基于作業(yè)流程的第三方物流配送中心信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

王 珂

摘要:以一般第三方物流配送中心的業(yè)務(wù)需求為基礎(chǔ),依據(jù)具體的物流作業(yè)流程設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)功能模塊,提出了第三方物流中心管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案,旨在提高物流配送中心業(yè)務(wù)的自動(dòng)化水平,管理信息化水平以及第三方配送中心的物流信息化水平。

關(guān)鍵詞:第三方物流;信息化;業(yè)務(wù)流程;功能模塊

中圖分類(lèi)號(hào):F724.6文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

Abstract: This paper was based on the general business needs of third-party logistics delivery centers. According to the specific logistics operation processes to design business function modules, this paper rised the third-party logistics center management information system program, in order to improve the automation of operations, management information level, as well as logistics information level of third-party logistics distribution center.

Key words: third party logistics; information; business process; function modules

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,第三方物流配送中心的經(jīng)營(yíng)模式發(fā)生著巨大的變化,現(xiàn)代第三方物流配送中心各項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn),其核心是信息系統(tǒng)的建設(shè)。因此,物流信息系統(tǒng)是配送中心的靈魂,物流信息系統(tǒng)的構(gòu)建是配送中心能否發(fā)揮作用的關(guān)鍵。信息化是現(xiàn)代物流的一個(gè)基本特征,并已成為配送中心提高物流水平服務(wù)水平、獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要手段之一。

配送中心的信息系統(tǒng)建設(shè)是配送中心必不可少的重要內(nèi)容。為實(shí)現(xiàn)多品種、多頻度及時(shí)配送的要求,減少缺貨率,降低配貨的差錯(cuò),提高勞動(dòng)率,降低成本,就必須依靠信息系統(tǒng)的管理。配送中心的信息系統(tǒng)與各種的自動(dòng)化設(shè)備和自動(dòng)化技術(shù)密切相關(guān)。自動(dòng)化立體倉(cāng)庫(kù)、自動(dòng)分揀設(shè)備及條形碼、智能卡等自動(dòng)識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用,為配送中心的信息系統(tǒng)建設(shè)起到促進(jìn)和推動(dòng)作用。

1第三方物流配送中心物流作業(yè)

第三方物流配送中心作為供貨商與銷(xiāo)售商之間的紐帶,具有訂單處理、倉(cāng)儲(chǔ)管理、接貨配送等功能,成為流通過(guò)程中的重要物流結(jié)點(diǎn)。許多配送中心甚至擁有最終渠道、采購(gòu)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)及開(kāi)發(fā)品牌,并且在開(kāi)拓市場(chǎng)、尋找客源方面服務(wù)。在產(chǎn)銷(xiāo)垂直整合方面,配送中心具有縮短上下游產(chǎn)業(yè)流通過(guò)程,減少產(chǎn)銷(xiāo)差距的中介功能,還可以為處于水平關(guān)系的同行業(yè)間的交流提供整合支持,以最大限度的降低成本。物流配送中心一般作業(yè)流程如圖1所示,下面主要介紹作業(yè)流程中各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容。

(1)市場(chǎng)開(kāi)發(fā):除實(shí)際的配送作業(yè)外,還需要進(jìn)行市場(chǎng)開(kāi)發(fā)作業(yè),讓客戶(hù)了解物流配送中心的功能服務(wù)特色并獲得客戶(hù)的需求。如數(shù)據(jù)分析、商品管理、客戶(hù)管理等。在物流配送中難免發(fā)生退貨作業(yè),在整個(gè)物流系統(tǒng)中,商品的退貨作業(yè)一般比較容易忽視。退貨作業(yè)內(nèi)容本身比較復(fù)雜,作業(yè)量比較大,尤其是退貨商品的檢驗(yàn)、退貨數(shù)量的核查等工作耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力。退貨作業(yè)除退貨商品的檢驗(yàn)、退貨數(shù)量的核查外還需將可用的商品重新入庫(kù)、可修補(bǔ)商品送往流通加工區(qū)處理、不可用的商品給予報(bào)廢,并且統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)送修,報(bào)廢數(shù)量以供解決檢查庫(kù)存、出貨流通加工、配送過(guò)程的問(wèn)題。

