應用“ＰＤＣＡ”方法，不斷提高電力設計企業內審質量

周惠劍

摘要:本文就如何在內審工作中應用PDCA方法,提高內審工作質量,進行一些探討。

關鍵詞:PDCA 方法 審核 質量

PDCA方法是ISO9001質量管理體系標準的重要理念,在系統方法、過程方法和持續改進等質量管理原則中都得到了充分的體現。

我們結合“PDCA”方法,將內部質量審核工作劃分為內審策劃、內審實施、內審檢查、內審改進4個階段。把握好這四個階段,對各階段需要注意的問題采取有針對性的措施,做好各階段的工作,就能提高整個內審的效率,達到更好的效果。

1. P——策劃

內審策劃對于整個內審工作的有效實施是重要的環節,策劃的深度直接影響內審的質量。因此,要非常重視這一環節,一般都是由管理者代表指導,質量管理部門負責人直接參與策劃。

策劃包括的內容較多,根據我們進行內審的經驗,要注意的主要內容有:

1.1 審核時間。為了保證審核工作的有效性,同時也考慮到企業的效益問題,一般組織每年組織兩次內審,可采取分散滾動式或集中式。審核實施的時間要與部門相結合,要考慮該部門審核內容、審核范圍安排時間,既要緊湊又不拖沓。

1.2 審核范圍。審核范圍包括審核的產品范圍、場所范圍、活動范圍、過程范圍。應注意:

a. 產品范圍:應為受審核部門的各階段、各種類的產品;b. 場所范圍、活動范圍:應涵蓋受審核部門的所有場所、所有活動;c. 過程范圍:應結合受審核部門的職責,覆蓋該部門所對應的質量管理體系過程條款,不能出現漏項,這在策劃中是重中之重。

1.3 審核組織及人員。要根據審核部門的數目劃分組數,充分考慮工作量,保證合適的審核時間。如有19個受審核部門,一般要安排六個組,每組安排4-5人,審核3-4個部門。要根據受審核部門的情況(包括職責范圍、人員、工作內容等),確保派出的內審員滿足以下要求:

a. 經過內審員培訓,取得相應的資格證書;b. 對ISO9001標準、企業質量管理體系文件有較深入的理解和領會;c. 不能審核本人工作的部門;d. 對受審核部門的情況較熟悉,并掌握該部門的上一次內審情況。

2. D——實施

必須要求審核人員嚴格執行內審的計劃,確保計劃的有效實施。審核組長及審核員在對各部門進行審核時也要求以“PDCA”的方法對受審核部門的各項質量管理活動進行審查。

內審員在審核中要充分注意提高審核的技巧,及時發現受審核部門應改善之處,同時要秉著“一審、二幫、三促進”(一審:嚴格的審核;二幫:幫助審核部門理解相關文件要求;三促進:通過發現受審核部門應改善之處,促進該部門的質量管理工作),內審員在指出這一問題的同時,認真闡述ISO9001標準對質量目標方面的要求,并舉例說明了如何分解、制定及實施質量目標,使受審核部門對這方面有了認識,并對發現的這一問題進行了認真的整改。

在審核中,根據過程條款以及相關文件的內容對受審核部門實施審核,要特別注意審核以下內容:

a. 本組織的企業目標與方針,部門的質量目標;b. 本部門的職責權限及與其他部門的關系;c. 資源情況,特別是人力資源和人員培訓情況;d. 文件和記錄控制情況。

3. C——檢查

對內審的檢查包括三部分:

a.由質量管理部門檢查審核組是否嚴格按照計劃實施,審核人員的審核過程是否符合要求。這一方面的檢查工作往往是我們容易忽略的,缺少了內審實施過程的監督檢查,就不能對這兩方面進行全面地判斷,從而就不能為下一階段——“改進”提供素材。因此,我們在內審計劃中已明確了內審總負責人要擔負起審核實施過程中監督檢查的責任。b. 審核組成員在發現受審核部門應改進之處后,科室提出改進措施,由原審核人員跟蹤檢查,促使科室得到改進,防止問題的再一次出現。c. 接受第二方或第三方對內審質量的檢查。

4. A——改進

改進要求如下:

a. 質量管理部門根據審核情況及措施的改進情況進行總結,行之有效的方式就是通過統計分析方法,對審核發現的不合格的分布、觀察意見分布、科室不合格的分布等進行統計分析,并結合前幾年內審的情況進行分析,得出質量管理體系文件的運行趨勢,在這基礎上才能提出有效的糾正/預防措施,從而更有效地對下一階段的內審工作提供指導。這一方面是我們的薄弱環節,主要是因為:

——我們電力設計行業不同于制造業,難于找到統計對象,統計分析內容少,有很多分析工具不適用于本行業;

——統計分析工作一直難以重視;

——人力資源不夠。

但是,為了進一步做好內審工作,按照“PDCA”方法的要求,我們將在滾動式內審結束后,按照以上要求進行一次內審的統計分析工作,以利于更有效地對下一階段的內審工作提供指導。

b. 對審核組或人員的審核情況的監督進行總結,對發現的問題要進行分析,在下一次內審中注意考慮改正,對不合格的內審員要考慮進行培訓或者配備更加合適的人員。

c. 內審工作的實施有效與否是與審核員的工作質量分不開的,建議采取以下措施,充分調動內審員的積極性:

——充分體現“領導作用”,管理者代表指導內審的策劃工作,提供內審的各種必要資源,每年應有選擇性地參加1-2個部門的審核,以更好地了解審核的情況;

——對優秀的、工作質量高的內審員進行適當的獎勵;

—建議進一步提高內審員在組織中的地位,使他們的能力得到充分發揮;

——在組織內部形成為企業多做貢獻的氛圍,讓內審員感受到內審工作的重要性及價值所在,使其自覺提高內審工作質量。

d. 對內審中“PDCA”的過程情況進行總結,持續改進,并如下圖一樣形成下一個“PDCA” 循環,不斷提高內部質量體系審核的質量,達到更高的審核水平。

5.結束語

通過“PDCA”方法在內審中的有效開展,使內審質量得到了提高。并且隨著“PDCA”四個階段周而復始地循環,內審質量一定會得到持續地提高。