淺談檔案信息資源有效開發

劉　敏

檔案信息資源的開發,就是應社會的需求,將檔案信息資源最大化地發掘出來,以起到擴大社會化大生產的目的,從而創造社會效益及經濟效益。所謂檔案信息資源的有效開發,主要是針對“有效”二字,“有效”不僅指上文所說的“效益”——社會效益和經濟效益,而且,對于檔案信息資源開發還要講究“效率”,后者是前者的基礎,前者是后者的結果,“效益”與“效率”相互結合、相輔相成,才會使檔案信息資源達到其存在的最終目的。面對著信息價值的不斷攀升,檔案信息資源似乎并沒有隨之升溫,找出原因并采取相應的解決措施,有利于更好地發揮檔案本身的價值。

一、阻礙有效開發的因素

1.開發客體的狀況阻礙了有效開發

首先,檔案保管的分散性影響了檔案的有效開發。檔案保管的分散性包括保管地點的分散性及保管形式的分散性。檔案的保管地點隨著檔案形成年限的不同而不同,由檔案室到檔案館,檔案館又分為綜合性與專業性檔案館,國家級與地方級檔案館等,不同的檔案保存

在不同地點這勢必會對檔案開發造成或多或少的影響。進館檔案又有來源、事由等不同分類法,使有內容聯系的檔案在實體保管時變得分散了。

其次,檔案利用范圍的內向性影響了檔案的有效開發。檔案在檔案室階段是檔案第一價值實現階段,檔案室是某一獨立的社會組織的內部職能機構之一,沒有向社會提供利用服務的職責和義務,這個時期檔案主要服務對象是檔案形成機關,為本單位的各項工作服務。檔案在檔案館階段是檔案第二價值的實現階段,檔案館是社會中專門保管具有國家歷史意義的歷史文化財富并向社會各界提供廣泛服務的基地,但由于檔案查閱手續煩瑣,一般人很難輕易的接觸到檔案,這些都給檔案開發帶來了不便。

再次,檔案傳播的滯后性影響了檔案的有效開發。對于時間我們可以分為兩種,一種是物理時間,另一種是社會時間,物理時間就是走在手表里的時間,其進程是勻速的,而社會時間是整個社會發展的歷史過程,我們可以相信,遠古時代的十年與現代社會的十年人類的物質發展是不同的,所以說社會時間的進程是加速的。而檔案工作依舊遵循到了一定年限開放這種做法阻礙了檔案的開發工作,使檔案開發的周期過長,對于急切需要利用檔案的人們來說等待的時間太長了。

最后,檔案狀態的原始性影響了檔案的有效開發。檔案的狀態是指載體形式、自然條件和保管狀況。現在的檔案仍然是以紙質檔案為主,其他載體的檔案占少數。對于紙張這種載體,它極易受到溫濕度、火災、病蟲害的影響,對其保管就應極為仔細,盡量延長紙張壽命,所以我們一直在尋找一個保存狀態簡易、可以比紙張壽命更長的存儲檔案的載體,以便使檔案信息永久的保存下去。

2.開發主體的素質制約了有效開發

首先,開發意識的被動性制約了有效開發。長久以來,檔案工作人員就處在一個被動的狀態,只有上級下達任務及年度工作量的壓力下才完成工作,檔案工作者是檔案信息資源有效開發的操縱者,檔案工作者的文化層次及對工作是否用心、細致,直接關系到檔案信息資源是否能夠有效的開發。檔案中所存在的信息是不變的、靜止的,不經過對檔案信息的仔細研究是發現不了蘊藏在檔案信息中更深層次的含義的,而如何從一定量的檔案信息中開發出更多的有用的資源,這也要求我們的檔案工作者對檔案信息的開發工作積極參與,用心探索。

其次,知識結構的陳舊性制約了有效開發。檔案中所蘊含的信息是多方面的,可能會涉及歷史、社會、經濟等等方面,這就要求檔案工作者只掌握檔案相關工作程序是不夠的,也要相應地掌握一些歷史、社會、經濟方面的知識。而如今中國已加人WTO,與世界接軌,較高的外語及計算機水平也應為檔案工作者所掌握,才能更好更有效地開發檔案信息資源。

二、如何進行檔案信息資源的有效開發

關于檔案信息資源開發的現代化,毫無疑問,要借助于計算機及網絡這兩個事物的存在。對于檔案信息資源的開發及為利用者利用也要依靠它們。數字圖書館的出現已經不再是一個新生事物,在網上搜索“數字圖書館”出現了幾十頁的網站信息,比較著名的有中國數字圖書館、超星數字圖書館,以及像上海數字圖書館這樣的地方性數字圖書館。早在2000年,中國國家數字圖書館就已經啟動,成為比較完善的、人們所公認的網站。而在搜索“數字檔案館”時,則只是出現了一些關于“數字檔案館”的一些新聞,并沒有真正可以查找檔案的網站,這就說明“數字檔案館”還處于萌芽的發展階段,還有待于進一步的開發。

數字圖書館與數字檔案館有許多相像之處,都是將一本書或一份檔案數字化,然后將其傳送于網絡,為更多的人們利用。而它們之間又各有不同,圖書要注意版權問題,而檔案則要注意原始性及密級問題,除此之外,兩者相差無幾。所以說,用作數字圖書館的網絡系統稍加更改就完全可以用在數字檔案館的網絡系統之上。但兩者在細節上還稍有差別。數字圖書館里的文章一般都是電子版,就是將書稿全部數字化出來上傳到網絡,面對于檔案就不太現實,因為檔案材料有原始記錄性問題。利用者在看不到檔案原件的情況下只看到打印出來的檔案,那么對于檔案的可信度就會大大降低,甚至于不存在了。