(2)訂單處理:一般來(lái)講,配送中心的交易始于客戶(hù)的詢(xún)價(jià)、業(yè)務(wù)報(bào)價(jià),然后是訂單的接收,業(yè)務(wù)部門(mén)需要查詢(xún)出貨日的庫(kù)存狀況、裝卸能力、流通加工能力、配送符合等能否滿(mǎn)足客戶(hù)需求。無(wú)法按客戶(hù)的要求交貨時(shí),業(yè)務(wù)部門(mén)需要進(jìn)行協(xié)調(diào)。由于配送中心不能隨貨收款,因此在訂單處理時(shí),需根據(jù)公司對(duì)客戶(hù)的信用狀況進(jìn)行核查。另外,統(tǒng)計(jì)該時(shí)段的訂貨數(shù)量,并調(diào)貨、分配出貨程序及數(shù)量。退貨數(shù)據(jù)也在此階段處理。此外業(yè)務(wù)部門(mén)還需制定報(bào)價(jià)計(jì)算方式,做報(bào)價(jià)歷史管理,制定客戶(hù)訂購(gòu)最小批量、訂貨方式或訂購(gòu)結(jié)賬截止日期。

(3)采購(gòu):接受訂單后,配送中心需要向供貨廠商或制造廠商訂購(gòu)商品。采購(gòu)作業(yè)包括商品數(shù)量統(tǒng)計(jì),向供貨方查詢(xún)交易條件,然后根據(jù)所需數(shù)量及供貨廠商提供經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)批量定出采購(gòu)單。采購(gòu)單發(fā)出后則進(jìn)行入庫(kù)進(jìn)貨作業(yè),由于商品必須購(gòu)入后才能出貨,因此議價(jià)功能對(duì)配送中心非常重要。議價(jià)則需要配送中心多方詢(xún)價(jià)、統(tǒng)計(jì)訂購(gòu)量;建立廠商管理系統(tǒng),對(duì)供貨價(jià)格、商品質(zhì)量、交貨日期等進(jìn)行管理。

(4)進(jìn)貨入庫(kù):開(kāi)出采購(gòu)單后,入庫(kù)進(jìn)貨管理員即可根據(jù)采購(gòu)單上預(yù)定入庫(kù)日期進(jìn)行入庫(kù)作業(yè)調(diào)度。在商品入庫(kù)當(dāng)日,進(jìn)行入庫(kù)資料核查、入庫(kù)質(zhì)檢,當(dāng)質(zhì)量或數(shù)量不符時(shí)進(jìn)行適當(dāng)修正或處理并輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。商品的入庫(kù)有兩種作業(yè)方式;商品的入庫(kù)上架和直接出庫(kù)。商品入庫(kù)上架:等商品出庫(kù)需求時(shí)再出貨。商品的入庫(kù)上架可由計(jì)算機(jī)或管理人員按倉(cāng)庫(kù)區(qū)域規(guī)劃管理原則和商品的生命周期原則來(lái)指定商品的存放位置并登記,以便以后庫(kù)存管理和出貨查詢(xún)。直接出庫(kù)此時(shí)管理人員需按照出貨要求將商品送往指定出貨碼頭或暫時(shí)存放地點(diǎn)。入庫(kù)搬運(yùn)過(guò)程中需由管理人員選用搬運(yùn)工具、調(diào)派工作人員,并安排工具、人員的工作流程。

(5)庫(kù)存管理:庫(kù)存管理作業(yè)包括庫(kù)區(qū)管理及庫(kù)存控制。庫(kù)區(qū)管理包括:商品在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的擺設(shè)方、區(qū)域大小、區(qū)域分布等規(guī)劃,商品進(jìn)出庫(kù)方式的選擇,進(jìn)出貨方式的確定,如商品所需的搬運(yùn)工具、搬運(yùn)方式、倉(cāng)儲(chǔ)區(qū)貨位的調(diào)整及變動(dòng)等。此外,庫(kù)區(qū)的管理還包括容器的使用與保管維修。庫(kù)存控制則需按照商品出庫(kù)數(shù)量、入庫(kù)所需的時(shí)間來(lái)制定采購(gòu)數(shù)量及采購(gòu)時(shí)間,并計(jì)劃好采購(gòu)預(yù)警系統(tǒng);制定庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)方法,定期打印盤(pán)點(diǎn)清單內(nèi)容清查庫(kù)存數(shù)、修正庫(kù)存賬目并制定報(bào)表。

