Ｗｏｒｄ文檔編輯中替換命令的妙用

饒海榮

筆者結合多年來對word2000的教學，談一談Word中替換命令的幾點妙用。

一、修改字符中的某些錯誤

眾所周知，Word是目前使用最廣的一款字處理軟件，人們在用它進行操作的過程中都會犯下某些錯誤，其中常見的錯誤是字符本身的輸入錯誤、字符格式或段落格式的錯誤等。出現上述錯誤該怎么辦嗎，對一篇長文章來說，這時如果對著屏幕一個個地查找并改正的話，將費時費力，有時甚至還可能改錯。針對此情況，并沒有必要一個一個地找，一個一個地改，因為Word已經提供了功能強大的查找與替換功能，使用它不僅可修改錯誤，還可大大提高編輯工作的效率。下面以將文中的所有“西方”替換為“西歐”，且字符格式設為黑體、五號、加粗、傾斜、陰影為例，來談一談如何利用它來完成解決此種問題。

先選中要進行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”→“替換”命令，打開“查找和替換”對話框，在“查找內容”框中，輸入“西方”，在“替換為”框中輸入“西歐”。如果擴展的替換選項看不見，可單擊“高級”按鈕，選中替換框中“西歐”，單擊“格式”按鈕，從下拉列表選擇“字體”命令，然后在彈出的“字符”對話框中，選擇字體為“黑體”，字號為“五號”，字形為“加粗、傾斜”，效果列表選中“陰影”。若要全部修改可直接單擊“全部替換”按鈕，在彈出的提示框中，若單擊“確定”按鈕，則完成修改操作。若要逐個修改，可單擊“替換”按鈕，重復多次，也完成多個錯誤的修改，最后單擊“關閉”按鈕。

二、刪除文字間多余的字符和特殊符號間的更換

在實際生活中經常遇到這樣的問題：如從Internet網下載一篇文章其保存為Word文檔后，會發現在文檔的字符間有很多個無用的字符或符號，特別是特殊符號，其中特殊符號最多的是空格符，有時多得甚至在每兩個字符間均含有一個多余字符或符號。或者會在文章中發現本來應該分段的，卻分成了行，即句號后有一個軟回車符“↓”(即手動換行符)。這樣不僅影響了文檔的美觀，并可能浪費了磁盤空間。該如何將其刪除呢?通常人們就直接用刪除鍵(即DEL鍵)或退格鍵(即BackSpace鍵)將多余的字符或軟回車符“↓”一個一個地慢慢刪除，但對一篇長文章來說，這樣雖然可將字符或軟回車符“↓”全部刪除，不僅費時費力，有時甚至還可能刪錯。有沒有更快的方法呢?回答是肯定，可用Word中替換命令來完成。下面以刪除多余的空格符和軟回車符“↓”轉變成硬回車符“”為例，介紹一下該方面的具體操作。

1、刪除多余的空格符

先選中要進行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”一“替換”命令，在打開的對話框的“查找內容”框中，單擊“特殊字符”按鈕，在彈出的菜單中選擇“空白區域”項或直接輸入“w”，在“替換為”框中不輸入任何內容，再單擊“全部替換”按鈕，在彈出的提示框中，若單擊“確定”按鈕，則完成多余字符的刪除。也可使用“替換”按鈕，逐個將其刪除，最后單擊“關閉”按鈕，這樣就可將多余的空格刪除掉。

2、特殊符號間的更換(軟回車符“↓”轉變或硬回車符“”)

先選中要進行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”→“替換”命令，在打開的對話框的“查找內容”框中，單擊“特殊字符”按鈕，在彈出的菜單中選擇“手動換行符”項或直接輸入“↓”，在“替換為”框中選擇“段落標記”或直接輸入“p”，再單擊“全部替換”按鈕，若單擊“確定”按鈕，則對特殊字符的更換。也可使用“替換”按鈕，逐個修改，最后單擊“關閉”按鈕，完成此方面的操作。

