等。

4.教師業務檔案

在校教師基本情況登記表、教案、聽課記錄表、教學情況調查表、教師崗位考核表、教學工作小結、教師工作量統計表、教師獎懲材料、參加教學研究活動情況以及發表論文材料等,這些材料的歸檔為人才培養工作評估提供了依據。

二、教學檔案管理的現狀與問題

1.教學檔案管理的現狀

教學管理工作具有綜合性和日常性的特征,而檔案管理則是一項技術性工作,具有嚴格的規章制度和管理方法。就我院而言,學校檔案部門形成一系列的規章制度,檔案實體分類細則根據國家檔案局頒布的《歸檔文件整理細則》和教育部《高等學校檔案實體分類法》的分類方法和編號原則制定,明確了教學管理部門和院、系、部檔案人員的工作職責,實行部門立卷。為了充分發揮教學檔案在評估中的作用,教務處為此專門下發了《關于建立健全教學檔案管理制度的通知》,對我院教學檔案實行分級管理,要求各院、系、部安排專人負責,按學年管理、編目造冊及歸檔;積極推行檔案管理現代化建設,建立檔案查詢制度,充分發揮教學檔案的作用。

2.教學檔案管理的問題

教學管理部門和院、系、部基本都是兼職檔案工作者,對檔案的收集、分類、整理歸檔不熟悉。具體表現在日常檔案材料的收集重點不明確,導致該收集的沒收集齊全,而不該收集的收集了,有的重復收集。這些問題在人才培養、工作評估收集材料時較為明顯,從而出現補做材料現象。

另外,教學檔案信息化程度不高,缺少利用率。

當今社會信息化迅速發展,僅僅依靠傳統的檔案管理模式已無法適應時代的發展。要充分利用學校的教育網絡資源以及聲像資料、教學檔案信息資源來擴大教學檔案的利用范圍,全面提高教學檔案的利用效率。

三、通過高職院校人才培養評估,加強教學檔案的建設

1.做好教學檔案的開發利用

教學檔案利用是檔案工作的最終目的,是對檔案價值和檔案工作水平的檢驗。高職院校的教學檔案工作能夠更好地為教學服務、為社會服務,可通過教學檔案信息網查閱。各有關職能部門和院、系、部都可以實現網上歸檔、網上借閱、網上傳遞信息,用先進的網絡和軟件做好教學檔案的開發利用,更好地為教學一線服務。

2.加強教學檔案的信息化、網絡化、電子化管理

高職院校的教學檔案具有材料來源分散、多樣化、時間劃分能特殊化等特點,管理難度大,這就要對檔案進行信息化管理。實現教學檔案網絡化管理,能夠減輕檔案工作人員勞動強度,提高教學檔案管理的工作效率。教學檔案的電子化管理具有良好的安全保密措施,通過對電子文件加密來實現電子化管理,更好地為教學工作服務。

3.加強教學檔案管理人員業務素質建設

教學檔案管理隊伍是檔案管理工作的主體。要培養合格的教學檔案管理人員,就必須加強管理隊伍的建設,提高教學檔案管理人員的素質,使他們具備高尚的職業道德修養、基本的檔案業務知識和管理能力,熟悉本院教學檔案管理制度;也要不斷加強對教學檔案人員的業務培訓,促進院內外檔案管理人員的溝通與交流,使管理人員除具備扎實的專業基礎知識外,還掌握計算機、網絡等方面的知識。

(作者單位:江蘇省鹽城衛生職業技術學院)