(6)補(bǔ)貨揀貨:統(tǒng)計(jì)客戶(hù)訂單即可知道商品的真正的需求量。在出庫(kù)日,當(dāng)庫(kù)存數(shù)量滿(mǎn)足出貨需求時(shí),可根據(jù)需求數(shù)量打印出庫(kù)揀貨單及各項(xiàng)揀貨指標(biāo),進(jìn)行揀貨區(qū)域布置,工具選用及人員調(diào)派。出貨揀取不只包括揀取作業(yè),還需補(bǔ)充揀貨貨架上商品,使揀貨不至于缺貨。這包括補(bǔ)貨量、補(bǔ)貨時(shí)點(diǎn)、缺貨作業(yè)水準(zhǔn)的確定和補(bǔ)貨作業(yè)人員調(diào)派。

(7)流通加工作業(yè):配送中心的各項(xiàng)作業(yè)中,流通加工能提高商品附加值。包括商品分類(lèi)、過(guò)磅、拆箱重包裝、貼標(biāo)簽及商品組合包裝。這就要求需要進(jìn)行包裝材料及包裝容器的管理、組合包裝規(guī)則的制定、流通加工包裝工具的選用、流通加工作業(yè)的調(diào)度、作業(yè)人員的調(diào)派。

(8)出貨作業(yè)處理:處理完成商品揀取及流通加工作業(yè)后,即可進(jìn)行商品出貨作業(yè)。出貨作業(yè):根據(jù)客戶(hù)訂單為客戶(hù)打印出貨交易計(jì)劃,制定出貨調(diào)度計(jì)劃,打印出貨批次報(bào)表,出貨商品所需要的地址的標(biāo)簽及出貨核對(duì)表;由調(diào)度人員決定集貨方式、選取集貨工具、調(diào)派集貨作業(yè)人員并決定運(yùn)輸車(chē)輛的大小與數(shù)量;由倉(cāng)庫(kù)管理人員決定出貨區(qū)域的規(guī)劃布置及出貨商品的擺貨方式。

(9)配送:配送作業(yè)包括商品裝車(chē)并實(shí)際配送,劃分配送區(qū)域、路線(xiàn)安排,由配送路線(xiàn)選用的先后次序來(lái)決定商品的裝車(chē)順序,并在商品配送途中進(jìn)行商品的跟蹤、控制及配送途中以外狀況的處理。

(10)會(huì)計(jì):商品出庫(kù)后銷(xiāo)售部門(mén)可根據(jù)出貨數(shù)據(jù)制作應(yīng)收賬單轉(zhuǎn)入會(huì)計(jì)部門(mén)作為收款憑據(jù);商品入庫(kù)后,則由收獲部門(mén)制作入庫(kù)商品統(tǒng)計(jì)表,以作為供貨廠商核算之用,并由會(huì)計(jì)部門(mén)制作各項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)表供經(jīng)營(yíng)政策制定及經(jīng)營(yíng)管理參考。

(11)經(jīng)營(yíng)管理及績(jī)效管理:通過(guò)各種考核評(píng)估來(lái)實(shí)現(xiàn)配送中心的績(jī)效管理,并且制定經(jīng)營(yíng)策略及方針。經(jīng)營(yíng)管理和績(jī)效管理可由各個(gè)工作人員或中層管理人員提供各種信息與報(bào)表,包括出貨銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、客戶(hù)對(duì)配送服務(wù)的反饋報(bào)告、配送商品次數(shù)及所需的時(shí)間報(bào)告、配送商品的失誤率、倉(cāng)庫(kù)缺貨率分析,庫(kù)存損失率報(bào)告等。然后,根據(jù)各項(xiàng)活動(dòng)的相關(guān)性,將作業(yè)內(nèi)容相關(guān)性較大者或數(shù)據(jù)相關(guān)性較大的分成一組群,并將這些組群視為計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)下的大結(jié)構(gòu)。