三、在文字間添加特殊符號

在工作中也會遇到這樣的問題：在打印好幾十頁的材料后，領導要求把“第一章”、“第二章”等后面都加上一個頓號。大家可能會想，這還不簡單，查找所有的“章”字，把它替換成“章、”不就行了嗎?可是，所有的“第一章”、“第二章”都變成了“第一章、”、“第二章、”，但是全文中其他出現的“章”也變成了“章、”。這可怎么辦呢?以此為例，介紹一下Word中在文字間添加特殊符號的妙用。

打開“查找和替換”對話框，選擇“替換”標簽，在“查找內容”中輸入“第章”，然后把光標移到兩個字之間，單擊下方的[特殊字符]按鈕(如果沒有這個按鈕的話，單擊[高級]按鈕就會出現)，選擇“任意字符”，這時查找的內容就是“第?章”。接下來，把光標移到“替換為”框中，單擊(特殊字符)按鈕，選擇“查找內容”，就會插入““，再加上一個頓號，這樣就把查找的內容替換成原來的查找內容加上一個頓號了，也就是“&”，按下[全部替換]按鈕即可，容易且方便。

四、利用替換進行分行或分段

例如，將下列詩《將進酒》按每行一句排列：

君不見黃河之水天上來，奔流到海不復回。君不見高堂明鏡悲白發，朝如青絲暮成雪。人生得意須盡歡，莫使金樽空對月。天生我才必有用，千金散盡還復來。烹羊宰牛且為樂，會須一飲三百杯。岑夫子，丹邱生，將進酒，杯莫停。與君歌一曲，請君為我傾耳聽。鐘鼓饌玉不足貴，但愿長醉不愿醒。古來圣賢皆寂寞，惟有飲者留其名。陳王昔時宴平樂，斗酒十千恣歡謔。主人何為言少錢，徑須沽取對君酌。五花馬，千金裘。呼兒將出換美酒，與爾同銷萬古愁。

碰到這種情況，可能有的人會采取以下方式：將插入點定位于每個句號后，再同時按下Shift+Enter鍵插入一個軟回車符來完成。但有的人分辨不清什么是分行或分段，就直接在句號后按Enter鍵插入段落標記(即硬回車符)，這樣操作是徹底錯誤，他們把分行看作是分段，嚴重違背了題目的意思，是不可行的。做此題時首先要分辨清楚，什么是分行、什么是分段，兩者是怎么區分的。分行和分段的區分關鍵在于特殊符號是軟回車符還是段落標記，若是段落標記說明它是分段，否則就是分行。用直接插入軟回車符的方法給詩文分行雖可進行，但不是最佳方法。最佳方法是；

先選中要進行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”→“替換”命令，在打開的對話框的“查找內容”框中，直接輸入句號“。”，在“替換為”框中直接輸入句號“。”和特殊符號“手動換行符”或直接輸入““↓”，再單擊“全部替換”按鈕，在彈出的提示框中，若單擊“確定”按鈕，則分行操作。也可使用“替換”按鈕，逐個修改來完成分行操作。最后單擊“關閉”按鈕，完成分行操作。

五、通配替換

如果要想將文檔中的書名(包含在書名號“《》”之間的部分)統一設置“黑體、紅色”，可以利用通配符替換來實現：打開“查找和替換”對話框，展開“高級”選項，選中其中的“使用通配符”選項，在“查找內容”中輸入“《。》”，然后將光標定在“替換為“右側的方框中，不輸入內容，打開“替換字體”對話框，將“中文字體”和“字體顏色”分別設置為“黑體”和“紅色”，點擊“確定”返回，再按一下“全部替換”按鈕即可。

六、小結

通過上述介紹，可以使人們對字處理軟件Word中的替換命令的應有個大致的了解，遇到什么問題時也知道什么時候用替換來解決它題。通過學習使人們可進一步了解到對于某些問題不要被表面現象所迷惑，應深入了解其實質，只有這樣才能更好地解決好問題。

(作者單位：海南省海口市高級技工學校)