加強會計電算化內控制度的思考

趙立峰

【摘 要】傳統的手工記帳被計算機記賬替代后,極大地提高了會計的工作效率,財務核算及財務管理也隨之發生了巨大的變化。從而也對財務管理提出了新的課題,如何才能確保會計各崗位間的監督和制約,保證會計資料的真實、完整、合法呢?那就必須隨著形勢的變化,建立健全和完善內部控制制度,有針對性地加強管理和控制措施,適應企業現代化管理的需要,符合新形勢下會計工作的發展。

【關鍵詞】會計 電算化 內部控制

一、電算化內部控制的必要性

1.操作無形化和存儲介質無紙化的缺陷

在手工會計信息系統中,會計數據是手寫的文字、符號,直接記錄在紙上,直觀性較強,不同的筆跡可作為控制的手段。會計人員之間的業務是通過相互交接完成的,因而很自然地形成了相互制約、相互監督的關系;而電算化信息系統中,各種業務都是通過計算機系統完成,只能通過對操作員身份的識別及授權控制來完成,都有別于手工會計信息系統,手工會計信息系統中易于辨認的審計線索如筆跡、印章等在電算化環境下已無處可尋。此外,手工環境下,記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質上的會計記錄其勾稽關系較為明確,而在電算化環境下,由于會計記錄被存儲在磁盤、軟盤等磁介質上,不宜實施簽字、蓋章等手段,而且磁介質很容易被改動,因此,如何防止數據被非法修改及如何盡可能避免利用計算機進行犯罪是電算化內部控制必須解決的問題。

2.電算化環境下內部稽核機制削弱

手工會計信息系統中,每一筆經濟業務的處理都需要經過多重手續,嚴格遵循有關的制約監督機制進行操作,必須經過嚴格的審核復查機制,形成嚴密的內部牽制制度,在相互牽制、相互核對、檢查監督等重要措施的實施過程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作。現代企業的經營環境復雜、經營內容廣泛、地理分布廣闊、信息處理工作量大。實行電算化后,許多業務處理程序被大大簡化,大部分處理由計算機完成,一些內部牽制措施無法執行,會計人員無法直接參與和控制,控制效率低,其審查、稽核機制被削弱。

3.電算化環境下會計工作質量有賴于計算機軟、硬件系統自身的可靠性及會計人員本身的操作水平

手工會計信息系統易于保持經濟業務的連續性,而在電算化會計信息系統中,一旦系統由于自身或操作員的失誤而崩潰,就可能使會計工作陷入癱瘓;手工會計信息系統下,會計核算的質量取決于會計人員的業務水平、職業道德及對會計有關法規的理解和執行效果,傳統會計在大量實踐的基礎上,積累了豐富經驗并形成了一整套完整的管理制度,而電算化系統中,操作環境的改變使傳統的管理控制方式失去了發揮功能的土壤。為了減少誤操作,提高輸出會計信息質量,電算化會計信息系統必須具備嚴密的內部控制功能和手段。

4.管理型會計軟件的發展對內控制度提出了新的要求

管理型會計軟件的開發和應用是會計電算化發展的必經之路,其核心是實現管理會計電算化。管理型會計軟件較之傳統核算型會計軟件具有靈活性及自由度較大、個性突出的特點,而限于電算化及內部控制制度在我國的發展,在電算化內部控制制度的制定和管理上存在著許多真空地帶。隨著經營環境的復雜化和經濟業務的多樣化,企業在內部控制的考慮和制定上,總會存在沒有涉及的地方。這使得內部控制存在沒有觸及的真空,減弱了企業整體內部控制的效果。

二、加強電算化內控制度的措施

1.加強系統內部制度建設

(1)職責明確。會計人員應該檢查組織結構、職權和責任的分配與分工情況,按照職責權限進行合理授權分工,確保處理業務過程中各崗位間的相互監督和制約。(2)提高內部會計人員的素質。建立以提高網絡安全及高級程序語言方面的培訓,大力開展計算機技術的培訓。培養一批既懂財會業務、又精通計算機應用技術的有經驗的復合型專業內部會計人員。

2.加強電算化程序操作控制

為了保證財務信息處理質量,必須減少差錯和事故的產生,要制定必要的上機規定和操作程序,這是操作控制制度化的具體表現。上機規定主要是對計算機機房內工作所作的一般性規定,操作程序是對計算機業務處理過程的具體操作步驟和具體要求。

3.加強系統安全控制

安全控制是非常重要的,因為它是計算機系統運行的外部環境,主要包括人員安全、硬件安全和軟件安全。人員安全是指操作人員的權限限制、密碼控制、操作日志記錄、以及禁止非電腦操作人員接觸電腦等;硬件安全是指電腦本身及其附屬設備的安全性,比如電腦硬盤的生命周期、單獨的安全供電系統、保護性設備的配備;軟件安全指財務軟件本身的安全性,以及對抗病毒、黑客攻擊的能力,包括數據保密、訪問控制、身份認證和識別、入侵檢測等等。因此要加強系統安全控制,保證計算機系統運行安全。

三、可能出現的問題及防范

1.針對計算機病毒的安全防范措施要到位

目前,計算機病毒很猖獗,其中有借以炫耀自己技術的病毒制作者,更多是受利益驅動的病毒制造者,不管出于何種目的,都會對計算機系統的安全造成極大的危害,從而造成巨大的損失。企業會計電算化系統中的數據一旦遭到破壞,也將造成極大的損失。雖然現在一般企業的計算機系統都安裝了各種不同的防毒殺毒軟件,但計算機病毒更新變異很快,常常讓人防不勝防,因此除了及時更新防毒殺毒軟件、安裝防火墻,定期檢測、清除病毒外,還可以使會計電算化系統在本單位局域網內運行,不并入互聯網,這也是防范電腦病毒的一種方法。與此同時,要加強對外來存儲盤的檢測,不亂拷貝存儲盤,不使用未經檢測的存儲盤。在實際工作中,注意提高會計操作人員對計算機病毒的防范意識,提高計算機使用的安全意識,也是保證會計電算化安全運行的有力措施。做好日常會計數據備份,并且雙備份,方可確保萬無一失。

2.管理型會計軟件的發展對內控制度提出了新的要求

管理體制和管理水平的逐漸完善,對應用計算機處理會計數據提出了更高要求。現在我們所使用的財務軟件就是一種全新的管理型會計軟件,它較之傳統核算型會計軟件具有涵蓋面廣、靈活性及自由度較大、個性突出的特點,從而使電算化內部控制制度的制定和管理上存在著許多真空地帶。隨著經營環境的復雜化和經濟業務的多樣化,我們在內部控制的考慮和制定上,存在沒有涉及的地方。這使得內部控制存在沒有觸及的真空,從而減弱了企業整體內部控制的效果。