館藏資料內涵的界定

李潤華　孫桂麗　劉玉波

據調查,目前,許多綜合檔案館的資料工作都處于一種尷尬的境地。一方面,隨著信息技術的飛速發展,檔案、圖書、情報之間可以互通有無,不再界限分明,各級檔案館在利用有限的經費收集和購買資料時處于盲目、被動的“跟風”狀態;另一方面,是數量日益增多的資料利用率低下,出現這樣的情況,原因有多種,諸如對檔案館館藏資料的認識問題,標準、規則的缺失,資料內容、結構問題等。而館藏資料內涵如何界定,則是其中最關鍵的原因之一。

館藏資料內涵的界定,關系著館藏資料工作的開展,決定著檔案館接收、征集或購買什么樣的資料,而不接收、征集或購買什么樣的資料,檔案館有限的經費能否得到恰當的運用。

一、對館藏資料的界定,主要有以下幾種說法

1.“從檔案學角度說:資料是指不作為檔案保存的一切公開或內部的出版物和文件?！?/p>

2.“館藏資料是指與館藏檔案有關的,反映本館屬地時空范圍濃郁特色的,配合檔案提供給社會各部門及個人工作、學習和科學研究參考用的材料。”

3.“館藏資料卻是一個特定的概念,它是指檔案館收藏的單位或個人在其職能活動中形成的,配合檔案提供給社會各方面工作、研究、學習時參考時使用的一切公開或內部出版物以及文件、檔案的復制件等?！?/p>

第一種說法是宏觀上相對于整個檔案館體系來說的,含義太廣,實際工作中對于每一個具體檔案館的資料工作沒有現實的指導意義;第二種說法,筆者認為較好地闡述了館藏資料與資料的不同之處,為檔案館的資料工作提供了一個清晰的認識,不足之處在于,第二種說法的作者在界定館藏資料后,其中在購書范圍上指出,“檔案館館藏圖書主要應有三類:馬列著作、文史著作、檔案學著作等為一類;百科全書、辭海、辭源、字典、地圖等工具書為第二類;以本地區的人和事為素材和背景的各種著作、與本館檔案資料有直接關系的其他書籍為第三類?！逼渲袡n案學著作、辭海、辭源、字典等,所給的館藏資料概念是不能涵蓋其內的,再者,像辭海、辭源這類工具書,檔案館是否有購買的必要,還有待商榷。另外,“文史著作”,范圍太廣,在實際工作中也很難界定范圍;第三種說法界定的館藏資料范圍很狹窄,是“檔案館收藏的單位或個人在其職能活動中形成的”,然而在接下來所列舉的八種資料種類遠遠超出其范圍。

二、館藏資料內涵的界定

資料,為工作、生產、學習和科研研究等參考需要而收集或編寫的一切公開或內部資料。通常指書刊、期刊、小冊子、簡訊、匯編、圖表、圖紙等。館藏資料,從整體上說,凡是不作為檔案保存的資料都應該是。然而,相對于每一個檔案館來說,在信息爆炸和倡導信息資源共享的時代,收集不作為檔案保存的一切公開或內部的出版物和文件,既不現實也沒必要。

眾所周知,我國的每一級檔案館都有相對穩定的接受范圍,館藏資料工作也不例外,它的接收、征集或購買范圍應當與檔案館的級別、檔案工作范圍是相一致的。接收范圍的相對穩定,有利于保存資料的系統性,也有效地避免檔案館之間館藏資料的重復?！稒n案館工作通則》第九條也規定:“檔案館要注意接收和收集與本館館藏檔案有關的各種資料。”“本館館藏檔案有關”的館藏資料不應該是館藏檔案的重復,它是對館藏部分缺失檔案的補充,是對館藏檔案中宏觀內容的細節補充,也是對館藏檔案具體內容的整合和升華。

因此,筆者認為,針對于一個具體的檔案館來說,館藏資料不僅與本館館藏檔案有關,與檔案學、檔案館工作有關,更與其檔案接收的地域界別有關。一個檔案館的館藏資料是指與本館館藏檔案、檔案館工作有關,反映本地域級別特色的各種材料。檔案館資料收集范圍主要包括以下三類:1.與檔案館館藏全宗有關的各種資料;2.研究檔案學和檔案館工作活動范圍的有關資料;3.反映本地區風土人情的各種資料。

同時,還應該意識到,一個檔案館的館藏資料接收或征集范圍,隨著電子時代的來臨,趨于逐漸縮小的狀況。被縮小掉的那部分資料并不是檔案館或利用者已不需要,而是由于電子政務的實施,數字化檔案館、圖書館的建設,檔案、文件的數字化,人們可以直接在網絡終端利用,檔案館不需要再接收進館。所以,在館藏資料的接收或征集上,其接收范圍也不是一成不變的。

如此界定館藏資料的內涵,有利于檔案館館藏資料的接收、征集或購買,檔案館的資料工作才能與時俱進,更好地為本地域經濟社會發展服務?！?/p>

(編輯/永安)