2信息系統(tǒng)基本業(yè)務(wù)功能模塊

2.1系統(tǒng)的設(shè)計(jì)特點(diǎn)。該系統(tǒng)按照?qǐng)D2所示的系統(tǒng)架構(gòu)開(kāi)發(fā),基于ASP.NET和Java Script技術(shù)開(kāi)發(fā),只需有瀏覽器即可訪問(wèn)。備份數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器中保存,并有詳細(xì)的物流業(yè)務(wù)和記錄。為物流配送中心內(nèi)部貨代商內(nèi)部局域網(wǎng),提高物流配送中心運(yùn)營(yíng)效率。

2.2設(shè)計(jì)原則。在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中,實(shí)用性為原則,兼顧系統(tǒng)的先進(jìn)性、安全性、可靠性和容錯(cuò)性、開(kāi)放性和標(biāo)準(zhǔn)化、可擴(kuò)展性、可管理性、規(guī)范性和投資保護(hù)。用先進(jìn)的理念去構(gòu)建整個(gè)模塊框架,按照實(shí)用的尺度來(lái)發(fā)展目前的應(yīng)用范圍和領(lǐng)域。同時(shí)所架構(gòu)的系統(tǒng)平臺(tái)成為一個(gè)可以不斷包容各種應(yīng)用、不斷擴(kuò)展功能的體系,為系統(tǒng)今后功能的不斷完善打好基礎(chǔ)。

