淺談如何做好施工階段監理資料的管理工作

李　帥

摘要:建設工程監理資料管理,是建設工程信息管理的一項重要工作。

關鍵詞:施工監理 監理資料 科學管理

建設工程監理資料管理,是指監理工程師受建設單位委托,在進行建設工程監理的工作期間,對建設工程實施過程中形成的與監理相關的文件和檔案進行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。監理資料是在工程監理過程中逐漸形成的,工程的工期越長,規模越大,技術越復雜,監理資料就越多。那么總監理工程師自身該如何做好監理資料的管理工作呢?

一、監理資料管理的意義

建設工程監理資料管理,是建設工程信息管理的一項重要工作。它是監理工程師實施工程建設監理、進行目標控制的基礎性工作。

對監理文件檔案資料進行科學管理,可以為建設工程監理工作的順利開展創造良好的前提條件。建設工程監理的主要任務是進行工程項目的目標控制,而控制的基礎是信息;如果沒有及時、準確、可靠的信息,監理工程師就無法實施有效的控制。在建設工程實施過程中產生的各種信息,經過收集、整理、加工和傳遞,以監理文件檔案資料的形式進行管理和保存,會成為有價值的監理信息資源,它是監理工程師進行建設工程目標控制的客觀依據。

對監理文件檔案資料進行科學管理,可以極大地提高監理工作效率。監理文件檔案資料經過系統、科學的整理歸類,形成監理文件檔案資料庫,當監理工程師需要時,就能及時有針對性地提高完整的資料,從而迅速地解決監理工作中的問題;反之,如果文件檔案資料分散管理,就會導致混亂,甚至散失,最終影響監理工程師的正確決策。

對監理文件檔案資料進行科學管理,可以為建設工程檔案的歸檔提供可靠保證。監理文件檔案資料的管理,是把監理過程中各項工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報表等文件資料進行統一管理和保存,從而確保文件和檔案資料的完整性。一方面,在項目建成竣工以后,監理工程師可將完整的監理資料移交建設單位,作為建設項目的工程監理檔案;另一方面,完整的工程監理文件檔案資料是建設工程監理單位具有重要歷史價值的資料,監理工程師可從中獲得寶貴的監理經驗,有利于不斷提高建設工程監理工作水平。

二、建立監理機構內部責任制及相關制度

監理資料是在工程監理過程中逐步形成的。而整個工程監理過程環節繁雜,專業各異,不論是監理工程師,還是專職資料員,僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。根據監理資料產生于監理過程的特點,制定“誰監理、驗收,誰負責”的監理資料管理原則是適宜的。這就要求監理機構內部必須明確分工,劃分監理工作范圍,建立內部責任制,確定工作程序、內部會議制度、工作檢查、匯報制度及監理人員輪休工作替代制度,保證崗位不缺人,工作有人做,資料有人管,監理日記有人記,確保監理資料的連續性、完整性。監理單位在檢查監理項目部工作時,也應同時檢查該項目的監理資料。從監理資料的質量可評估該監理項目部人員的工作質量。這樣的項目監理機構,每個人的監理工作范圍清楚了,監理資料的責任也就明確了。

三、加強對施工資料的監理

監理資料管理要做到及時、真實、有序,同時在施工監理的全過程中,還必須重視對施工資料的監理。施工資料是施工過程的記錄,是每一工序、分項、分部工程的實體質量合格文件。監理工程師對工程的驗收就是在審核施工資料的基礎上,對工程實體進行檢查,以驗證施工資料的真實性。施工資料不符合要求,則工程實體質量就無從談起。我們對工程實體的質量控制是從工序、分項、分部工程依次做起,同樣對施工資料的質量控制也應從工序、分項、分部工程做起。細分目標,步步把關。對施工資料的監理是監理工程師的一項重要的工作內容。

施工資料也是日后施工單位質量責任的證據。施工單位有義務做好施工資料的管理。為了促使施工單位對施工資料管理的重視,在第一次工地例會上就要強調施工資料的重要性,要交待有關施工報驗工作的程序和基本條件。特別在施工準備階段一定要嚴格把關,堅持報驗必須資料先行,各項施工資料必須真實、合格的原則。在平時的工程例會上也要多次重申,并爭取獲得業主的理解和支持。

四、加強與業主的溝通,爭取業主的理解和支持

監理資料管理工作與其他監理工作一樣需要加強與業主的溝通,爭取業主的理解和支持。監理資料中的施工合同文件、勘察設計文件、施工圖紙、設計變更、工程定位及標高資料、地下障礙物資料等等,都由業主提供。平時工作的來往信函、會議紀要、監理工作聯系單等也和業主有關。工程計量和工程款支付、工期的延期、費用索賠等工作也要與業主溝通。對施工資料的嚴格要求也需要爭取業主的理解和支持,否則工作很難開展,監理資料的管理工作就難以落實。

五、結束語

作為監理工程師,應該不斷學習新知識、新技術、新規范。因為知識是不斷更新的,只有通過不斷學習,及時充電,才能使自己的工作游刃有余。

實踐證明,要做好監理資料的管理,應在提高監理人員素質的基礎上,監理單位應予重視,完善制度,落實責任,勤于檢查督促。這樣,工程竣工后就能留下一份滿意而放心的監理資料。才能實現建設監理工作的進一步科學化,規范化和標準化。