淺析人事檔案管理的“冊”改“件”

鄭　宇

《歸檔文件整理規則》(以下簡稱《規則》)是國家檔案局正式批準頒布的我國現行檔案執業標準,已從2001年1月1日開始實施。《規則》的核心打破傳統的以“卷”為單位整理歸檔的模式,采用以“件”為單位整理歸檔文件,適應了新形勢下檔案的現代化管理和檔案事業發展的需要。在《規則》實施的1年多時間里,顯示了由“卷”改“件”的必要性和優越性,困擾檔案界的如立卷擬寫案卷標題難、案卷成冊后遲交文件的插入、簡化計算機檢索等問題,因“卷”轉化成“件”而迎刃而解,這不但為檔案工作者帶來極大方便,也對檔案事業的發展大有益處。國家檔案局所頒布的《規則》中所說的立卷改革只限于各級機關、團體、企事業單位和其他組織的文書檔案,根據(規則)精神,我們對人事檔案進行改革嘗試,在文書檔案“卷”改“件”的嘗試過程中,認識到人事檔案同樣適合“冊”改“件”的改革。現就人事檔案實施“冊”改“件”必要性、迫切性和優越性作以剖析,使人事檔案的管理盡快納入到“冊”改“件”的范疇中。

一、人事檔案“冊”改“件”的必要性

1.由“冊”改“件”是事物發展的必然。以“件”代“冊”歸檔這一管理模式,體現了人們對檔案工作認識的加深,并在加深認識的基礎上進行運行和管理模式的改革與完善,它既是檔案工作自身發展的需要,也是時代發展與社會變革的需要。盡管“冊”對檔案事業的發展做出了巨大的貢獻,但是在現代化管理模式下,“冊”的一些局限性逐步凸現出來,因而已不利于檔案事業的發展。而“件”作為歸檔單位,也逐步顯示出其一定的長處和優勢。

2.現代化管理迫切要求人事檔案實施“冊”改“件。由于檔案的計算機管理可拋開“冊”而直接深入到文件級,所以檔案現代化管理的一個突出特點就是對“冊”的淡化,對“件”的青睞。由此而形成的計算機管理下多種不同主題的虛擬案卷,即經過加工的各種信息就為領導決策、干部人事制度改革和檔案的充分利用提供有效的服務。

3.“件”適合擋案文件材料的新載體。“冊”是在以紙質文件為主要檔案載體情況下產生的。隨著科學技術的不斷發展,檔案的新載體不斷出現,對以往的非紙質文件,如照片、錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤等的歸檔,以“冊”稱之有狹義上的欠妥之處;再如隨著網絡技術的發展,許多文件經網上傳輸,意味著無紙辦公已經成為現實。電子檔案的產生和管理使“冊”的消亡有了可能,又為“件”的生成提供了良好的培養基。

二、人事檔案“冊”改“件”的優越性

“冊”曾是檔案的基本保管單位,也是檔案管理模式下的一個重要概念。在舊的檔案管理模式下,“冊”有利于反映人們社會實踐活動的來龍去脈,記載歷史事實,也便于管理、查找、利用和保護文件,裝訂成冊便隨之成為人事檔案形成過程中的一個必不可少的重要環節,“冊”也就成為文件歸檔、統計、檢索和利用的基本單位。因此,在“冊”產生后,為人類社會的發展起到了不可磨滅的歷史作用。但隨著計算機的普及,檔案工作已進入了一個現代化管理的新時代;即用計算機錄入、存儲、網上輸送和檢索等的自動化計算機管理的時代,在這種計算機檔案管理的環境下,傳統的“冊”已不適應于現代化的計算機管理模式,以”件”為單位保管,使人事檔案工作人員擺脫繁重的歸檔、裝訂等手工勞動,集中力量做好檔案信息的收集、開發和利用,體現了檔案管理的現代化、科學化和程序化。具體表現在以下幾個方面:

