淺談如何作好檔案的保密工作

門穎泉　鄭玉蘭

所謂“保密”是指人們把不讓外界知悉的秘密加以保守或保護,使之不外泄。檔案中包含著涉及國家或人的秘密資料、科技成果、經濟數據等,所以在檔案的管理工作中,保密工作至關重要,是檔案管理工作人員的神圣職責,也應是平時工作中十分重視的內容。

一、檔案庫房管理中的保密工作

檔案的庫房管理是檔案保密的重點。從總體上講,檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建,但是有一些不具備條件的單位,往往將庫房附設在機關辦公樓內。應注意的是,不是任何一間辦公室都可以用作庫房的,從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設在辦公樓的最底層,庫房門窗等應專門加固,以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度,無關人員一律禁止入內。實踐證明,檔案庫房的科學管理,是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

二、進一步做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性,無視其秘密性的時效和范圍,是不對的;但如果缺乏保密觀念,對涉密檔案無視其秘密性,無限地擴大開放利用范圍,也是錯誤的。因此,在開放檔案為社會各界所利用的同時,應當做好相應的保密工作。

1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作,也是開放檔案工作的一個重要環節,其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行:一是初審,檔案館工作人員根據標準,對開放期限內的檔案逐件進行審查,初步判定開放與控制使用范圍。二是中審,由具有較高政策水平和業務能力的同志,重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案,以確定其取舍。三是終審,由有關領導,根據初審和中審的情況,權衡利弊,進行綜合分析、審查,最終決定與批準檔案的開放與否。

2、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的,其劃分等級是根據《保密法》規定,劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級,就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施,最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的,一旦秘密保管期限屆滿,便失去了它的保密價值,為此我們就不能按原有的保密文件管理,而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案,必須是到了一定時限的檔案,要開放,必須先進行劃密解密,把未解密的列入控制使用的范圍。

3、做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作,即:(1)提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎,進行系統整理,達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。(2)建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。(3)編制檢索工具。一是基礎性檢索工具,如《開放檔案目錄》;二是骨干性檢索工具,如《開放檔案卡片目錄》;三是文字敘述性檢索工具,如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等,使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主,以基礎性檢索工具為輔,以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系,實現檢索途徑的多元化。(4)準備好副本。對珍貴、重要的檔案,應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制,搞好檔案副本。

三、正確處理好檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務,更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,但由于在傳統的保密觀念影響下,檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用,甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣,變成一文不值的廢紙,造成檔案浪費;領導不能及時全面地了解情況,有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明,檔案部門改變傳統的觀念,在嚴格做好保密工作的同時,切實完善工作職能,為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時間、地點、范圍限制的利用,保而不用只會失去保的意義,失去檔案的價值。當然,利用必須是在保密基礎上的利用,無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以,對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。