如何加強會計檔案管理

張華國

會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據,會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而,會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節,往往容易被忽視,形成財務管理工作的一個薄弱環節,直接了影響財務管理的質量和水平。檔案管理是一門學問,需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此,加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高,可以使會計檔案管理工作更好地為經濟建設和經濟體制改革服務。

一、會計檔案的定義和內容

會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括:

(一)會計憑證類:原始憑證,記賬憑證、匯總憑證,其他會計憑證。

(二)會計賬簿類:總賬,明細賬,日記賬,固定資產卡片,輔助賬簿,其他會計賬薄。

(三)財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。

(四)其他類:銀行存款余額調節表,銀行對賬單,其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。

二、會計檔案管理中存在的問題

(一)會計檔案保管不規范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管,而是由會計人員自行保管;有些單位沒有成立綜合檔案室,各類檔案分別由具體工作人員保管;有些單位雖設有專職檔案管理人員,但未接收會計檔案;有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》,要求會計人員自行保管會計檔案;還有個別單位由于檔案箱不足,將會計檔案裝入紙箱中,放在會計室的柜頂上或任意堆放。

(二)會計檔案立卷不規范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘,或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章,會計憑證裝訂封皮項目填寫不全;有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置,活頁賬簿沒按統一標準填寫封面,會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點,沒有移交清單,沒有按照永久、定期兩類分別保管,不僅查找非常困難,而且銷毀檔案也不及時,造成會計檔案積累過多,無處存放。

三、會計檔案管理存在問題的解決措施

(一)加強會計檔案管理,理順會計檔案管理體制。由單位檔案機構統一管理的會計檔案,應嚴格按照會計檔案整理的有關規定,明確會計檔案的所有權是單位,單位會計機構將會計檔案整理規范,在會計機構暫保管1年,期滿后編制會計檔案案卷目錄,移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的,應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。

(二)規范會計檔案立卷。 裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮,封粘裝訂線,并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中,必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬,活頁賬簿必須將空白賬頁取出,已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”,與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘,由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。 年度終了必須將會計報表逐頁編制序號,分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表” 。

(三)規范會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位,財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續,將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位,會計檔案暫由財會部門妥善保管,但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。對已離任的會計人員,其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管,不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門,其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人,應立即辦理移交手續。

(四)規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起,會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案保管期滿需銷毀時,由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見,會同財會部門共同鑒定,嚴格審查后,編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀;企業單位經企業領導審查,報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證,應單獨抽出另行立卷,由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時,應由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前,應認真清點核對,銷毀后,應在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告單位領導。

(五)加強會計人員崗位培訓,提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度,決定了會計檔案案卷質量的高低。因此,必須將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入會計人員上崗前的培訓中,從會計檔案整理的基礎業務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

(六)完善會計檔案管理的各項規章制度,嚴格辦理會計檔案移交手續。實行會計委派制的地區和部門,除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外,還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》,結合實際,制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等,確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時,交接雙方的監交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續,并加蓋公章,清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符,案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份,雙方單位各自保留一份,存檔一份

(七)加大會計檔案的監管力度。結合實際,進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務檢查中,將會計檔案的規范化管理納入其中,以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。

參考文獻:

[1]《中華人民共和國檔案法》.

[2]《中華人民共和國會計法》.

[3]《會計檔案管理辦法》.

[4]《中華人民共和國檔案管理條例》.