淺談高校校園卡資金的財務管理

邱東旺

摘 要:管理高校校園卡必然要管理校園卡的資金,財務管理是校園卡管理的核心。因此,校園卡資金的財務管理直接影響到它的使用效益和安全。文章擬從通過現(xiàn)狀分析、建立管理制度、完善內(nèi)部控制等方面探討促進高校校園卡資金財務管理的規(guī)范化、制度化。

關鍵詞:高等學校 校園卡資金 財務管理

中圖分類號:F234 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)11-163-02

一、校園卡資金管理現(xiàn)狀及存在問題

1.校園卡的特點及使用范圍。現(xiàn)在校園卡一般使用非接觸式加密IC卡(射頻卡)存儲容量4K,校園卡應用系統(tǒng)集學校管理與金融服務于一體,實現(xiàn)資金充值、消費支付功能和校內(nèi)身份論證管理相結(jié)合的多功能卡式應用管理系統(tǒng)。校園卡的使用大大方便學生在校內(nèi)的學習和生活,提供學生餐飲消費、自助購水電費、上機收費、超市消費結(jié)算,實現(xiàn)校內(nèi)無現(xiàn)金消費。醫(yī)療卡、學生證、出入證、閱覽證、借書證、指紋考勤、城市公交易通卡等功能實現(xiàn)了真正意義上的一卡通。為學校實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學化管理提供了最佳的途徑。

2.校園卡資金沒有獨立進行財務核算,記賬方法大多采用收負責實現(xiàn)制進行會計核算。

3.由于校園卡的消費金額小、筆數(shù)多、使用量大、小額消費不使用密碼的特點,校園卡管理系統(tǒng)設計上允許脫機操作,在停電情況下仍可使用,方便餐廳消費收款。高校校園卡系統(tǒng)各終端服務器與校園網(wǎng)聯(lián)接,且終端消費機和出納機可能脫機工作,致使存款或消費數(shù)據(jù)不能及時上傳,同時也造成掛失黑名單不能下傳到各終端POS機。

4.校園卡管理報表系統(tǒng)只有簡單的收款或退款、消費及個人收支余明細賬查詢,缺少反映所有的收款、消費、上期結(jié)余和本期結(jié)余金額,造成只能核對收款和消費情況,難以核對校園卡的資金結(jié)余情況與財務核算的結(jié)余情況。

二、校園卡資金的財務管理

1.建立崗位責任制度。校園卡管理中心隸屬財務處,以更好地加強財務管理,按照國家財經(jīng)法規(guī)、制度和學校互聯(lián)網(wǎng)安全制度規(guī)定,負責校園卡管理工作。其主要職責和權限如下:(1)負責校園一卡通系統(tǒng)各終端設備的日常管理,保障系統(tǒng)安全,維護系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)。(2)嚴格遵守財經(jīng)紀律,做好校園卡管理中心的會計核算工作。(3)辦理各單位在校園卡上交易的數(shù)據(jù)采集、核對,編制月報表。(4)做好學生水、電費使用管理工作。(5)辦理校園卡制作、申領、銷戶及掛失、解掛、補發(fā)工作。(6)接受校園卡使用情況的查詢、咨詢工作。(7)根據(jù)學校管理的要求,不斷開拓校園卡的使用功能。(8)起草有關校園卡管理的規(guī)章制度和文件。(9)做好辦公室及機房的防火、防盜工作,保證財產(chǎn)物資的安全。(10)完成領導交辦的其他工作任務。

2.設立會計科目進行會計核算。(1)會計科目設置:設一級科目“現(xiàn)金”、“銀行存款”、“應收及暫付款”、“應付及暫存款”、“代管款項”,在“代管款項”下設明細科目詳見附表。(2)會計核算方法:根據(jù)現(xiàn)行《高校學校會計制度》對校園卡資金進行統(tǒng)一核算,統(tǒng)一管理。校園卡資金收入實行分餐廳和充值員明細核算:收到充值款時,借記:“銀行存款”科目,貸記:“代管項款——校園卡資金——銀聯(lián)POS機充值款”;校園卡消費款結(jié)算按月計提,借記:“代管項款——校園卡資金支出——餐廳消費”科目,貸記“應付及暫存款——消費結(jié)算”;支付消費款時,借記“應付及暫存款——消費結(jié)算”科目;貸記:“銀行存款”。按照這樣進行會計核算,可以按月計算校園卡資金結(jié)余情況與校園卡管理系統(tǒng)的校園卡資金結(jié)余進行相比對,做到賬賬相符,以確保校園卡資金的安全。

3.巧用Microsoft Office Excel設置大寫金額的作法。通常會計人員在填寫大寫金額時,采用遂字錄入方法操作,浪費時間而且容易錄錯,這里介紹一組公式供大家參考:如需要將Excel表格E3單位格的小寫金額轉(zhuǎn)換的大寫,即按下列命令錄入即可=TEXT(INT(E3),“[dbnum2]”)&“元”&IF(INT(E3*10)-INT(E3)*10>0,TEXT(INT(E3*10)-INT(E3)*10,“[dbnum2]”)&“角”,“零”)&IF(INT(E3*100)-INT(E3*10)*10>0,TEXT(INT(E3*100)-INT(E3*10)*10,“[dbnum2]”)&“分”,“整”)。

