國有企業(yè)人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

苗　蕾

人事檔案管理是指人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動,是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄,是人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的考察了解員工的重要手段。企業(yè)最終競爭就是人才競爭,人事檔案管理的優(yōu)劣又極大地影響著人力資源管理的有效性,做好企業(yè)人事檔案工作,可以極大地促進(jìn)企業(yè)人力資源管理,進(jìn)而提高企業(yè)核心競爭力。

一、國有企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展方向

通過對邯礦集團(tuán)和其他兄弟單位座談和交流,國有企業(yè)在人事檔案管理方面為適應(yīng)新形勢雖有了提高和改進(jìn),但仍存在著諸多問題,直接制約了國有企業(yè)檔案工作的發(fā)展,給企業(yè)人力資源管理工作帶來極大的困擾,影響了企業(yè)發(fā)展。主要表現(xiàn)在:

一是人事檔案管理制度不完善,案卷質(zhì)量不高。人事檔案的收集、鑒定、整理、歸檔、查閱、更新等環(huán)節(jié)相對滯后,致使應(yīng)該歸檔的沒有及時歸檔,需查的檔案查不到,不能真實(shí)、完整地反映一個人的歷史全貌;二是人事檔案分類的不科學(xué)性。傳統(tǒng)的行政式檔案分類方法隨著時代的發(fā)展,已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的需要;三是人事檔案內(nèi)容不夠充實(shí)且具有片面性。人事檔案中公式化、格式化的材料較多,造成了人事檔案的不連貫、不全面,使得現(xiàn)實(shí)利用性差,尤其在企業(yè)中評價員工時,工作實(shí)績、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、才能成就等有用材料較少;四是檔案工作人員的綜合素質(zhì)偏低,知識面較窄,缺乏開拓精神和競爭意識,制約著人事檔案管理工作的進(jìn)行和發(fā)展;五是人事檔案管理手段落后,很多國有企業(yè)的人事檔案管理處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理階段,費(fèi)時、費(fèi)力、效率低,且有的單位沒有啟用人事檔案和信息化管理系統(tǒng),制約人事檔案功能的發(fā)揮。

隨著企業(yè)改革發(fā)展的深入和時代的進(jìn)步,對人事檔案工作提出了更高要求。首先要為建立企業(yè)核心價值體系服務(wù),形成引進(jìn)人才、留住人才、培養(yǎng)人才的良好氛圍;其次要為評價體系服務(wù),由傳統(tǒng)的人事考核轉(zhuǎn)向人力資源管理的績效評價體系,由面向個人要素的評價轉(zhuǎn)向?qū)冃Ш腿〉卯惪冃б蛩氐脑u價,由面向個體的考核評價轉(zhuǎn)向企業(yè)績效、組織績效、團(tuán)隊績效的考核評價,從原來的單一考核信息轉(zhuǎn)向多層次的評價信息:第三要為以績效為導(dǎo)向的薪酬回報體系服務(wù),人事檔案工作是企業(yè)價值分配體系的重要依據(jù),人事檔案在提供分配信息的同時,還必須注意對價值分配結(jié)果反饋信息的記錄、更新,使薪酬回報公平公正,樂于讓員工在企業(yè)工作,促進(jìn)生產(chǎn)效率的提高。第四要為員工成長服務(wù),結(jié)合員工個人當(dāng)前的實(shí)際情況,應(yīng)用科學(xué)發(fā)展觀來初步判斷職工的潛在能力和已有能力,向企業(yè)的人才資源部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出職工的培養(yǎng)方向,打通職工的成長通道,加速職工在某一領(lǐng)域的成才。

二、加強(qiáng)國企人事檔案管理的措施

針對國企人事檔案管理工作中存在的問題和現(xiàn)狀,應(yīng)采取以下措施:

1.增強(qiáng)服務(wù)意識。隨著時代發(fā)展,人事檔案管理人員也要更新觀念,端正態(tài)度,改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式,要變被動為主動,積極地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理,是人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑,是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。在接收檔案管理過程中增強(qiáng)開拓進(jìn)取精神,從根本上提高人事檔案管理工作的服務(wù)性。

2.增強(qiáng)合作意識。企業(yè)的任何一個部門都不是獨(dú)立的,而是相互聯(lián)系,相互依存的。作為管理整個企業(yè)實(shí)踐活動載體、知識結(jié)晶的檔案部門來說,更是和所有的部門緊密聯(lián)系。人事檔案管理工作所有的業(yè)務(wù)活動都是為了輸入或輸出人事檔案信息,為人力資源管理活動服務(wù)。人事檔案管理工作應(yīng)及時將有關(guān)信息反饋給人力資源管理部門,加強(qiáng)與相關(guān)部門的協(xié)作和溝通,是做好人事檔案管理工作的重要途徑。

3.增強(qiáng)時效意識。知識是最寶貴的資源,而時間則是競爭的重要決勝性因素,檔案管理工作的效率也是企業(yè)整體工作效率的體現(xiàn)。人事檔案管理部門不僅應(yīng)及時、準(zhǔn)確地提供檔案信息,還應(yīng)縮短反饋信息收集、再利用的時間周期。人事檔案管理部門內(nèi)部也應(yīng)健全崗位責(zé)任制,引入人力資源管理的理念,鼓勵內(nèi)部競爭,加強(qiáng)目標(biāo)管理和定額管理,促進(jìn)工作上臺階。

4.完善管理制度。在人事檔案管理工作中,對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度,必須要進(jìn)行改革,及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、法律化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù),舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析,對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別,嚴(yán)格按照國家和企業(yè)有關(guān)規(guī)定借閱,注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整,尤其應(yīng)注意對檔案近期內(nèi)容及時、主動地補(bǔ)充收集。

5.科學(xué)系統(tǒng)分類。人事檔案的分類應(yīng)根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部情況加以區(qū)分,建立適合企業(yè)自身的、科學(xué)合理的人事檔案分類系統(tǒng),而不應(yīng)拘泥于傳統(tǒng)分類。應(yīng)根據(jù)人力資源管理的新觀點(diǎn)充實(shí)人事檔案內(nèi)容,使之能從多方位全面反映一個人。人事檔案內(nèi)容應(yīng)注重動態(tài)結(jié)合、橫縱結(jié)合、定量與定性相結(jié)合。動靜結(jié)合,是指應(yīng)注重動態(tài)信息的及時補(bǔ)充。縱向上,不僅應(yīng)反映一個人的學(xué)識、工作能力、志趣性格等。現(xiàn)時代,國有企業(yè)人事檔案尤應(yīng)注重充實(shí)如階段考核、招聘、錄用、調(diào)動、勞工合同、獎懲、工資級別、學(xué)歷水平、專業(yè)職稱、職業(yè)性質(zhì)、工作實(shí)績、創(chuàng)造發(fā)明等方面的內(nèi)容。定量與定性相結(jié)合是指人事檔案內(nèi)容應(yīng)既包含定性的結(jié)論,又包含定理的描述,以提高人事檔案信息的可利用性。

6.提高人員素質(zhì)。在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天,引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才是國有企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。要引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才的同時,國有企業(yè)也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn),使其適應(yīng)新形勢下的新要求,從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。

7.引進(jìn)信息化管理。加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程是人事檔案管理工作大勢所趨,管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化,最終是要在國有企業(yè)中建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。

國有企業(yè)人事檔案記載著人才的信息,在管理工作中占有舉足輕重的地位,國有企業(yè)在加強(qiáng)企業(yè)改革的同時也應(yīng)積極推進(jìn)人事檔案工作的改革,從多環(huán)節(jié)入手,使人事檔案管理工作真正適應(yīng)時代要求,為企業(yè)的發(fā)展做出更大更多的貢獻(xiàn)。