淺談管理者在PDCA績效管理中的角色作用

趙紅程

【摘 要】績效管理是一個完整的系統,是以目標為導向,以績效合約為標準,進行過程控制并取得預期結果的一個螺旋式上升的動態循環過程。這個過程包括績效目標的明確、績效的實施、績效的評價和診斷、績效改進的措施等四個階段。本文主要探討管理者在PDCA績效管理中的角色作用。

【關鍵詞】PDCA循環 企業績效管理 管理者

一、企業績效管理體系構成

從系統的角度來看,績效管理涉及兩個層次。上層是組織績效,也就是組織目標的完成情況;下層是員工績效,是績效管理體系的基礎,也是該體系的最重要部分。企業目標能否完成是由企業員工的工作行為和工作結果是否有效決定的。績效管理體系框架主要包括:績效管理制度設計、績效管理組織和責任體系、績效目標體系、績效管理過程四個主要部分。

1.績效管理制度設計。是績效管理的基礎工作,通過建立統一、完備的績效管理制度,指導、規范企業的績效管理工作,確保部門和企業目標的達成。包括企業目標分解、分層分類考核制度、考核等級和考核關系的確定、考核方法選擇、考核量表制定、考核申訴及考核反饋辦法等。

2.績效管理組織與責任體系。制度體系可以明確績效管理推進的程序和相關人員的責任,而一個強有力的組織保障體系,可以保證績效管理的有效落實。

3.績效目標體系。管理者給下屬制定工作目標的依據,來自部門的目標,部門目標來自企業目標,而企業目標來自其戰略。只有這樣建立起來的目標體系才能保證每個職位都是按照企業要求的方向在努力。

4.績效管理過程。也可稱為績效管理體系、績效管理動態循環,在本文中指的是員工績效管理體系。它包括績效計劃、績效輔導、績效考核、結果使用及反饋提高四個環節。

二、管理者在PDMA績效管理中的角色作用

PDCA動態循環是全面質量管理的基本程序,它最早是由世界著名的質量管理大師戴明所倡導的,是一種科學的系統的思維方法和管理程序,PDCA循環以其特有的四個階段,不斷循環而形成了一種管理系統,這一系統是由一組共同作用而又彼此獨立的一系列管理環節組成的,通過這一系列的管理環節來使得管理問題得到解決,最終達成組織的目標。

1.制定績效計劃(Plan)

績效管理是一項協作性活動,由工作執行者員工和管理者共同承擔。并且績效管理過程是連續的過程,而不是在一年內只進行一兩次的填表“儀式”。績效計劃是整個績效管理流程中的第一個環節,發生在新績效期間的開始。制定績效計劃的主要依據是員工職位說明書和公司戰略目標以及年度經營計劃。在績效計劃階段,管理者和被管理者之間需要在對被管理者績效的期望問題上達成共識。在共識的基礎上,被管理者對自己的工作目標做出承諾。管理者和被管理者共同的投入和參與是進行績效管理的基礎,也就是說績效管理必須由員工和管理者共同參與,才能真正取得好的結果,獲得成功。對此,管理者必須有一個清醒且堅持的認識,否則,績效管理很難得到有效的實施。

在績效計劃里,管理者主要的工作是為員工指定關鍵績效指標,為此,這個階段需要準備的資料有:公司年度經營計劃、員工職位說明書和員工前一績效周期的績效考核表。所使的用工具主要有:“SMART”原則和《員工關鍵績效指標管理卡》。注意,是管理卡而不是考核卡,管理卡與考核卡的區別在于它把績效考核提升到了績效管理的高度,以過程的管理和控制取代形式化的填表考核,它是管理者進行績效管理的基礎文件,在整個績效周期都要用到。在制定完成管理卡后,管理者應及時參閱,真正發揮它的作用。

2.績效溝通與輔導 (Do)

關鍵績效指標確定以后,管理者應扮演輔導員和教練員的角色,以指導者和幫助者的姿態與員工保持積極的雙向溝通,幫助員工理清工作思路,授予與工作職責相當的權限,提供必要的資源支持,提供恰當(針對員工的績效薄弱環節)的培訓機會,提高員工的技能水平,為員工完成績效目標提供各種便利。

在績效溝通與輔導階段,管理者所要做的一個重要也是經常被忽視的工作就是觀察和記錄員工的績效表現,形成員工業績檔案。為了使績效考核的結果更加公平、公正,更加具有說服力,管理者應花一些時間和精力,記錄好員工的績效表現,為績效考核提供可以追溯的事實依據。所以,在實施階段,管理者除了要扮演輔導員與教練員的角色,更要扮演記錄員的角色。績效溝通與輔導階段的主要工具是《員工績效檔案管理卡》,主要記錄關鍵事件。

3.績效考核與反饋(Check)

在績效周期結束的時候,依據預先制定好的關鍵績效指標,管理者對下屬的績效目標的完成情況進行考核。績效考核的依據就是績效計劃階段的關鍵績效指標和績效溝通輔導過程中所記錄的員工業績檔案。

在績效考核與反饋階段,管理者所扮演的角色主要是公證員。所謂公證員,即要求管理者本著公開、公平、公正的原則,站在第三者的角度,依據績效溝通與輔導過程中的業績記錄,對員工做出公正、公平的評價。這一階段所使用的工具主要有:《員工關鍵績效指標管理卡》、《員工業績檔案管理卡》和《績效反饋卡》。

4.績效診斷與提高(Action)

在績效周期結束時,管理者應對員工進行績效滿意度調查,發現績效管理體系當中存在的不足并加以調整,人力資源部可以據此對整個企業的績效管理體系進行調整,使之不斷得到改善和提高;同時,根據績效反饋的結果,管理者還要幫助員工制定個人發展計劃或者叫改進計劃,對員工在知識、技能和經驗等方面存在的不足,制定發展計劃,放入下一PDCA循環加以改進。

在績效診斷與提高階段,管理者所扮演的角色主要是診斷專家,對自己以及員工在績效管理各方面的工作進行診斷,找出問題和不足,以在下一績效周期內做出改進。所使用的工具主要有《績效管理滿意度調查》和《員工個人發展計劃》。

三、結束語

運用PDCA循環建立的績效管理體系是向前看的系統,管理者應該意識到進行績效管理的目的是共同提高和進步,不是對歷史的審核和算帳,它要求的是通過績效管理體系的運作,使組織和員工個人在企業發展過程中,能夠緊盯企業目標,及時發現問題,找出原因并提出解決問題的辦法,在員工取得不斷進步的同時,提升其工作滿意度,并最終使組織績效不斷提高。