優化辦公用品電子采購系統

王 歡 賈素花

摘要:通過分析A藥品研發公司的辦公用品采購的現狀,利用現在網絡信息發達的優勢,用系統的思想研究辦公用品的采購,解決辦公用品的采購中存在的問題,提升企業的競爭力。

關鍵詞:系統;層次分析法;辦公室用品;電子采購

中圖分類號:F724.6文獻標識碼:A

Abstract: This paper analysed A drug development company's office supplies procurement status, use the advantages of well-developed network information from the system thought the procurement of office supplies, office supplies procurement solution to the problems that exist to enhance the competitiveness of businesses.

Key words: system; AHP; office supplies; e-procurement

1A藥品研發有限公司辦公用品采購的現狀分析

與一般公司一樣,為了公司的正常運轉,需要必要的辦公日常用品,例如本公司開會的會議資料,以及平時的各項檔案資料等。

藥品研發公司與臨床試驗病人聯系密切。A公司需要為醫生準備實驗方案,為病人準備病例報告表和指標測試的資料。病人具有隨機性和不確定性,醫院需要的文件也存在著不確定性,那么需要的紙張、文件夾、文件袋、分頁紙等用品就具有不確定性,A公司經常出現預定和使用數量不匹配的情況,當需要的時候每個項目組不得不自行進行采購。

2辦公用品電子采購系統

2.1辦公用品電子采購系統

辦公用品電子采購系統就是采購部門從合適的供應商那里,獲得合適數量和質量的辦公用品所涉及的各種因素的有機整體,而這一切的進行是在網絡的協助下完成的,實現采購流程的自動化,網絡化。

2.2A公司辦公用品電子采購系統的組成

A公司辦公用品的采購存在著種類多數量少的特點,不宜使用大的復雜的采購系統,在此,我們主要考慮了這些特點的存在,運用簡單的采購系統,優化了采購的流程。

A公司辦公用品采購系統的組成可以看成有以下幾個部分組成:發出采購需求的模塊,統計采購需求模塊,查詢供求模塊,選擇供應商模塊,下訂單模塊,網上付款模塊(見圖1)。

(1)發出需求模塊

這一模塊的操作對象主要是公司員工。員工在采購需求的系統上按照目錄填寫自己需要的辦公用品的種類及數量。

(2)統計采購需求模塊

采購部門需要實時跟蹤需求模塊。這一模塊是隨著員工發出需求實時改變辦公用品的種類和數量的,并且與庫存相比較,當數值降到安全庫存時,為了避免缺貨向供應商發出購貨申請并下訂單。

(3)查詢供求模塊

在網上查詢供應商的信息。通過電子目錄可以快速找到更多的供應商,可以查詢到每個供應商的服務情況,包括價格,規格及售后等消息,方便公司比較后選擇供應商。

(4)選擇供應商的模塊

這個模塊包括兩個部分:(1)對查詢到的供求模塊進行分類,例如將辦公用品分為辦公品(簽字筆、鉛筆、橡皮、涂改液、文件夾、訂書器等等),計算機耗材(鼠標、鍵盤、U盤、打印機、傳真機、掃描儀、移動硬盤、復印機、光盤、墨盒、數碼相機、投影儀等),印刷品(紙張、復印機、打印機、墨盒、硒鼓等),家具(辦公桌椅、柜子等)備品等幾大類。根據需要不同的類別選擇不同的供應商。(2)對分類后的供應商進行績效評價,確定供應商。這一部分就需要設定績效評價的指標,利用層次分析法最終確定供應商。例如A公司可以采取下面簡單的幾個指標,圖2為選擇合適的供應商層次分析結構。

建立了層次分析模型之后,我們可以在各層因素中選擇兩兩比較,構造出判斷矩陣。計算某層次因素相對于上一層因素的相對重要性,依次沿遞階層次結構由上而下逐層計算,得出指標層因素相對于準則層的相對重要性。最后通過運算得出最低層各因素對最高總目標相對優劣的排序權值,得出層次總排序結果,也就是每個供貨商的總分,誰的分最高誰就是合適的供應商。通常情況下我們可以安裝AHP軟件,只要列出各層次元素對上層次元素的相對重要性就可以得出最后的結果。

(5)下訂單模塊

采購部門通過供應商提供的分類表就可以找到所需商品的代碼,點擊出現該辦公用品的圖片,如果是所需商品,可下訂單,填寫一份采購證,并要審核訂單,里面包括了所訂購商品的基本信息,如名稱和數量等。

(6)網上付款模塊

這個模塊包括了供應商在線列出辦公用品的清單及價格,總費用,購買單位在網上直接電子付費的過程,由于整個過程是參加交易的雙方在網絡上進行的,處于安全方面考慮,政府企業和銀行之間需要協同來實現付款的安全,快速。且現在網上銀行的手續費是最低的,進而降低成本。

3辦公用品電子采購系統的功能

3.1增加透明度

通過該采購系統內部員工可以在平臺上看到本公司采購的歷史情況及現在庫存量的情況,使采購部門的采購工作實現了全過程和全方位的監督和監控。

3.2減少采購的成本

辦公用品電子采購系統優化了采購的流程,簡化了必要的勞動(實地比較價格和質量等),壓縮了中間環節,優化了流程,使采購任務更準確更快速的完成,提高了采購的效率,減少了采購的工作量。惠普公司通過電子采購系統以后,過去需要兩個星期的采購過程現在只需要不到兩天即可完成。減少了采購部門的員工,為公司節省了開支,這就充分降低了采購的成本。

3.3提高采購的準確性

辦公用品電子采購系統提高準確性體現在兩個方面:(1)統計采購種類和數量更加準確,取代了傳統的紙上統計,計算器計算,使流程更加方便。(2)采購的辦公用品更加準確。由于采購部門的員工通過查閱《分類表》找到所需商品的代碼,然后在網上點擊該代碼即可看到一個圖文并茂的畫面, 既有所需物品的實物照片,如果確認購買某件商品,可以在網上下訂單, 取代了傳統采購的費時費力又不準確的采購。

3.4增強企業的競爭力

公司充分利用網絡的快速搜索能力,購買到公司需要的辦公用品,采購流程更加快速和準確,采購成本降低,實現了企業的競爭力。最近的一項研究顯示, 應用電子采購可以降低產品成本的5%～10%,降低流程成本的70%,縮短采購周期的50%~70%。

4結束語

辦公用品電子采購系統是針對辦公用品采購中存在的種類多數量少而設計的,應實時跟蹤員工的需求情況。A公司利用該系統,節省了員工的工作時間,更準確的提示了采購部門某項辦公用品庫存情況,提高了企業的應變能力和競爭力,壓縮了無效的采購環節,高效快捷的完成采購的任務。應該說辦公用品電子采購系統為企業辦公用品的采購注入了新的活力,具有市場的競爭優勢。

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