如何建立學生宿舍管理信息系統

徐秀春

一、選題意義

1、課題背景

由于國家擴招政策的推廣，各職業學校的學生人數巨增，在數據管理方面越來越不能適宜管理的需要，因而需要一個功能完善，操作方便，容量更大的管理信息系統。目前，在大多職業學校，有很多宿舍管理的主要方式還是基于文本、表格等紙介質的手工處理，對于文明衛生評比等很多信息都是用人工計算、手抄進行。數據信息處理工作量大，容易出錯；由于數據繁多，容易丟失，且不易查找。總的來說，缺乏系統、規范的信息管理手段。這就是本系統開發的基本背景。

2、課題目的

學生宿舍作為學生休息的地方，有許多信息需要處理，手工操作不僅工作量大出錯率高，而且出錯后不易更改。基于這些問題，筆者認為有必要建立一個學生宿舍管理系統，使宿舍管理工作規范化，系統化，程序化，提高信息處理的速度和準確性，能夠及時、準確、有效地查詢和修改相關信息。

(1)可以存儲歷屆的學生公寓，安全、高效；

(2)只需1～2名信息錄入員即可操作本系統，節省大量人力；

(3)可以迅速查到所需信息。

二、系統分析

1、系統的初步調查

建立一個好的管理信息系統，必須要有一個好的管理基礎。所謂好的管理基礎，指的是合理的管理體制、完善的制度、科學的管理方法和準確的原始數據。我國開發管理信息系統的時間還不長，設計開發的實際經驗也很不足。在正式的立項之前必須進行可行性分析，而可行性分析主要是對現行管理進行充分的調查研究，細致了解現行管理的現狀流程，以及存在的主要問題，在此基礎上提出系統的邏輯模型。

目的是弄清現行管理的基本信息流程，為系統邏輯模型提供基礎。這是建立系統的前期工作，也是進行系統分析和設計的重要基礎。因此要建立新的學生宿舍管理系統就必須對現行的學生宿舍管理進行全面、細致而充分的調查研究。

2、系統的可行性分析

系統的可行性分析包括兩個詳細的部分：分析開發新的系統的必要性和可能性。必要性在前面系統初步調查中已經作了詳細的分析；可能性主要包括經濟可行性、技術可行性和運行可行性三個方面：

經濟可行性研究是對組織的經濟現狀和投資能力進行分析，對系統建設運行和維護費用進行估算，對系統建成后可能取得的社會和經濟效益進行評估。由于學生宿舍管理系統是由教師自主開發的，在經濟上的投入甚徼，系統建成之后將為今后實現學校學生宿舍管理提供很大的方便，因此在經濟上是可行的。

技術可行性要考慮現有的技術條件是否能夠順利完成開發工作，軟硬件配置是否滿足開發的需求等。學生宿舍管理系統用的是DELPHI開發語言，調試相對簡單，當前的計算機硬件配置也完全能滿足開發的需求，因此在技術上是絕對可行的。軟件方面：由于目前單機模式相對發展成熟，故軟件的開發平臺成熟可行，它們速度快、容量大、可靠性高、價格低，完全能滿足系統的需求。

運行可行性是對組織結構的影響，現有人員和機構、設施設備和環境對系統的適應性及人員培訓補充計劃的可行性。當前職業學校信息化技術已經相當普及，各類操作人員水平都有相當的程度，在運行上是可行性的。

3、系統開發步驟

一般說來，管理信息系統的建立與應用可以劃分成總體規劃、系統開發和系統運行三個階段，其中系統開發階段還可進一步分為系統分析、系統設計和系統實施等工作環節。上述各個階段排列成一個嚴格的線性開發序列，在每個工作階段均產生完整的技術文檔作為下一階段工作的指導和依據，每一階段都應對文檔進行評審，確信該階段工作已完成并達到要求后才能進入下一階段，同時在以后的工作中不能輕易改變前面經過評審的成果。這種開發方式的主要優點是便于開發工作的組織和管理，并且可大大降低管理信息系統開發的復雜性。

曾有人對一些軟件項目開發各階段的工作量進行了統計，結果表明，在開發過程中各工作階段所占全部工作量的比重分別達到：系統分析：系統設計：編程：模塊調試：系統調試=20％:15％:20％:25％:20％。由此可見，程序編寫在開發工作中只占很小比例，而調試工作卻占整個開發工作量的一半左右，因此“系統開發就是編程”的習慣說法顯然是片面的。另據統計，在建立管理信息系統的三個階段中，總體規劃和系統開發階段的工作量約占整個工作量的2／3，而運行、維護階段要占1/3，這說明一個管理信息系統開發后，仍應十分重視它的維護工作，以便使系統不斷完善并充分發揮其作用。

4、運行環境及開發工具簡介

本系統適合在Windows98以上的任何一個版本上運行，基本上能夠在現在普遍使用的操作系統上運行。

(1)軟件開發環境。操作系統：MicrosoftWindowsXP：開發軟件：Delphi7，ACCESS數據庫。

(2)硬件開發環境。微處理器：(CPU)具有80486以上的微處理器；內存：128M內存以上：顯示器：VCR顯示器：硬盤空間：80G以上。

本系統是采用Delphi開發的，它是目前比較流行的一種開發工具。它以組件化的編程方式、面向對象的程序設計、眾多的組件和強大的數據庫及網絡應用開發支持，在競爭激烈的開發工具市場中越來越贏得程序設計者的青睞，是開發客戶一服務器程序的高效工具，是面向對象編程的典范。

首先對現有管理進行全面的調查和分析，通過對用戶需求的調查，提出新系統的開發目標，并進行可行性研究，為新系統開發能否進行提供定量和定性的依據，這就是總體規劃的任務。

三、系統功能設計

1、設計原則

安全可靠是一個應用系統的靈魂，一個極小的差錯，可能會造成整個系統的癱瘓，甚至可能造成巨大的損失。因此系統設計必須把安全性、可靠性、容錯性放在首位。系統設計盡量簡單，靈活易于管理，有利于將來需要時進行功能改進和新技術引入。當今計算機技術的發展日新月異。因而，應用系統的建設不僅應適應新技術發展方向，保證其先進性，同時兼顧成熟的計算機技術、保證系統的可靠。

2、具體模塊設計

本宿舍管理系統設計為八個模塊：用戶登陸模塊、快速查詢模塊、宿舍樓管理模塊、宿舍管理模塊、管理員管理模塊、學生信息管理模塊、幫助退出模塊。

四、系統測試總結

為了使系統相對完善，筆者又找人對此宿舍管理系統做了幾遍測試，測試之初發現，原來的“快速查詢”是輸入姓名查詢的，這樣的話會有重名現象，就不能正常執行查詢功能，忽略了數據的唯一性。后經改正為輸入姓名或者學號都能查詢到該學生信息，既方便外來人員找人，又方便管理人員管理。另外還有一些細節上的修改。經過一段時間的測試，終于使該系統在設計上更具有人性化，更容易操作了。

(作者單位：浙江省平陽縣技工學校)