1.“冊”改“件”便于人事檔案的科學管理。人事檔案管理是高校人力資源開發中一項重要的基礎性工作。為領導決策和職能部門合理調配人力資源提供了可靠的信息服務,是人事檔案管理工作的出發點和落腳點。按照中組部頒發的(干部檔案整理工作細則)規定,干部檔案材料形成后,必須進行鑒別、分類、排序、編目、裝訂等系統化整理,達到完整、真實、精煉、條理、實用的要求。但在人事管理體制改革不斷深化和信息技術迅猛發展的形勢下,人事檔案管理要適應新形勢的要求,更新觀念。轉變思路,探索新途徑,運用新技術,實現科學化、規范化、標準化管理。采用以“件”為單位檔案歸檔后,正是順應新形勢下檔案工作的需要;使檔案工作人員把主要精力用于業務素質的提高以及科學管理上。現階段應積極探索實行綜合管理的新路子,如將本單位的干部人事檔案工作、干部統計工作和計算機管理干部信息工作;連成一體,為領導決策以及干部人事工作提供綜合服務。

2.簡化了取消“冊”的工作程序。人事檔案隨著當事人的任職而建立,但一個人的檔案并不是一次完成的,它是動態的而不是靜止的。即人事檔案處于不斷發展變化的狀態,因為人的成長是一個不間斷的過程,人事檔案也應隨著當事人的成長而連續不斷地補充新的內容,以便更好地反映其現實面貌。因此在實際工作中,為了保持人事檔案的常新與完整,避免內容老化和材料的殘缺,必須經常地、及時地做好收集工作,以充分發揮人事檔案的現實效用。以“件”為單位歸檔后,在歸檔中免去了編頁碼和多次拆、裝等瑣細工作,減少了檔案整理的煩瑣工序,使檔案工作者的“無效”勞動明顯減少。檔案材料可隨收隨歸,檔案整理立卷,只需分類、編號、登記卷內目錄,然后取齊左、下兩側,放人檔案盒。一盒美觀、整齊的案卷就形成了。

3.“冊”的取消有利于檔案的保護和利用。人事檔案是按十大類的排列順序固定不變。在傳統的案卷管理模式下,一旦有了新的材料,檔案工作者就要把這些人事檔案材料分門別類后,插入對應類中,然后把已裝訂好的檔案拆開,為了求裝訂整齊、美觀,放進新材料后又重新打孔裝訂剪裁。這樣反復拆裝打孔剪裁,給檔案造成的損傷是不言而喻的。以“件”代“冊”歸檔時,在對檔案材料進行調整或增加新的材料時,如果是一張紙或是多張的線裝材料,只需把材料插入相應類別的最后就可以了。但如果是二張以上又不是線裝,取釘后用縫紉機縫牢后再插入。這樣,避免了因不斷拆裝剪裁給檔案帶來的損害,保證了檔案材料的完整,保護丁檔案載體免受自然或人為的損壞,維護了檔案材料的原貌。又最大限度地延長檔案壽命。有利于檔案材料的保護。

人事檔案工作的根本目標就是通過提供人事檔案,滿足人事檔案管理丁作的需要。因此,做好服務工作是人事檔案工作的主題,并貫穿于人事檔案工作始終。“冊”消除后,“件”成為檔案的基本保存單位,極大地方便了借閱者的利用。一是檔案由“冊”改“件”后便于檔案的利用、復印、縮微以及掃描等。利用者如需要檔案中某個材料時,只要將其抽出,不必整本拿出,有利于檔案保密。二是應用計算機利用專題目錄、主題索引等建立文件級目錄檢索體系,提高了檔案檢索的速度和提供綜合服務。

綜合以上分析,適應現代化的管理模式是促成由“件”代“冊”的直接動因,故有其生成時迫切性和必然性,再加由“件”代“冊”的諸多優勢所在,相信在今后的人事檔案工作實踐中會顯示出其巨大的優越性。在肯定其可行性和優越性的同時,也應做好解決由“件”代“冊”存在問題的思想準備,盡快適應由“件”代“冊”這一新的管理模式,以促進人事檔案事業的更大發展。□

(編輯/劉佳)