三、完善內(nèi)部控制制度

為合理保證校園卡管理中心業(yè)務工作合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務報告及相關信息真實完整,提高校園卡管理中心工作效率和效果,促進校園卡管理制度化、規(guī)范化,特制定本內(nèi)部控制制度。

1.崗位分工控制:校園卡管理中心內(nèi)設主任崗、副主任崗、系統(tǒng)管理員崗、管理員(一)崗兼會計和管理員(二)崗兼出納。各崗位工作職責另行制訂。

2.貨幣資金控制。(1)校園卡充值款控制:后勤集團飲食服務中心充值員辦理校園卡資金通過POS機充款,當日應足額存入學校校園資金專戶,每周由飲服中心進行匯總,管理崗(二)審核簽字登記后交管理崗(一)復核簽字記賬。按月進行匯總復核,當月存款金額應與校園卡系統(tǒng)收款金額相符,存款金額不符情況于次月5個工作日內(nèi)通知飲服中心會計進行相應會計處理。(2)校園卡工本費控制:管理崗(二)開據(jù)校園卡工本費,當日收取的工本費的人數(shù)和金額與管理崗(一)和副主任崗發(fā)卡數(shù)量相核對簽字,按月進行統(tǒng)計匯總核對簽字,當日收的校園卡工本費應登記日記賬,做到日清月結(jié)。(3)消費結(jié)算控制:消費款按月進行結(jié)算,由管理崗(一)授理,經(jīng)PC機校園卡系統(tǒng)核對一致后,送主任崗進行復核。(4)水電控智能系統(tǒng)消費內(nèi)部結(jié)賬控制:轉(zhuǎn)每季度結(jié)算一次,經(jīng)管理崗(一)審核制單后,送主任崗進行復核。(5)注銷退款控制:管理崗(二)對校園卡注銷賬戶退款應與PC機注銷記錄相符,每月終了進行對賬后送主任崗復核。(6)掛失賠償款控制:由管理崗(一)或系統(tǒng)管理崗與持卡人進行核對、打印掛失賠償清單簽字后交管理崗(二),由PC機通過掛失賠償專戶補給,每年終應向開發(fā)商索賠,索賠金額轉(zhuǎn)入校園卡資金專戶。

3.校園卡控制。(1)校園卡日記賬控制:校園卡購入、發(fā)卡、庫存數(shù)量按日進行登記,每年至少進行一次盤點,做到賬簿登記與實物相符。(2)新生免費發(fā)卡控制:新生免費發(fā)卡采用專用賬戶進行發(fā)卡,管理崗(二)辦理新生免費發(fā)卡的數(shù)量與教務處提供的錄取名單相一致后,送副主任崗進行復核。(3)校園卡日常發(fā)卡控制:每日進行發(fā)卡平衡計算,平衡公式:新辦校園卡數(shù)量+補辦校園卡數(shù)量=交款發(fā)卡數(shù)量+保修發(fā)卡數(shù)量+免費發(fā)卡數(shù)量。管理崗(一)和副主任崗的交費發(fā)卡數(shù)量應與管理崗(二)收取的工本費數(shù)量相分離,每天發(fā)卡的數(shù)量應與收費的數(shù)量進行復核登記相互簽字。

4.數(shù)據(jù)管理控制。(1)消費數(shù)據(jù)備份控制:消費數(shù)據(jù)由計算機每日進行自動備份,系統(tǒng)管理崗每日對備份的數(shù)據(jù)用移動硬盤進行雙備份,月終進行光盤刻錄,年終移交給檔案部門進行長期保管。(2)學生信息控制:系統(tǒng)管理崗對學生信息進行整理,并與教務處提供的學生名單信息、人員數(shù)量相一致,經(jīng)副主任崗復核后導入數(shù)據(jù)庫,同時將核對后的數(shù)據(jù)發(fā)送給開發(fā)商制作彩照卡。(3)學生公寓免費電費定額標準控制:系統(tǒng)管理崗按物業(yè)提供的學生住宿的房間號、名單、核定的免費定額標準編制補電數(shù)據(jù),經(jīng)副主任崗復核后于月初導入補電數(shù)據(jù),導入電控系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應與物業(yè)提供的住宿信息相符。(4)學生公寓免費水費定額標準控制:系統(tǒng)管理崗按物業(yè)提供的學生住宿的房間號、名單、核定的免費定額標準編制補水數(shù)據(jù),經(jīng)副主任崗復核后于每學期初進行補水,水控系統(tǒng)的免費補水量與物業(yè)提供的住宿房間信息相符。

(作者單位:集美大學 福建廈門 361021)

(責編:呂尚)