2.3主要業(yè)務(wù)功能模塊。(1)采購(gòu)進(jìn)貨管理子系統(tǒng):采購(gòu)進(jìn)貨是物流企業(yè)信息系統(tǒng)資料和實(shí)物流程的起始點(diǎn),該系統(tǒng)的主要目的有效跟蹤從采購(gòu)活動(dòng)發(fā)生起,到貨物入庫(kù)可供出貨的全過(guò)程的貨物的數(shù)量與狀態(tài)。(2)供應(yīng)商管理子系統(tǒng):建立供應(yīng)商檔案,對(duì)供應(yīng)商和采購(gòu)部門(mén)的績(jī)效評(píng)估可以協(xié)助確定采購(gòu)環(huán)節(jié)中進(jìn)一步完善,同事采購(gòu)部門(mén)應(yīng)和成本核算部門(mén)建立有意義的信息通訊,以保證企業(yè)的某一環(huán)節(jié)所提供的信息能在其他環(huán)節(jié)中反映出來(lái)。(3)補(bǔ)貨管理模塊:包括商品資料建檔維護(hù),貨位管理維護(hù)系統(tǒng),庫(kù)存管理系統(tǒng)。(4)存貨管理子系統(tǒng):存貨管理是物流管理信息系統(tǒng)中最基本的功能,是確保企業(yè)高效率運(yùn)轉(zhuǎn)并為客戶(hù)提供良好的服務(wù)的重要環(huán)節(jié)。其基本的管理目標(biāo)是幫助企業(yè)維護(hù)準(zhǔn)確的庫(kù)存量。存貨管理子系統(tǒng)要求反映各種物品庫(kù)存狀況,提供基本的庫(kù)存分析報(bào)告,幫助評(píng)價(jià)庫(kù)存管理的績(jī)效。(5)訂單管理子系統(tǒng):訂單管理作為商業(yè)交易的環(huán)節(jié)是物流企業(yè)與客戶(hù)的互動(dòng)作業(yè),從客戶(hù)下單、物流企業(yè)接單、訂單資料的輸入處理到出貨商品的揀貨、配送、簽收、申請(qǐng)付款、取款,這一連串的數(shù)據(jù)處理需要物流配送企業(yè)與客戶(hù)相互配合才能很好的完成,因此,訂單的信息管理極為重要。訂單管理子系統(tǒng)在資料接受之后,主要的信息處理作業(yè)是將其輸入系統(tǒng)建立資料檔案,進(jìn)行訂單確認(rèn)和庫(kù)存分配,并將處理結(jié)果打印輸出,再根據(jù)這些輸出的單據(jù)進(jìn)行出貨物流作業(yè),提供全程的訂單狀態(tài)信息,直至訂單結(jié)案。(6)銷(xiāo)售出貨管理子系統(tǒng):銷(xiāo)售出貨管理子系統(tǒng)通過(guò)銷(xiāo)售合同的建立、發(fā)貨及開(kāi)票處理、出貨管理及市場(chǎng)信息的收集、銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)售分析與市場(chǎng)預(yù)測(cè)工作,充分了解市場(chǎng)的銷(xiāo)售狀況,做及時(shí)合理的反應(yīng),從而滿(mǎn)足客戶(hù)的需求,并為客戶(hù)決策提供科學(xué)依據(jù)。(7)運(yùn)輸配送管理子系統(tǒng):運(yùn)輸配送環(huán)節(jié)是物流作業(yè)流程的最后一個(gè)環(huán)節(jié),也是物流服務(wù)時(shí)效性水平的集中體現(xiàn)。該子系統(tǒng)接受來(lái)自采購(gòu)和銷(xiāo)售系統(tǒng)的指令性信息,作為物流作業(yè)和企業(yè)內(nèi)部成本核算的依據(jù)。(8)客戶(hù)管理子系統(tǒng):如何留住老客戶(hù),爭(zhēng)取新客戶(hù),已經(jīng)是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)的重要手段之一。市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)的結(jié)果使許多商品品質(zhì)區(qū)別越來(lái)越小,產(chǎn)品的同質(zhì)化趨向越來(lái)越強(qiáng),其結(jié)構(gòu)使得品質(zhì)不再是客戶(hù)消費(fèi)選擇的唯一標(biāo)準(zhǔn),越來(lái)越多的顧客更加看重商家是否能為其提供個(gè)性化服務(wù),以及服務(wù)質(zhì)量和及時(shí)程度。為此,客戶(hù)關(guān)系管理已成為滿(mǎn)足這種市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)新需求的戰(zhàn)略資源。實(shí)施客戶(hù)關(guān)系管理必須做好客戶(hù)信息收集工作,即建立客戶(hù)主文件。(9)營(yíng)運(yùn)績(jī)效管理子系統(tǒng):依據(jù)提供各種信息與報(bào)表,包括出貨銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、客戶(hù)對(duì)配送服務(wù)的反饋報(bào)告、配送商品次數(shù)及所需的時(shí)間報(bào)告、配送商品的失誤率、倉(cāng)庫(kù)缺貨率分析,庫(kù)存損失率報(bào)告等。并根據(jù)以上存在的問(wèn)題采取相應(yīng)的決策管理措施。然后,根據(jù)各項(xiàng)活動(dòng)的相關(guān)性,將作業(yè)內(nèi)容相關(guān)性較大者或數(shù)據(jù)相關(guān)性較大的分成一組群,并將這些組群視為計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)下的大結(jié)構(gòu)。(10)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)子系統(tǒng):財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)子系統(tǒng)的目標(biāo)是用計(jì)算機(jī)收集處理各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),從而幫助財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行預(yù)算控制、成本分析等財(cái)務(wù)管理工作。因此,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理子系統(tǒng)應(yīng)該滿(mǎn)足兩個(gè)主要需求:一是記賬、核算、銀行對(duì)賬、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算計(jì)算機(jī)化;二是將計(jì)算機(jī)作為輔助工具,進(jìn)行成本核算、財(cái)務(wù)分析等管理工作。

3結(jié)論

通過(guò)物流配送中心信息系統(tǒng)的建立,配送中心可以減少中間流通環(huán)節(jié)和儲(chǔ)運(yùn)成本,從而使企業(yè)在物流環(huán)節(jié)上取得降低成本方面的經(jīng)濟(jì)效益。此外,改變了配送中心信息化相對(duì)不高的被動(dòng)式服務(wù)的局面,提高了運(yùn)營(yíng)效率和區(qū)域物流運(yùn)作效率,降低了物流成本,增加機(jī)會(huì),而且大大促進(jìn)了配送中心作業(yè)環(huán)境的改善,推進(jìn)配送中心現(xiàn)代物流發(fā)展,提高物流配送中心物流數(shù)字化水平,實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)高效地服務(wù)和監(jiān)管,增強(qiáng)物流配送中心綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力,進(jìn)而使物流的速度大大加快,使整個(gè)地區(qū)的物流、資金流的周轉(zhuǎn)效率得到提高,取得物流方面整體的經(jīng)濟(jì)效益。

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